Gmail也能搞定GTD-GTDInbox網路任務管理方法

前幾天我曾寫過一篇如何使用Outlook也能搞定GTD-簡便數位式任務管理方法。但是有些人喜歡以網頁的方式來管理email，因為在任何地方只要有連上網路的電腦都可以檢視網路信箱。Google的Gmail 目前非常多人使用，其實它也可以設定POP，也就是透過Outlook或其他郵件管理工具來管理Gmail。但是如果你不想要用Outlook卻想要使用GTD的話，GTDInbox 確實是不錯的選擇，如果將任務打包成email傳給原Gmail信箱，也可管理自己的任務。

GTDInbox只能安裝在Firefox瀏覽器，所以必需打開Firefox ，另外它是管理Gmail，因此必需擁有這兩個軟體才能操作。
下載網址：www.gtdgmail.com/

GTDInbox軟體安裝

實際操作

步驟：1. 瀏覽下載網站

步驟：2. 允許安裝

步驟：3. 安裝程式

步驟：4. 重新啟動

標籤設定

標籤設定是要讓項目群組化，透過群組化的設定使各email擁有許多標籤，這些標籤可能是下一步行動、參考、家裡、公司…，所以我們就根據這些標籤的特性以GTD系統方法管理這些email，在此email可能是一個行動項目或參考項目等等。所以透過Gmail除了完成email的管理之外，也可處理一般事務，只是一定要在線上操作。

實際操作

步驟：1. 開啟Gmail信箱

步驟：2. 設定標籤

這裡的標籤有4種類別，其意思是：

「C:」是Context場合，通常是公司、家裡、假日、通勤…等等，代表在什麼樣的場合可以執行的項目。

「S:」是Status情況，通常是下一步動作、等待、將來有一天、完成…等等，代表目前需不需要執行項目，執行時間的先後關係。

「P:」是Project任務，通常是中秋節送禮、夏季展銷會、年度計畫、促銷活動…等等，需要多個步驟完成的項目。

「R:」是Reference參考，一些無法執行行動的資料檔案，通常可輕易取得。

步驟3.制定篩選器

基本操作說明

GTD系統概念已經在前幾節說明過了，所以在此只說明GTDInbox的基本操作功能。經過安裝之後，會在Firefox瀏覽器的「工 具」產生新的項目。

實際操作

步驟：1. 基本說明

步驟：2. 建立行動項目

步驟：3. 將郵件項目標示標籤

步驟：4. 多郵件項目標示標籤

步驟：5. 檢視標籤

步驟：6. 列印標籤項目

在頁面底下大都有Print Hipster PDA Cards [GTD]，點選之後，顯示列印項目，它可產生3×5英吋印有待辦事項的紙張， 這個稱為Hipster PDA，方便攜帶執行行動。

時間管理研習會的感想

前幾天永錫打電話給我，詢問我是否可以當今天研習會的小組長。當然可以，這麼好的機會怎麼能放棄呢!於是我懷著學習的心前往，看看能否從永錫的身上得到新知識。我很早就到了，還認識了Pedro ，我們聊起了限制理論TOC ，它可以運用在很多的管理流程方面，解決影響流程順暢的關鍵因素，例如:生產線的不順或產量過少，應該找出影響不順的重要因素並解決它;庫存過多或不足，也是找出重要原因。當然，其中有些重要的技術需要釐清，有興趣的人可以Google一下，找出這些文章。

課程開始了，永錫的經驗及口才真是無庸置疑，將複雜的GTD鋪陳地很簡單，又很順暢。在此也不敢掠其美，重複他的話語。只是有點小感想，課堂上我是沒想到，只是在坐車當中，將講義再次拿起來複習一下，就激起一些想法。

1. MITs減輕壓力否:MITs是zenhabits 這位作者所提倡，他也是GTDer(點選我的部落格左側的GTD標籤也有一些我的翻譯)。但是他在執行多年之後，發現GTD有些弊病，這個弊病是在於你需 要搜集閃過你腦筋的所有念頭，並處理這些蒐集來的雜事。zenhabits認為試圖解決這些雜事，反而會漏掉MITs，MITs才是你今天所要處理的最重 要任務，不要太多，可能三件，也可能是四件，太多你可能處理不完。問題來了，當我們依照GTD的方式，第一步驟就是搜集雜事，是因為GTD認為這些雜事是 造成我們過多壓力的原因，所以我們要趕快解決它們，降低壓力。但是你處理今天的MITs，表示還有很多小雜事沒有處理完畢，這些小雜事就一直累積，壓力是 否又產生的呢?我不知道，這是否心理因素的關係。像我事情不多，我每天只處理幾件的MITs，至於小雜事，留著就留著吧!並不會造成我的壓力。那你呢?如 果你認為你會為小雜事而發狂，就用GTD的方法;如果你的時間緊迫，也不會擔心一些小事，那就用MITs吧!在休息時間，我與Pedro討論MITs有點 像TOC，將關鍵因素解決了，整條流程就順暢多了。或許是吧!處理重要事情也解決了今天的壓力。

2. 象限圖形定義有誤:永錫參考學員報告的象限圖形，其中左右以技術難易來區分;上下以事情多寡來辨別。依照圖形的概念是第一象限事情多、技術難就是PDA與 NB;第二象限事情多、技術容易是萬用手冊;第三象限事情少、技術容易就是紙條與便利貼之類;第四象限事情少、技術難就是Outlook。問題出在:

• Outlook是軟體可以搭配PDA、PC與NB，所以Outlook是裝配在第一象限的設備中。如此分類會產生工具使用的混淆。
  
• Outlook與紙條絕對可以記載或處理多事情，所以垂直線以事情多寡來分類，確實有點不妥。倒不如使用任務雜與任務輕來分類，譬如需要多動作的任務就要用萬用手冊或PC、NB的軟體來規劃;一些任務比較輕或一個動作就可以用紙張。
• 至於第四象限去除Outlook，我也不知道哪個工具可以填補，大家可以集思廣益，想一想什麼工具是位於第四象限。進而我們可以思考，你是否在使用第四象限的工具?是否可以使用其他象限的工具來增強效率?

3. 時間管理工具的混搭(mashup):在管理自己的時間之前，必須先了解根據上面所提的象限來界定你的工作到底是哪個類型?像我的工作不是很多，處理起來 也不是很複雜，就使用紙張來處理已經足夠了。但是人們是不擅於記憶與提醒，所以我使用Outlook來提醒我的行程及進度。減輕壓力首先必須找出適合你的 工具，如果你覺得使用工具讓你疲於奔命，何不改用簡單一點的工具；如果你認為目前的工具無法解決工作或私人的任務，何不用一些比較精巧的工具，甚至混著使 用這些工具來滿足你的需求，降低處理任務的壓力。

謝謝台北女國際青年商會 任勞任怨的安排各項軟硬體的設備，也謝謝永錫精闢的演講，當然各位學員的參與是不可或缺的一份子。雖然這次研習會免費，但是認識你們無價。

最佳檢視方法-口袋GTD

看了永錫做了一個口袋GTD，我一時技癢，也跟著設計一個。不同的是我使用Eexcl+VBA製作而成，可在儲存格輸入您的雜事，就可輸出Pocket GTD，也可只列印空白的表格。

Step 1.

點選Pocket GTD下載Excel程式，然後顯示此視窗，再按「啟用巨集」。##ReadMore##

Step 2.

接下來顯示功能列，左邊有英文字母是可以列印雜事項目;右邊則是列印空白表格。關閉程式之後，此功能列也會消失。

Step 3.

然後在列4以下根據不同的場合輸入您的雜事，H欄也可以依據G欄的時間來輸入今日的行程，I~O欄則是未來一週的計畫。下一步再點選上個步驟所提的功能列的按鈕即可列印。

最後列印出來為：

至於折法可以參考永錫的方法，中間剪開。或者隨您的方便為主。

歡迎提供您的寶貴意見。

紙張 GTD + R 的遊戲

原文

GTD+R是什麼呢？

此說明書將提供一種簡易的方法來操作GTD系統並且讓他人想要持續使用下去，或者一些使用GTD之後沒有效果的人。

我是一位軟體工程師。我一直需要解決工作上的任務，我列舉任務，檢視他們是否做了沒，還有了解此專案的進度。

要使專案順利進行解決任務反而是最重要的因素。

GTD說明如何處理事務細節的過程。

“蒐集”-->”處理” -->”組織”-->”檢討”-->”行動”

任何人可以使用此簡易的方法來清空工作任務。你所需要的是準備紙與筆。以”LifeHacks”來稱呼是很適當的名詞。

在”蒐集”過程中是沒有任何困難。但是我能理解它真了很難持續下去。

在過程中，我們必須用任何紙張寫下它，並”整理”，”安排”。真了是問題一堆。在再次寫下這些任務之後我們開始感到壓力。

要連接上任務與行程也是有點困難。如果必須在稍後的幾天內完成，你就需要鍵入任務到你的筆電或PC的行程。但是這有點困難，不容易平順連接上任務與行程。

最近有一些電子化的GTD工具。這些方法可以讓你在網路或手機管理代辦事項。還有另外一個方法是使用Gmail管理信件成為任務項目。

我習慣使用PDA來管理代辦事項。但是很難持續下去，因為在寫資料當中讓我產生一些壓力。

首先我必須打開PDA，開啟行程軟體，輸入字元，並且只為這20個字來儲存它。我想這就是為何我無法持續下去的問題點。

所以，我開發了一個新方法”GTD適合任何人，容易持續工作”

解決掉你想要做的任務是非常重要的。

我認為寫下任務是最適當的事情。

以下有一些方法：

• 任何時間
• 任何地點
• 容易記下
• 可移動性
• 可整理
• 可檢視多少任務
• 合理性

有樣產品對我而言是滿適合的。

就是RHODIA的筆記本。

在RHODIA寫下任務是容易攜帶、移動及整理。

我開發了一個新方法使用RHODIA來整合GTD與任務管理。

我稱它為”GTD+R”

這是相當簡單的概念。我隱喻它為”解決工作任務的紙牌遊戲”。

任何人想要快速搞定你的任務。你必須擷取它才能完成。所以我稱這個遊戲為清理任務。

我認為有一些人總是想要以遊戲的方式來解決它的工作。

你需要準備”紙板”，因為它是個遊戲。你就能在這紙板上遊戲並清理任務。

你也需要準備”紙袋”。它容易攜帶並且在任何地方都能清理任務。

任務單

準備筆記本來寫下任務，我推薦RHODIA No11。

此筆記本比A7還小一點，也是可行。

這個尺寸適合放入口袋。

紙板

需要準備紙板給”GTD+R”。可以使用桌面來整理任務。

我製作了一個紙板，你可點選下面的網址下載並可列印在A4的紙張上。

http://gadget.cre8system.jp/download/gtd_field.pdf
如果使用塑膠套膜的話會比較堅固一點。

紙袋

這個袋子是存放任務用。這裡有5種紙袋，INBOX/TODAY, WEEK, MONTH, SOMEDAY, 與 HOLD。
這些紙袋都有顏色，可配合紙板的相同顏色。

有一個紙袋是沒有顏色，他是任意紙袋。任意紙袋並不牽涉重要的任務。你可以從下面的網址下載。

http://gadget.cre8system.jp/download/gtd_pocket.pdf

以下是製作紙袋的說明書。

*不需要剪刀與膠水。

紙板說明

當要處理這些任務的時候就要使用紙板。將紙板放在桌上。

心情低落？7種訣竅讓你意氣風發!

原文

時間分分秒秒的消逝，我們的心情落到谷底，甚至有點沮喪。可能我們覺得無法勝任，或者有不祥的預兆，這是因為我們的目標一直無法達成。有太多原因是關於心情低落的問題，我無法承當討論這方面所有問題的責任，這些太過複雜了，而且有些是臨床治療的問題。我所要談論的是某些對我有效的方法。

心灰意冷會阻礙我們達成目標。我們知道我們解決了某些事情，但是總是感覺好像沒有做些什麼。如果你無法盡最大能力勇往直前並且採取行動的話，這可能會持續好長一段時間。以下有些方法對我有很大的功效：

1. 列舉清單:有時我們感到沮喪是因為我們無法勝任我們應該做的所有事情，你可能正在實施GTD系統，但是有時候GTD實施者落後於他的系統，有時你就無法提起精神去執行。所以在我們腦筋裡的雜事我們就無法去克服。開始簡單地拾起一張紙與一支筆即可，列舉一些你必須完成的最大壓力的事情，可能是困擾著我們的工作任務、或是家事方面、有時只是一個目標或者整合的問題，還有其他更多的事情。簡單地列出清單就可大大地減輕負重，這些都會在你的掌控之中。你所要做的是就是呈現在你的前面，你可以檢視，單單這件事就能鼓舞你的心情。
2. 採取行動:你列舉一份清單，你仍然覺得難以勝任嗎?好吧!開始動手做你需要做的第一件事。那是一項大任務嗎?拆了它，將他分成最小的任務，可以讓你開始的那一部份。一旦你動手開始做的話，一旦你採取行動的話，你的感覺就會很好。相信我!你仍然覺得過重，但是至少你已經在做事了。一旦你開始做事情的時候，你就會有衝力了，比你束手無策然後對自己說抱歉的感覺還棒。
3. 運動:我知道，你沒有心情做運動。但是只要做就對了!散散步、來到操場、去體育館，無論你做什麼運動，走出戶外，現在做就對了!你並不需要做一些辛苦的訓練，但是簡單的肢體運動就能馬上使你心情好起來，做就對了!
4. 沖個澡並打扮一番:聞一下你所穿的內衣，感覺不好，對你將不會有任何好處。簡單地沖洗一番，讓自己感覺清爽，心情就會開朗起來。刷刷牙、梳梳頭、刮刮鬍子，做一些你感覺清爽及美好的事。情緒立刻飛揚起來!
5. 走出戶外並做些事情:有時候你在家裡躺著，就會心灰意冷，走出戶外(在梳洗及打扮之後)將轉換你的情緒。總是留在家裡真了會讓自己心情低落，直到你走出戶外並做些事情為止，你是無法理解這些狀況。最好是有些項目在你的清單裡(請參考No.1)。
6. 播放輕快音樂:我喜歡Brown Eyed Girl、the Kinks、the Ramones，或者是輕快的披頭四旋律，或許你可能已擁有你感覺不錯的音樂。無論那是什麼，啟動它吧!讓你溶入節奏裡。這可能就是醫生所交待的。
7. 討論:向最好的朋友、家人、工作夥伴討論這些有意義的任務?聽聽這些意見。這就是他們所要做的事情。如果你不想要的話，有些熱線或者專業人士，你可以去跟他們說說。還有一些線上論壇之類，那是一個非常棒的地方可以找到人來談論。打開心胸讓自己有個不同的轉變，可能會大大的鼓舞你的士氣。它也能協助你找出心情沮喪的原因。

最佳化每日與每週的最佳產能

原文

最近我在卓越的GTD系統發佈我的新觀點，Zen To Done (ZTD):Zen To Done (ZTD): The Ultimate Simple Productivity System(繁體版)，這是我發佈10個習慣中的第九個。

GTD喪失一項重要的觀點就是結構，我認為David Allen有目的的忽略是為了達成”心靜若水”的更高境界，此境界就是你已經準備好可以處理任何事情。你就如液體般的流動，而以你自己的方法應付一切事務。
這對某些人士就如David而言是非常美妙的事情，但是對其他人而言就會產生有點混亂的感覺。
因此ZTD習慣9是:新增每週與每日的例行公事。此習慣增加了從GTD喪失的結構，提供給你每日與每週更有條理與沉著的感覺。
也有可能大大的簡化你的工作及生活雜事，你的日程就不會太過混亂與複雜，你能群聚你的類似任務並且批次處理它們，你能確定你真了想要做這些事情才會去處理。
更重要的是促使你控制你的日程，而非使你救難於絕望中與逐流於未來要求。沒有例行公事，我們就沒有好對策來對即將到來的要求說”不”，每個人想要我們的時間與每個網站想要我們關注的召喚時，我們總是點頭以待。如果你無法將重要的事情做好了話，這就不是一個好辦法。
牢牢地控制你的生活。規劃一些例行公事與學習去了解它們。
以下有一些方法是執行那些的訣竅
• 工作的任務:列舉一些在你的工作期間想要或必須完成的事情的全部清單。這可能就如每週回顧的大事或文書工作或報告之類的小事，或者每日清除你的實體的收件匣、每日一早設定MITs、檢視你的目標、與你的老闆商討進度、將email清空、回電、書寫、設計之類等等。
• 個人的任務:處理與你個人生活方面同樣的事情。這些事情可能包含運動、瑜珈、冥想、日誌撰寫、閱讀、看看RSS還有家事與差事就如支付帳單、計算收支平衡、洗衣、例行清潔工作、採買日用品、寵物的事情，小孩生活上的雜事、去銀行一下、到郵局辦事、準備小孩的午餐等等。
• 批次處理:看看你的清單還有找一些方法將小事兜在一起。這會節省你的時間與切斷干擾事項。例如:如果你要採購日用品、去銀行一下、到郵局辦事還有到寵物店時，在清單上將這些列在一起並標示為”差事”，一天必須完成這些事情。每週有處理個人雜事的”書桌天”，關心一下你的郵件、支付帳單、計算收支平衡、儲存個人報告、準備郵寄物品、規劃每週晚餐菜單與增添日用品清單。工作上，你可以一小時之內批次處理所有的電話，一小時期間批次處理email，批次處理文書工作等等。
• 每日清單:現在看看你的清單並檢視哪個必須每日處理。有可能是email、回電、規劃MITs、寫日誌、運動、閱讀RSS、整理你的實體收件匣還有更多東西等等。規劃你的每日例行公事。不要安排到每分鐘，但是當你要執行每日的任務時就需要每日設定某些時段。我的提議是有個早上例行公事與一個一天結束的例行公事(一天工作的結束，上床之前)。留下一天的中間時段(一天中最大的部份)開始完成你的的MITs還有其他事務。
• 每週清單:每週處理一次或兩次(或更多)的雜事，但是並非每天，應該在你的每週例行公事中。這些事情就像你的每週回顧、洗衣、檢視目標(這個可能放在你的每週回顧)、整理房子、運動(例如:如果一星期運動三次的話)、差事、財務規劃、你的書桌日、庭園工作等等。整週都安排這些事情，每日不要堆積太多。最多一天2-3項事情就夠了。理想的組合是每日1-2項。如果你每週有太多任務以致於每日需要做3-4項或更多的事情時，你可能必須簡化，否則就很難維持這個排程。不是將一些事情批次放在一起就是取消最不重要的任務。
• 試看看:現在你規劃你的每日與每週的例行公事，讓它實施看看。就每日例行公事而言，設法至少堅持一週。當週結束就要檢視它處理狀況。如果這些事情無效，調整一下。就每週例行公事而言，看看是否你可以至少堅持兩週(除非真了無效，此案件應該根據你的實施狀況調整)。調整看看再試一遍，直到找到對你有效的方法為止。
• 堅持到底:這是個技巧，很容易規劃例行公事，但是比較難堅持下去。如果你能堅持30天的話，你就會找出一個對你有效及很棒的例行公事規劃，它就會成為你的習慣。你又會找到更加沉著和掌控生活的感覺。你如何堅持30天呢?來個30天堅持的挑戰吧!使你自己得到獎勵，在公共場合提出來吧!將你的例行公事貼在家裡的牆上並且靠近你的書桌，當你做這些的時候，不要有任何其他的目標或進行習慣的改變。如果你真了能將你的精神與專注持續30天的話，它就會自動自發並且只需小小的精神花費即可。

ZTD習慣8:執行絕對重要任務並降低所有雜事

原文

最近我在卓越的GTD系統發佈我的新觀點，Zen To Done (ZTD): The Ultimate Simple Productivity System(繁體版)，這是我發佈10個習慣中的第八個。

如果你喜歡我的文章的話，你會擁有一長串的任務清單，或許已經在不同的場合中（工作、家裡、出差、電話等）實施了。可能你的任務清單太多以致於無法負荷得了。因為每天都有新任務產生，所以無法完完全全解決掉。

簡化你的清單直到必須項目的最低限度，你可以從複雜的計畫系統中減少需求。

過多的代辦事項清單是實施GTD的問題之一，就如我以前所提的，他確實是優秀的系統。但是沒有任何的優先項目，每件事都要謄入到你的清單裡。到後來就難以承受了，然後你就過了極端忙碌並且想要趕緊完成所有的任務。

今天我們要看看ZTD習慣8:簡化-減少目標及任務並選擇必要項目。

首先讓我們來想像此理想的情境。最近我開始簡化我的時間管理系統，我仍然有一大堆事情要做，但是我不再看著他們，我開始執行削減的方法，專注於真正重要的項目。

現在我的代辦清單基本上是我今天想要做的三項最重要的項目。我也有一些小任務的清單，我想一次全部解決，通常是30分鐘左右，把今天剩餘的時間留下來處理更重要的任務。我仍然使用行事曆，提醒我重要的約會，但是它不是真正的時間管理工具。我不再需要時間管理工具，我每天簡化我的清單到3項就足夠了。

你如何理解這些重點呢？以下有些關鍵的步驟:

• 減少再減少:花許多時間來檢視你的任務及專案清單，看看你能將他們簡化多少。把它當成一項挑戰吧!試看看是否你能砍成一半!如果你有50個項目的話，砍了25個吧!然後在往後的日子裡砍掉比以前還多。你要如何減少你的任務呢?有時後此項任務已經過時了而且不再需要了。削除這些吧!有時任務可以委託他人。做了吧!關掉吧!持續下去有更多的秘訣。
• 了解什麼是必要的:你如何知道什麼是必要的呢?依據你所認知的主要目標而定，如果需要的話其他目標也行。你應該每次只專注一個目標，但是你想要做2或3個，也是可以。但是不要做10個目標或任何事項。那些目標應該是你的必要專案。假如較小的任務能協助你完成那些目標也是必要的項目，如果沒有關聯就不是。
  
• 降低你的承諾:你答應了多少個專案呢?你做了多少件本份以外的雜事呢?你不要再往身上攬了。你必須學習說”不”，並且評量你的時間足不足夠。如果你已經說”好”了，仍然有可能說”不”的機會。只要誠懇的面對他們並告知他們你有好多急迫的專案要完成，不能夠答應這個項目了。漸漸地，你會將承諾降低到非常少的數目，你只需要擁有那些真正提供你生活上愉悅及價值的承諾即可。
• 降低資訊流:最近我減少大部分的RSS feeds的程序。我也移除我要回覆的emails數量。現在已經超過一年了，我沒有讀報紙、看電視(除了DVD以外)還有雜誌。這些新聞不再提供我任何價值。降低進入你的生活的訊息，也就能簡化輸出。
  
• 每週回顧:你的代辦事項清單應設法建構一週的活動。每週花幾分鐘執行取消再取消的動作。你不需要龐大的清單，做重要的事就能增加產能。
  
• 大事:每週回顧期間，挑出你想要在下週完成的最關鍵的任務。那些就是你的大事。現在將它們規劃到你的排程裡，設定為下週的不同天的第一件事。每週執行那些最關鍵的任務，優先處理，不要將它們拖到很晚才做。
  
• 最高價值:思考一下兩位報社作者的案例。一位是超級忙碌而且每週撰寫出一大堆的文章。那些都是相當不錯的文章，但是事實上這些都是例行公事。第二位作者每週寫一篇，但是他得到了新聞獎並且在新聞業非常有名。從這個文章之中，他取得一個比較大的職業和書籍出版。這個案例有點極端，但是它闡述的重點是以長期而言，有些任務會得到代價，最後其他使你陷入繁忙之中，不再管重要的事了。第一位作者可能整週都留在家裡並且睡覺，他不再改變他的世界(除非那週沒有得到任何收入)。專注那些大任務，將會給你帶來名聲，產生長期的收入，提供你永不止盡的滿意及快樂。做你的大事，取消其他的。
  
• 三項MITs:每天寫下你的規劃系統:在白紙的表單上寫下三項最重要的任務(我在Moleskine口袋型筆記本寫下我的)。那就夠了!一旦你完成之後，劃掉這些任務。有可能的話提供一整天花費在這三項的任務上，或者最少也要挪出前半天在這三項上面。基本上你的MITs就是你每週計畫的大事，任何你必須在今天完成的MIT。
  
• 整批小任務:在一天的活動期間，你要提出一些你真了要完成的雜事或者哪些待會兒會讓你產生困擾。將它們寫在另一張小任務的小清單裡(我的是在口袋型筆記本的底頁)。大部分你不需要馬上處理。只是寫下來等一下再做即可。設定一段時間(可能30分鐘左右)，在當天比較晚一點的時間(或許下午4點以後吧!)整批處理這些小任務。這些有可能是回電、email、寫短信、做一些文書工作等等。試著快速處理這些並且解決掉你的清單。在一天結束之後你有可能剩下少許的任務。最好是留下小任務而不是大事。也要批次處理email，如果你整天都在處理這些電子信件，將會一直中斷你的工作。只要一天1或2次即可。

ZTD習慣7:每週強化專注，就會美夢成真

原文

最近我在卓越的GTD系統發佈我的新觀點，Zen To Done (ZTD): The Ultimate Simple Productivity System(繁體版)，這是我發佈10個習慣中的第七個。

讓我們面對它吧:即使在最佳狀態的我們也總是忘了物品的蹤跡，忘了專注我們的目標，使最佳規劃系統失去效用。由於整週的忙碌，工作以外的生活也疲於奔命，於是最佳系統就會向下墜落而到混亂的局面。

那就是每週回顧有用的地方—它提供你機會將事務歸類在一起並且重新使你專注在重要的事務上。

但是今日我們將注意如何在盡可能短時間之內開啟每週回顧的能量。

ZTD習慣7:檢視你的每週系統及目標。GTD’s weekly review是非常棒了，ZTD機乎完全將它包含在內，但是ZTD還有更多的方法來專注檢視你的每週目標。有些GTD已經有的，但是沒有強調觀點。在你的每週回顧之中，你應該瀏覽你的每年目標，看看最後一週到了什麼樣的進度，還有你將要採取什麼樣的行動步驟讓它在未來一週裡更進一步。

以下有5個步驟能賦予每週回顧更大的能量:

1. 檢視你的長程目標(1)，中程目標(1)和短程目標。檢視你的生活目標(如果你還未寫下，花一些時間現在就做)，培養那些目標，你應該選擇一個你今年要達成的長程目標(如果他們並非你明年想要達成的，可能是生活目標之一的子目標)，只要選擇一個即可—如果你選擇太多，你將會失去焦點，專注是達成目標的重要因素。一個中程目標的選擇是你可以在未來幾個月完成的目標—它應該是一個能使你更快完成你的長程目標。然後就是選擇一個短程目標是你未來幾週可以達成的，以至於能使你更快完成你的中程目標。一旦你完成了，每週的每週回顧應該只是一個你完成這些目標的進度檢視，並且重新專注在這些目標上。重新專注在你自己的每週目標是非常重要的，可以讓你上軌道，保持你的注意力和精力在應當的地方。繼續讓你向前一步朝向你的目標。(10-15分鐘用在你的最初規劃期;之後每週5分鐘)
2. 檢視你的筆記:如果你看過ZTD習慣1(蒐集)的話，你將擁有過去幾週的筆記。你的筆記裡有許多任務已經完成了，但是回顧這些是很重要的，在此可以找到未完成任務，電話號碼需要輸入到聯絡人清單等等。快速掃瞄並記下任何未完成的項目。(5-10分鐘)
3. 檢視行事曆:回顧你上週的行事曆項目，看看是否有事情需要更進一步的了解，看看是否某件事觸發需要完成的新任務。也要檢視未來一週的行事曆看看是否有任務必須做的。(5分鐘)
4. 檢視清單:是否你有多個場合清單或一個代辦事項清單，檢視它們是重要的，確定它們經常更新。移除已完成的清單項目。如果你擁有它們的話，也可檢視你的後續清單，你的將來某一天/也許清單，還有你的任務專案清單。(10分鐘)
5. 設定此週的短程目標與計畫大事:在上面的步驟1，如果你已完成你的短程目標，你就需要再設定一個新的。如果沒有的話，重新專注你的短程目標，看看有什麼小任務你必須完成。列舉那些任務還有確實很重要的其他項目你想要在此週完成，將他們排入你的行事曆。一早就放入他們。這些任務應該擁有每日最高優先權。只要將1、2個放入每日計畫即可。

檢視總時間:30分鐘，如果你能持續專注的話。切勿分心，快速瀏覽每一個步驟。關掉email和網路(除非你的清單與行事曆是在線上)，關閉電話，你就會移除所有的分心因素。這些步驟最高應該花費45分鐘。

在你的每週回顧執行這些必要的任務時，你不僅僅使你的系統歸類在一起而已，也是使你自己更專注在目標上。記住:一次只專注一個目標即可，把它做的更好，你就會達成目標。如果需要就列印出來並貼上去。傳送email給自己提醒一下。告知每個人關於這件目標。將它放在你的blog。但是你需要執行它，維持專注，美夢將會成真。

ZTD習慣6:絕不再遺失物品

原文

最近我在卓越的GTD系統發佈我的新觀點，Zen To Done (ZTD): The Ultimate Simple Productivity System(繁體版)，這是我發佈10個習慣中的第六個。

組織是老生常談的話題之一，但是可能是全部之中最重要的:一地容納每樣物品，與每樣物品都有它的歸屬。

為什麼它是如此受歡迎呢?因為有用。閱讀底下文章可以找到如何培養習慣與不再丟三落四的方法。

ZTD習慣6:組織--一地容納每樣物品

滿桌都是混亂的紙張嗎？你是否每天都在找車子鑰匙？就在此刻你生活中所需要的物品位於何處，你知道嗎？

你的生活事物可以在一條準則中完全組織起來：將每樣物品歸位。這是一種習慣，我設法教育我的小孩，所以我不用一直在他們的屁股後面收拾，因為這是我所培養的最有用的習慣之一。

以下說明如何達成：

• 擁抱系統：把所有的紙張都放入你的收件匣（工作中及家裡）。處理收件匣，整理任務，將它們謄入代辦事項清單（還有行動資料夾），歸檔，指派或者丟掉它們。有了這個系統，就不會有不知到怎麼做的問題存在，你就會擁有一組侷限範圍的選擇。
• 原處搜尋：如果將物品放在櫃檯上、飯桌或書桌上，或者丟在沙發與床上，思考一下：那個地方是它應該放置的地方嗎？它應該歸屬何處呢？如果它沒有專屬的地方，就替它找一個吧！挪出一個地點給那個物品或該物品的種類。車鑰匙？總是有歸屬的地方吧！髒衣服？總不能一直放在床上吧！束縛？就放入櫥櫃中的特殊的盒子並標上＂壓力＂。
• 簡易歸檔系統：一旦你從收件匣處理那些紙張時，如果未來需要參考就需要找一個場所來存放。不要整疊的堆積，建立一個簡易檔案系統（字母順序排列是最容易的，如果你是個電腦玩家也可使用十六進位方式來排列）。身邊都有空白的標籤和資料夾以便在需要時可以快速製成一個新的檔案，不要害怕做新檔案。不要有＂其他＂的檔案。你也可以稱它為＂等候歸檔＂檔案。
• 立刻收拾：是的，我知道等一下你會收拾好。它就是會在那裡直到你動手處理。一段時間之後，＂等一下＂就會新增一疊物品及混亂的局面。不要一直等一下。現在立刻動手做吧！
• 養成習慣：將物品放在它們所屬的地方而不要過夜才做。你會忘記，或者偷懶。做成教條，你需要專注那個習慣達30天之久。實施30天的挑戰，將精力集中在上面直到自動自發為止。
  
• 注意過渡時期：當你執行這件事與下一件事之間的時段就是過渡時期。這段時間你應該收拾雜事放在它所屬的地方並且清理雜亂，但是這段時間我們也可以不要思考雜事，只是考慮下一個的問題（或者Gilmore Girls＂奇異果女孩＂的下一集情節）即可。當你擁有＂一地容納每樣物品＂的時候，緊密的注意過渡時期。認知過渡時期將很容易的記住收拾物品。
• 清理表面：不要將物品丟到櫃檯、餐桌、書桌、床上、梳妝台、咖啡桌或者地上。如果你這樣做，找到另外的場所存放，你就會找到它們。事實上，一但你身在其境時，就應清理所有表面，丟掉一半的雜物還有將剩下的找到歸屬的地方。啊！這不是很棒嗎？誰知道在那底下還有一張書桌呢？
• 標籤：這是組織者最好的朋友。身邊應有標籤機存在，或者至少有空白的標籤，標籤櫃或盒子，所以你就可以知道物品位於何處。我試想將我的太太與小孩的東西貼上標籤，但是他們做的不好。
• 評估：偶而檢視每件物品的場所也是不錯的。當你在另外一個地方使用它時，有時無法理解在房間裡也有某件東西。如果你在三個房間經常使用它們，有時放三把剪刀也不錯。有時你需要整理好或者重新處理抽屜或櫥櫃。週期回顧這些物品把一些東西歸放在一起。

如果你曾經遺失過任何物品時，回顧上面所提的訣竅，依照方法執行多一點。如果你沒有再次遺失物品時，想一想你省下了多少時間與金錢。真了發生了話，隨你的意送我一張支票吧！

ZTD:培養10個習慣的方法

原文

最近我在卓越的GTD系統發佈我的新觀點，Zen To Done (ZTD): The Ultimate Simple Productivity System，ZTD的重要項目是10個習慣的培養，一次一個就好。此文章將探究為何及如何達成。

概觀

人們執行GTD的主要問題之一是，可能沒有認知需要一次承受全部GTD一系列的習慣改變。他們對GTD非常熱愛，想要一次就嘗試及執行全部項目，但是接下來就會失足墬落。他們還是會回來，但是又會墜落一次。就像節食與健身一樣，如果你沒有採取良好的習慣改變方法，將會一直失敗下去，最後無法提起勇氣並退出不幹。

好了!假如你曾經閱讀Zen習慣一段期間，你就會知道習慣的改變並非易如反掌。人們可能會成功，但是需要花費大量的精力、專注及動力，然而困難的是一次要完成一大堆的全部習慣。我高度的推薦一開始一個習慣就好，採取有效的習慣改變方法應用到習慣上，然後一旦成為你的習慣之後，再移往下一個習慣的培養。

目前我了解改變並不容易。當你採用像GTD的系統時，你就會想要一次執行全部的項目。你感到非常興奮及相當的熱情!相信我吧!我也曾經遇到這種狀況。但是將這些興奮感轉變成一個習慣即可，你就會大大的成功。一次執行一個習慣將花費許多耐心，但是在同樣時間內你就不會過度負擔還有採取這個方法是比較簡易的。對某些人來講，實行GTD可能無法負荷，及主要生活的改變。我提倡漸進式的改變生活習慣，如此才會持續更久的一段時間，而非僅僅幾個星期而已。

如果你已經擅長一些習慣的話，如果你也擅長改變習慣的話，可能一次可以改變多一點的習慣。我不推薦一次超過2-3次的改變，因為你做的越多，成功改變就越少。例如，如果你對隨時隨地擷取資料已經駕輕就熟的話，你就同時將它變成一種習慣，也就是說，處理你的收件匣。但是不要做的過多，開始簡單一點，漸漸地新增其他習慣看看是否適合你。

現在，哪一種習慣你會優先實施呢?我推薦就如列出的項目順序為主，但是這沒有強制性。你可以很容易以相反方式或跳著使用，或者排列一種法則來決定。我建議如果你不想用推薦順序來執行它們的話，看看哪一項是對你最有利的，然後標示為最高的優先權。

羅馬不是一天造成的，你無法在沒有訓練、缺乏構建、延遲、無效率(我曾經是，我不是指控你也是這樣子)之下改變成為有組織的、有產力的、現在就動手做的習慣。給自己時間改變一下吧!如果你開始每月採取1-2項習慣，在年終之後，你將會取得一些良好的習慣。

習慣改變的方法

什麼方法可以讓你成功的改變習慣呢?我不想在此深論，因為在此網站其他地方已經說明過了。

1. 承諾: Commit yourself to your habit change, big time，將你的承諾盡可能公開化—將它放到你的blog，加入線上論壇並告訴他們相關事宜，告訴你的家人及朋友，每日傳送email更新進度。越積極公開壓力越好。

2. 練習:改變習慣是一項技能，就如任何技能一樣，需要練習。承諾自己30天的挑戰，嘗試每一天執行新習慣並持續30天。你要訓練自己一而再的執行新習慣。如果你搞混了，不要責備自己，再試一次就好了。熟能生巧。

3. 激勵:盡可能找尋方法來激勵你自己。請檢視Top 20 Motivation Hacks。

4. 追蹤:如果你每日在你的習慣上log your progress是最好的。這聽起來是滿困難的，但是它可以使你將習慣改變的更好而達到成功的階段。在上床之前記下來，將你的日誌放在床的旁邊。這將鼓舞你並且當你回顧所有進度時將會感到非常欣慰。

5. 支持: Join an online group，和你的夥伴一同改變習慣。找到方法之後，尋求其他人與你一起來改變習慣，這樣做會比較容易一點。

6. 獎勵: Reward yourself often, early on—在最初的每一個三天的結束，在每週的結束，然後在30天的挑戰結束之後給個大獎勵。

7. 專注:持續專注整整30天的新習慣是非常重要的。那就是為什麼在一次之中要執行超過1、2個新習慣是很困難的一件事，因為無法持續性的專注。尋找好方法來將專注放在你的習慣上。在桌上或家裡貼上告示或標語。傳送email給你來提醒。把它當成桌上的照片。一但你做了這些動作，就會保持你的注意力。

8. Positive thinking正面思考:這可能最重要的要素。如果你告訴你自己你可以做得到的話，你就可以做得到。粉粹所有負面思考，以正面思考取代。你絕對做的來。

ZTD習慣4:執行

原文

最近我在卓越的GTD系統發佈我的新觀點，Zen To Done (ZTD): The Ultimate Simple Productivity System，這是我發佈10個習慣中的第四個。

4. 執行(專注)

習慣:每次只做一項任務，不要分心

這是ZTD最重要的習慣之一。是執行系統的某項目。如果你沒有使用這個執行項目，其他的項目用處不大，所以必須強調這個項目是最重要的。工具、系統、計畫、代辦事項清單…沒有一項比執行還重要(只要你執行最重要的事務)。

ZTD專注於一次執行一項任務，排除所有雜事。切勿同時多任務，不要讓你受到干擾。理解這項建議，你將是真了解決任務。

以下說明:

1. 選擇一項大事:首先，選擇一項任務(最好是你的MITs的其中一項)並決定你將與他們作業直到完成為止，或者設定一段時間(30分鐘為主)。

2. 挪出空間:在開始做之前，移除所有分心事務。關掉email、手機，如果可以的話網路也要(或者關掉不必要的視窗)，整理桌面，任何事務都有可能干擾你。

3. 時間提醒:如果喜歡的話，可以設定計時器(就像簡便的CoolTimer就很有效用)，你就有很長一段時間專心在任務上。切勿讓自己分心於時間的控制。

4. 中斷:假如中斷任務時，寫下任何需求或將來的任務/資訊到你的筆記本上，或者將文件放入你的收件匣，然後以後才能處理後續任務。不要設法一次處理多項任務。

5. 如果你感到需要急著檢視你的email或轉換到另外一個任務時，就自我停止，深深呼吸，再重新來一次。馬上重回手邊的任務。

6. 無可避免:當緊急的任務中段你很多次時，切勿拖延直到完成身邊所有任務為止。那樣的話，嘗試無論身在何處記下筆記(如果有時間就寫下筆記)，並且將有任務的文件或筆記放在一起(或許是一個”行動”的資料夾，或許是任務資料夾)。然後一旦你回到那項任務時，你可以從資料夾取出及檢視你的筆記看看那裡不再需要。

7. 放輕鬆:深呼吸、伸個懶腰，然後偶而放鬆一下。享受美好人生，走到戶外，親近一下自然。保持頭腦清晰。

8. 啊!:一旦你完成任務時，恭喜自己吧!用簡短的email或blog來獎勵自己—但是侷限10分鐘，然後持續移往下一個任務。切勿讓自己太過激動—這是非常容易離開主題並閒晃幾小時之久。

ZTD習慣3:計畫

原文

最近我在卓越的GTD系統發佈我的新觀點，Zen To Done (ZTD): The Ultimate Simple Productivity System，這是我發佈10個習慣中的第三個。

3. 計畫

習慣:每週、每日設定MITs

設定每週，每天的MITs。每週列出你想要完成的Big Rocks(大事)，優先計畫這些。每天新增1-3 MITs清單(原則上是今天的大事)並且確定可以完成他們。Do your MITs early in the day 到 get them out of the way並且確定他們都會被執行完畢。

這是ZTD習慣中最簡單的一個，但是也是最重要的一個。為什麼呢?因為它提供你每日與每週的目標。你需要設法執行其中最重要的一項，而非只是在你的代辦清單裡產生一堆的任務而已。當然，你也可以執行清單中其他的任務，但是你需要認知你確實要完成這一項—是在你當日的回顧之中的一項並且覺得完成某件事是值得快樂的。我們常常努力工作並且完成許多任務，但是當我們回顧我們今日所做的事情時，發覺我們真了什麼事情也沒有做到。

所以你如何貫徹習慣呢?以下有些訣竅:

1. 大事(Big Rocks):在每週的開始(你可選擇星期日或星期一)，坐下來檢視你的代辦清單。你這個星期想要完成什麼工作呢?一開始設法計畫4-6個項目—之後，就根據你的感覺來決定要完成什麼，或許你會添加一些項目。更近一步嘗試去確認一兩個任務納入你的年度目標。

2. 排程:現在取得這些”大事”並納入你的週期排程。每日只列入1或2項，所以你就不會有無法負荷的感覺。把它們列入1-2個小時的大塊時間，盡可能的安排在一天中的早晨。現在這些重要的任務已被擬案了，你可以安排其他任何時候都可執行的雜事在這左右—但是有些確實已經在那裡了。

3. MITs(最重要任務):每天早晨決定什麼是你今天最重要的任務。雖然有些雜務影響你產生不同的MITs，但有可能與你今天的大事是相同的。挑選今天所能做的1-3個MITs—這有可能包含大事和其他重要的任務。一天之中盡可能早一點挪出時段來處理這些事情—如果推延到晚一點時間，其他事情突然想起來的時候就會佔據這些時段。

4. 準時完成:這裡有些重要的部份:將他們完成。早晨的第一件事情，在檢視email之前作完第一個MITs。排除任何分心的事務並且確認把重心放在那件任務上直到完成為止。一旦你做完之後，獎勵自己吧!但是確定在短時間內繼續移往下一個MIT。

5. 回顧:如果你完成你的MITs之後，你就會覺得很棒。確實回顧你完成什麼樣的任務並且自己自誇一下—甚至獎勵自己一下。

ZTD習慣2: 處理

原文

最近我在卓越的GTD系統發佈我的新觀點，Zen To Done (ZTD): The Ultimate Simple Productivity System，這是我發佈10個習慣中的第二個。

2. 處理

習慣：快速制定決策處理收件匣的事務而非拖延。

讓雜事堆積會拖延決策的制定。如果你在處理收件匣的時候，快速下決策並將事務歸類到他們所處的地方，事務就不會堆積了。至少一天一次處理你的收件匣，如果需要的話，就要更多的次數。

第一步驟，縮小收件匣。你必須在任何地方檢視你的訊息或者讀取新來的資訊，你擁有越多就越難管理這些事務。縮減收件匣裡的數量，盡可能降到最小的數量來符合你所需的功用即可。

列出你所擷取的資訊，評估每一項來檢視是否它能帶給你價值，並且找出方法來合併或移除收件匣的項目。如果無法帶給你價值，考慮從你的生活中移除。不要想它看看過了一個禮拜的狀況如何。例如：家裡多少個地方可以處理已歸位的新進文件？家裡是否只有一個收件匣容納所有信件、工作文件、學校文件、電話通知、電腦列印、計畫表和更多東西？是否有4個email服務信箱呢？檢查是否你可以傳送全部到一個服務系統呢？你擁有越少的收件匣就越好。有可能的話目標是4-7個收件匣。

下一步，精進收件匣。此階段對我的長期讀者聽起來似乎很熟悉，但是這裡還有其他的東西：切勿讓你的收件匣滿載。這將建立一個巨大的積壓事務來讓你處理，而且確定的是讓你感到壓力。代替的方法是成為你的收件匣大師。

一天一次檢視並處理收件匣。某些收件匣你需要一天超過一次來檢視(我每隔一小時來檢視我的收件匣)，但是頻率不要過高。那會浪費你的時間並降低你的效率及真實生活狀況。但是不要少於一天一次，因為這會將事務堆積起來。堆積是你的敵人。

以下是如何處理的方法：

1. 從上而下處理，制定快速及立刻的決策:開始從收件匣的最上面項目著手，並立刻作決定。不要跳過它或者放到後面或者猶豫不決。

2. 移除:如果不需要就丟了，第一選擇就是做這件事。

3. 指派:你是處理這件事的必要的人嗎？假如不是，委託給其他人吧!並從清單裡取消。

4. 立刻動手做:假如此任務需要花費2分鐘或更少，就動手做而不要添加到你的任務清單。

5. 推延到以後:假如需要花費超過2分鐘，立刻加入到你的任務清單，以後再做吧!

6. 歸檔:如果這只是你所需要的參考資料，就立刻歸檔。切勿使用”雜事”或者”將來處理”檔案—那將會延遲決策。不要將你的事務堆積起來—就是立刻歸檔即可。

7. 切勿在收件匣遺留任何項目:移除或者歸檔。根據你的方法處理每一個項目，直到清空你的收件匣。注意:如果你有數以百計的項目在你的收件匣時，最好把他們移入資料夾等以後再處理(計畫幾個小時來做這些)，然後開始處理這些新項目。

8. 重複處理，清空收件匣:如果你要減少你所擁有的收件匣數目的話，這不會太困難。一旦你清空收件匣就要慶祝一下!這是多麼美妙的感覺。記住:不要整日來檢視他們—計畫你處理的時間—確定切勿不停的通知。

ZTD習慣1:蒐集資料

原文

最近我在卓越的GTD系統發佈我的新觀點，Zen To Done (ZTD): The Ultimate Simple Productivity System(繁體版)，這是我發佈10個習慣中的第一個。

1. 蒐集的習慣：隨時隨地的記載

此習慣沒有變動直接從GTD而來。攜帶一個小型筆記本(或任何對你有用的擷取工具)並且寫下任何任務，想法，專案，或者任何閃入你的腦袋的其他資訊。然後從你的頭腦拉出來並寫在紙上，因此你就不會忘了它。

ZTD要求你去採取一種非常簡易，可攜性，容易使用的工具來擷取—一本小型筆記本或者小型可摺疊的索引卡片就是最好的工具(但是這不是明定)，簡單化是因為他們比PDA或筆電更容易使用和攜帶。越簡單的工具就越好，當你回到家裡或辦公室，清空筆記並移到代辦事項清單(簡易代辦事項清單將會有用—場合清單會在比較後面的習慣說明)。

一種比較多人的選擇，但是並非必需：Moleskine筆記本。的確，任何小型筆記本也行，你也可以試試這個Hipster PDA。

此習慣我建議類比（紙類）工具超過數位工具，但是如果你的PDA或智慧手機對你有用的話，就使用它們吧！原因是我想類比工具比較快速，數位工具你不僅要拿出來，也要打開電源，執行正確的程式，點選入口，然後進入系統。至於類比工具，你只是把筆記本和筆拿出來就可以寫了。兩種方法都有用，但是我想越簡單與越容易的工具，很可能對你在使用上越有用。採取對你有效的工具就好了。

擷取習慣的關鍵正是在忘記之前立刻記下來，還有在你一回到家或辦公室就清空筆記本。不要忽略這兩個步驟，否則這些都會堆積起來，你就不想做這些事情。繼續將它排入優先吧！

也可以攜帶它到處走走，任何地方都行。不論你使用什麼系統，應該是容易攜帶它到任何地方，容易立刻匆匆記下想法。你需要攜帶它到任何你去的地方，包含床上、店家，假如你住院的話也是，任何地方都是。

閱讀增進這些習慣的方法：ZTD: Forming the 10 Habits。

ZTD習慣5:5項簡易及有效的GTD工具

原文

最近我在卓越的GTD系統發佈我的新觀點，Zen To Done (ZTD): The Ultimate Simple Productivity System(繁體版)，這是我發佈10個習慣中的第五個。

你是GTD的粉絲嗎？你信任什麼樣的系統工具呢？GTD與我的方法ZTD建議你的任務應該處於一系列不同場合的清單。然而許多大眾化的GTD工具（Kinkless、stikkit、Outlook、Remember the Milk等等）使事務有點複雜化，事實上你所需要處理的是清單上的任務而已。

許多GTD的擁護者忙於使用這些會增加複雜度的系統工具，每一二週就改換工具和系統，而非實際地解決問題。但是ZTD要求你盡可能使用最簡易工具，然後排除那些。ZTD是著重於執行而非工具的使用。

ZTD習慣5：簡易信任系統—讓清單簡化，每日檢視

GTD要求你把你的任務（”下一步行動”）謄列在一系列的場合清單上，例如@工作、@電話、@家庭、@出差、@等待等等。基本上你需要問問你自己”我可以根據我在何處還有在我面前的工具來立刻完成任務嗎？”然後只將重點放在那些任務上。GTD分散你的清單並分別放入不同的場合來簡化處理程序，使你只需擔憂目前在你場合的任務，而不用關心其他場合。GTD還有其他的清單：將來某一天的清單（現在無法做但是以後某天可以執行的雜事）還有等待清單（記住及跟催雜事的好方法）。

那確實是簡單的方法，現在的問題是：哪種工具可以使你把雜事留在清單上。這裡有一些建議—最簡易、最有效的GTD工具：

• Simple GTD：這是我的最愛，我現在正在使用。我使用Track，也是很簡單及優良的方式，但是最近我改變方式因為我想到某些可以更簡單的。就你所需要的來簡化GTD，沒有不必要的裝飾。使用這個—非常直覺化和不需要手冊的介面。它沒有過多的功能，但是有足夠的吸引力。
• Moleskine：我的另外一個最愛。事實上，任何可以放入你的口袋的筆記本就可以了—容易使用的筆記本（你不需要打開電源或者按任何按鍵！）對每日GTD habit就很完美了。但是Moleskine有特別的吸引力—令人討喜的美感與極佳的使用方式。我強烈的推薦它。
• Hipster PDA：在GTD低科技工具中是非常受歡迎的，Hipster PDA就如它所呈現的一樣簡便，也非常容易攜帶。基本上它是一疊使用夾子的索引卡片。你可以在這裡templates for printing them online找到它，只要在上面簡單地寫下你的清單即可。超酷的是一但他們已經結束了你可以丟了這些卡片，並隨時補充你的PDA。
• Tadalist：或許是全部中最簡單的工具，tadalist是簡化清單的程式。沒有不必要的配件，還有它的介面也非常好（同樣是Backpack與Basecamp的一員）。可以設定你所想要的清單，如果需要也可列印，檢視必須的場合。簡單化是它的最佳方式。
• Todoist：另外一個簡易、靈巧的代辦事項清單管理器，它有一些額外的功能，但是並不會複雜。我沒有使用它是因為我不太喜歡它的外觀介面，但是那可能會更吸引你也說不定。至少值得一看。

一但你選擇了一樣工具之後，建置你的清單並且保持簡易。

此習慣的下一部份，也是真了最重要的部份（比你所使用的工具還重要），就是每日檢視你的清單內容。這需要改變習慣，並且持續這件事，需要大約30天特殊的關注。當你有每日檢視清單的習慣，你的生活將會更有組織及產能。

簡化檔案系統，堆積不利效率

原文

你的檔案系統是否包含堆積的文件，或者”即將執行檔案”的資料夾已經超載了?

假如你對整理你文件有困難的話，你可能需要搜尋簡化檔案系統的方法並保持組織性。

歸檔常常引起許多人困惱—你並非孤獨的。然而組織檔案不僅使你更有效率，也能簡化你的生活並且降低壓力。

組織化並非採取複雜的系統來歸檔。基本的需求是你要有一個場所，並能立刻知道一些東西是位於何處的習慣。如果你已經有一個複雜的檔案系統，你想要簡化，或者你根本就沒有一個檔案系統的話，讓我們看看以下如何簡化系統並且使檔案擁有更完美的組織。

1. 處理前即簡化：組織的第一項準則是必須在處理之前就要移除不必要的東西。如果你的檔案櫃已經滿溢出來了或者堆積了一些文件就必須要歸檔，它必須永久性的處理—維持原樣就難以找尋檔案，

以下是在處理之前如何簡化你的文件及檔案：

A. 將每件事堆在一起：如果沒辦法把所有文件堆成一堆的話，那就超過一堆吧，但是他們看起來需要是第一堆的延長部分。如果你的資料夾是混亂的，取出來並把他們堆積起來。最近我處理我家的檔案系統並減少2/3的檔案。一共需要花費1小時左右。

B. 細查文件、一次一件：拿起每個文件或資料夾並確定如何處理它們。如果你在幾個月之內還無法理解它對你有何幫助時，就丟了吧。預設要丟棄的地方(或者撕毀、或者資源回收筒)，移除你所能移除的文件。我從未後悔過丟棄的文件。

C. 發送出去：假如沒辦法丟棄這些文件，應設法按規定發送給其他人參考。從你的桌子開始動身吧!。

D. 歸檔：如果文件是相當的重要，你確定可能還需要它，就必須將它歸檔。讓我們看看如何設定一套簡易系統來處理那些文件。

2. 簡易歸檔：我同意David Allen在Getting Things Done所提的，推薦你使用一種簡易，照字母順序排列的檔案系統。就是使用有標籤的普通資料夾（如果你喜歡的話可以買個標籤機），為每個客戶、經銷商或者專案新建一個檔案。

我相信大部分的人只需要一個抽屜來歸檔，目前我承認有許多工作需要更多的抽屜，但是以平均的員工（或者自由業者）來講，一個抽屜就能滿足需求了。如果你能侷限你自己的資料到一個抽屜的話，你就會強迫你自己一旦抽屜滿的時候就丟掉不需要的檔案。

不要想太多！只是增加一個檔案而已，依字母順序歸檔，保持簡單即可。

3. 立刻歸檔：保持檔案系統能處於最新狀態的關鍵是立刻歸檔。一旦你在處理收件匣，並且這些任務不需要採取行動，但是需要稍後歸檔時，不要把它堆積起來等稍後再歸檔。也不要將它放入有”歸檔”或”雜事”標籤的資料夾。

只要打開檔案抽屜（他應該隨手關閉），拉開相關的資料夾，就將資料放進去，儲存起來。只要5秒鐘就可完成，然後你就處理完畢。如果你沒有馬上做的話，就會開始將它堆積起來，堆積文件是沒有效率的。

為何堆積無效率呢？：因為你認為這只是堆積而已，文件堆積是很嚇人的，然後在你想要了解之前，你就會堆積巨多的文件，因此你再也不想細看這些文件。當你想要它時，也不會搜尋了，所以你不再有你的檔案系統。我知道一些人認為這些堆積是系統中的一種組織，但是堆積是沒有效率的（如果你在此刻無法使用他們來作業），因為你必須重複性搜尋這些堆積文件是為了什麼事情還有這些堆積是什麼樣的文件，當你需要文件時，將會花費過多時間來搜尋它。另外，會弄亂你的桌面，使你不能專注在工作上。

4. 隨手文具：手邊隨時有大量的資料夾與標籤的供應。假如你需要歸檔文件以備未來參考，但是還沒有檔案存在時，假如你身邊沒有文具，你需要延遲歸檔時，每次你需要歸檔你卻沒有準備資料夾或標籤，所以你必須延遲歸檔時。這些都需要堆放起來。

所以抽屜裡需要一些文具，能夠容易取得。一旦你需要做成一個新檔案，就在上面貼上標籤，塞入文件並且按照字母順序歸檔。

5. 降低需求：就在去年的時候，我自覺地降低檔案的需求，以致於我現在很少使用我的檔案抽屜。當然，至少我一個月一次拉開抽屜檢視檔案狀況，但是我存放一些比我使用還少的文件。我建議你也是採取同樣的作法，慢慢地並且自覺地降低檔案的需求。以下有許多訣竅可達成那樣的效果：

• 線上儲存參考資訊：目前當我要查詢某些事情時，我會按下快捷鍵組合（我使用AutoHotkey來開啟網路及文件）並且開啟全部我所需要的相關文件。聯絡人、預算資訊、概念、日誌還有更多線上的資料，所以我不再影印他們，也不再儲存他們。
• 降低接踵而來的文件：要求他人email給你來取代傳真或寄信方式。在這個年代，每樣事情都建立在電腦裡與傳送複製文件都是落伍了。必須堅持數字化。也可採取一步一步地暫停紙類出版本、雜誌還有一些這樣定期的文件等。
• 暫停列印文件：大部分的人都會將收到的email或文件，或者甚至他們自己所建立的文件列印出來，但是你列印他們之後，就間接砍伐樹木，你必須儲存這些紙類品並將它數字化。當你需要時，將會比較容易找到這些數字化資訊。
  
• 分析其他未來的文件：每次你歸檔時，假如你真了需要影印就問問你自己，是否可以在線上？真了需要傳送給你嗎？掃描文件並且數字化儲存會比較好嗎？是否還有其他方法來移除文件上的需求？慢慢地，一步一步地，降低你對所有未來文件的需求。