2007年10月22日 星期一

Outlook也能搞定GTD-簡便數位式任務管理方法

嘗試使用GTD的電子應用工具,發現不是太複雜就是功能不完整。GTD的水平管理5個階段,分別是蒐集、處理、組織、整理及行動。在蒐集階段可以使用紙張式或電子式,關於紙張式你可以用一張摺疊的小白紙 或一本小手冊,甚至這個小遊戲 或者DiyPlanner 的工具;而電子式的方法你可以使用PDA、錄音筆、數位相機都可。但是紀錄的工具以方便為主,什麼對你比較方便就用那個工具。
蒐集來的資料就是要處理及組織,然而使用紙張式就會產生一些問題,任務與任務之間聯繫性不足,提醒力又不夠。所以能使用電子式工具是最好不過,目前根據 GTD的概念所開發的軟體,多多少少有點不足,很多都沒辦法處理email,只能整理輸進去的任務,可是email這麼流行,成本幾乎等於零,所以很多企 業或學校的任務、專案、訊息或者一些指派的工作大都以email為溝通的工具。沒辦法處理email就喪失實施GTD的意義。當然也有一些免費的軟體例 如:jello.Dashboard 是可以處理Outlook的mail以及GTDInbox 是與Gmail相配合。但是這些都需要學習另外一種操作方法而且大部分的軟體中文化不夠,如果能直接使用Outlook配合GTD的流程,將是一種簡易及 方便的方法,畢竟Outlook普遍性佳,讀者也比較熟悉。所以如果學習另外一種軟體的操作而增加自我的壓力時,就違背GTD的作者的良意。

輸入你的工作
Microsoft翻譯task為工作,也可把它當成你需要處理的所有項目,包含家裡與職場的事情。當然如果家裡與辦公室各有一台電腦也可將它們分開來處理。GTD的方法就不重複,在此只說明Outlook 2007應該如何處理。

Outlook有幾個主要的功能,打開Outlook之後,左下角顯示各功能的圖示,左邊第一個是郵件,再來是行事曆連絡人工作記事資料夾清單捷徑。點選倒三角形能管理這些圖示,裡面還有一個日誌。我們將以工作為中心來控制其他功能。


點選工作圖示之後,再按紅框的區域就可輸入你的任務,我們已經輸入許多的任務,如果勾選就表示完成或在最後欄位的紅旗上點選右鍵,再選擇"標示完成"也是可行,這項工作項目就會標上刪除線。


調整欄位
如果你發現你的欄位與這裡的圖片不一樣時,不要緊張,可以增加或移除欄位數目。
首先在欄位上點選滑鼠右鍵就換顯示快捷選單,選擇移除這一欄此欄就會不見,如果選擇欄位選擇就會顯示清單讓你挑選適當的欄位名稱,然後點選這個名稱移到欄位列的位置即可。

類別標籤的歸類方法
GTD使用場合來分類任務的性質,它是標示@電話、@辦公室...的標籤來群組各任務。Outlook是用類別來做區分,而且2007增加了顏色管理。經過上面了欄位縮減之後,又輸入了一個工作任務,到期日欄位會顯示今日的日期,點選該項的到期日可以更改日期,至於類別則是空白,所以在空白處點選滑鼠右鍵,顯示快捷清單,裡面有我先前所制定的類別項目,一開始只會顯示顏色類別的名稱。所以我們必須更改名稱來符合我們所需,接下來點選所有類別,用來修訂類別的規範。
然後顯示色彩類別的窗格,點選左邊的名稱,再按右邊的重新命名就可改變該顏色的名稱。當然可以再新增一個色彩類別或快速鍵等等功能。
到目前為止,我們很簡單地就建立的各工作還有任務的標籤,達成分類的效果。你可以點選工作的欄位列的欄位名稱來排序各個項目。例如:點選到期日就會根據時間的遠近來排序。如果有些工作項目是參考用,可以將日期定為無,然後在左側的目前檢視點選今後7日間就不會顯示。當然也可點選最底下的自訂目前檢視來設定檢視的方法。

處理Email的工作程序
在我們輸入到工作之前,就已經把不要的雜事捨去,所以使用工作就能處理我們大部分的任務。透過紀錄、整理、標籤、排序等等功能都可將工作項目整理的非常有秩序。
接下來是如何將Email轉入成工作,首先點選左下角的第一個郵件圖示,就會轉到郵件操作畫面。找到一個想要處理的郵件,然後點選該郵件的最右邊空心標幟,就會轉入為工作或將該郵件移到左下角的工作圖示也可。你再點選左下角的工作圖示看看是否顯示該郵件。

也可以用滑鼠右鍵點選郵件然後移到工作圖示,就會顯示選單,選擇以工作連同附件一併複製到這裡,此郵件就會成為工作中的附件。此方法好處是移除工作的項目時,此郵件並不會被移除。


操作工作指派
點選左上角的新增就會顯示Outlook最主要的功能,有個約會會議邀請。約會是我們約定在某時間所要履行某項任務的設定;會議邀請是要求他人與我或他人共同在某時間來協商任務。行事曆都有提醒功能,人們常常忘東忘西,所以這項功能對我們有很大的助益。將行事曆的項目轉為工作,就如上面郵件轉入工作的方法類似,就不再說明。
我們已經知道工作功能可以包含任務、郵件及行事曆的項目,所以以工作為中心就可以處理你職場上所要應付辦公事務。接下來是任務如何派遣(工作要求)。首先,點選新增工作要求
顯示工作的操作畫面,然後看看功能區的管理工作,有個取消指定就是如果點選工作的項目會顯示此畫面,但是會顯示指定工作,點選指定工作也可以將此任務指派給他人。接下來將收件者及主旨填入,也可設定其他的選項,再按傳送就可傳給受委託的人。
點選左下角的工作圖示,然後選擇一個工作項目,就可在功能區的管理工作看到指定工作,也可將該工作項目指派給他人。


顯示工作清單
顯示工作清單有三種方式可以顯示,一個是點選左邊的目前檢視窗格或索引標籤的檢視-目前檢視;另外一個是右上角的搜尋待辦事項清單;接下來是點選右側的代辦事項列也可看到清單。在欄位列點選類別就會按類別方式排序,我們就可看到不同的場合需要執行的行動項目。
如果想要找尋特定的項目時,也可以使用搜尋方法。例如:在空格裡輸入辦公室,就會搜尋是辦公室的的類別標籤。顯示的項目是根據左邊的目前檢視的點選項目為依據,也就是如果你是點選今後7日間,搜尋出來的工作項目就不會顯示7日以後或今天之前的資料。


以後就可以直接點選右上的倒三角形,直接選擇最近搜尋的選項,就不用再輸入文字。


列印工作任務
我們可以使用A4紙張以8等份來列印工作項目,與最佳檢視方法-口袋GTD一樣。
首先,在目前檢視選擇所需要的工作項目,然後點選索引標籤的檔案-預覽列印-版面設定-使用紙張-A4-1/8 sheet booklet-縱向。然後再按列印即可。
自訂檢視
列印是根據檢視的欄位來設定,因為我們是要在A4紙列印8個表格,所以需要減少欄位到三或四個,才不會擠在一起。日期有時過長,可以點選左側的目前檢視-自訂檢視-欄格式-到期日-格式來修訂日期的長度以便看清楚列印表格中的項目。當然任務不會很多的話,後面的表格沒辦法列印出來,只要再一支筆,就可成為蒐集雜事的利器。放在口袋裡,又不會占位置,攜帶非常方便。

還有一個重要功能為日誌,此項功能能追蹤與特定連絡人或事件的溝通歷程。所以,有些任務或專案可以啟動設定就可紀錄你們溝通的經過。

透過紙張與Outlook是不是很簡單又容易,不會多增加自己的困擾及負擔,降低自己學習的壓力。

5 則留言:

匿名 提到...

非常實用!!

leoliao 提到...

大吃一驚..沒想到ahwii親自上門.我在尋找東西的過程常常造訪您的blog.不過可能您的這篇大作不適合我.
a.由於我用的是Outlook 2002,所以2007的一堆功能都沒有,所以只能望而興嘆.
b.在公司主要文件系統是Notes ,Outlook我只用來"紀錄"工作,而非追蹤.
c.Outlook主要為在家使用,目前ClearContext免費版對我而言,已經夠用了.
不過也許將來隨著職位觸角的延伸,還需要往上提升,到時還要再跟您多多請教呢!

Ahwii的一畝田 提到...

網路上許多時間管理工具很多,找尋符合自己的管理工具才是重要,找到之後就不要輕易更改,否則使用工具的困難度增加反而造成自己的困惱,就不合減輕壓力的目標。
從您的Blog看到ClearContext,它確實是好工具,值得學習。

AHua 提到...

ahwii老師,您好,一直拜讀您的文章,也推薦同事來此學習,不過這幾天才發現,看不到您這篇文章內的圖片了,連結失效了真是可惜,可以再修復圖片連結嗎?感謝!

J. H. Tseng 提到...

不好意思,我有個疑問
如果手上有多個部門的專案,這樣分類的話反而變的更亂
我現在的做法是每個部門的專案再建資料夾來歸檔,再針對專案的工作分類
不然以我每天上百封的郵件數量,光找郵件就是個大工程