搜尋、效率與邏輯思考之間

某些專家習慣於以IQ測試來衡量一個人的聰明程度，客觀了解理解力、推理力與判斷力的綜合能力。智力是不是天生注定的，確實是遺傳占了很大的優勢。布贊(Mind Mapping心智圖發明者) 認為智商是可以透過訓練提升。智力是不是只有語言與數學推理能力呢？考過智商的人都知道，我們必須在幾何圖形與數字運算或判斷中快速寫下答案。但是心理學家嘉納認為這是狹義的想法，應該分成7大類，包含：
邏輯/數理
言辭/語言
空間/機械
音樂
肢體/運動覺
人際/社會性
自我認識

不管你是否擁有上面7大類的才能，其實我們大腦只被我利用3%~7%而已，大部分的腦細胞都在沈睡當中。

誰是天才中的天才呢？
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根據《天才之書》(The Book of Genius)的調查排名，開出下列這份人類史上十大天才排行版：
十、愛因斯坦
九、皮底亞斯（雅典城的建築師）
八、亞歷山大大帝
七、傑佛遜
六、牛頓
五、米開朗基羅
四、歌德
三、建造金字塔的人
二、莎士比亞
而誰是天才中的天才呢？
一、達文西
答案出來了，達文西勇奪第一。

《晨間日記的奇蹟》的作者佐藤傳認為晨間日記的大前輩是萬能的天才達文西，他習慣記錄瞬間的靈感，而且都在寧靜的夜晚。達文西在上面所列舉的項目都是佼佼者。你有沒有可能成為像達文西這樣的天才呢？根據《7 Brains 怎樣擁有達文西的7種天才》的說明，透過訓練確實能夠像達文西一樣。
達文西7項原則有：
好奇
實證
感受
包容
全腦思考
儀態
關連

當然如果我們認為透過上面的認知原則，加以學習就能使自己成為不世出的達文西，未免也太過於樂觀。沒錯我們大腦裡還有很多未開發，透過適當的訓練確實能展現我們的才能，但畢竟自己有自我的認知，即使花再多的力氣，有些才能也只能獲得短暫的成就而已。以我為例，我就沒有音樂的潛能，五音不全，對音階的敏感度不足，即使受過專業訓練，也很難在樂界有所成就。但可喜的是，很多才能你能看到他人的成功，我們可以抱著羨慕的眼光，以純欣賞的角度給予支持；另外一件可喜的是，我們擁有與身俱來的邏輯判斷能力。

「小明！這麼晚了！你的功課為什麼還沒寫完？」
「今天老師要求我們寫的功課很多，還有這一題我不會寫，還有大哥一直吵我啦！」

小明回覆了許多理由，就是要說明問題的原因。這是一種歸納法，將類似的想法、事件、事實集合在一起。所以小明認為因為功課多、不會、受到干擾等原因，而造成主題產生的現象。

如果小明回答的是：
「我可以早一點寫好阿，有一題數學題太難了，所以才會拖到現在。」

這是演繹法，第一句與第二句隱含「功課」的意義，第三句做出結論。所以演繹通常有三段式的論述。第一句是描述一種存在的情境；第二句是對第一句論述，可能對主詞或述詞的說明、解釋之類；第三句是結論前面兩句所隱含的意義。就如：

「貓會吃老鼠，黑貓是貓，所以黑貓也會吃老鼠。」

邏輯就是演繹與歸納這兩種，也就如上面所解釋的。所以我們常常聽到，
「你的邏輯有問題喔…」
「這樣的解釋不錯，可見你的邏輯觀念很好…」
沒錯！從小到大我們有我們的思考邏輯，不能說對與錯，但是如果要用到工作上，卻是常常是思考混亂、捉衿見肘，不知從何開始，或不知道如何回答或寫下來。

效率是降低消耗的問題，並做得比他人更快、更好、更…之類的方法，另外，也可以引伸出一個效能的認知，往目標前進並達成目標。所以我們希望任務是在減少消耗之中能更快達成目標。

思考邏輯導引我們的行為，行為關係到我們的效率，效率又可以增加思考的時間。網路世代，搜尋取代思考，我們埋沒在大量的二手資料，透過Google的搜尋指令，海量的資料就會呈現在你的眼前，你只要輕輕的點擊，資訊就會在你眼前迅速滑過，這些都成為廉價訊息，你不再珍惜。不再珍惜也無所謂，反正，我們透過幾秒鐘的時間就可以取得，但是失去邏輯思考，就有可能只是會說人話的鸚鵡。

Google世代：只搜尋不思考？

Google與Outlook互通有無-行事曆大融合

在時間管理的工具中，行事曆占有很大的份量，我們可以透過它來安排時間，規劃行程。如果是使用Exchange更可以與同組織的人員互通，我們彼此都知道哪個時間可以利用，因此達到互補的功能及任務協同作業的規模。可惜的是你如果要擁有Exchange，除了此軟體之外，你必須另外買2003 or 2008 Server 軟體，還有硬體的Server，少說也要15萬以上。你如果是一個虛擬組織，或者小公司，或者SOHO，或者學生，或者只是朋友之間將自己的行事曆與他人相通，是不可能花費這麼高的代價。 Outlook 2007有點進步，你可以將行事曆公布在網頁上，但是不能更改，也不能與他人互換。Google Calendar卻有這個優點，你可以加入相關人員的日曆，我們彼此互通，互相規劃，在排行程時可以考量我們的時間。可惜的是，很多人習慣用 Outlook行事曆，兩大重要的軟體卻是缺少互動。Outlook 2007在這方面也有改善，你可以加入Google Calendar，但是Google Calendar卻無法導入Outlook，所以第三方軟體就出現了。在我與偉龍所寫的<<數位時間管理達人>>曾介紹有一個軟 體gSyncit可以達成這個目標，讓兩大軟體互通有無，我在Outlook規劃行事曆，上傳到Google Calendar，成為網路版就可以讓特定人員來看我的行程，也可進一步修改。
最近有一個好消息，Google Calendar的美國版已經開發出來，可以導入Outlook，但是中文版目前還沒開放。不要緊，以下的步驟我將介紹如何安裝這個軟體，雖然是英文介 面，但是在中文環境使用完全沒問題。

Step 1. 設定美國版
進入Google 日曆之後，點選右上角的"設定"，然後轉入設定頁面。在"一般"的"語言"選擇"English(US)"，再按"儲存"


Step 2.複製同步化文字
回到主畫面，就變成英文頁面，你就會發現一紅色的字體，將這些字體複製起來。如果你點選這些字體會跑到中文說明，並不會找到我們要的檔案。


Step 3.搜尋檔案
因為中文版還沒有發行，所以必須使用英文版。將剛剛複製的文字以Google搜尋，就如下圖所示，找到Google Calendar Sync: Getting Started，並點選。


Step 4.下載檔案
來到英文版的說明，找到下載檔案，就如下圖說明，點選該文字就可以下載了。

Step 5.設定說明
下載完檔案之後，點選該檔案就可以安裝，注意!必須先把Outlook關掉。
安裝完畢之後，就要開始設定，請輸入你的Gmail與密碼，然後有三個同步方式供你選擇。第一個是雙向兩個互通，第二個是單向只有Google到Outlook，第三個是單向Outlook到Google。接下來輸入每隔幾分鐘同步一次，然後按Save就完成了。


Step 6.恢復原狀
一樣按Setting，然後點選"中文(繁體)"，就可回到原來的中文畫面。


Step 7.雙向同步
程式安裝完畢之後，右下角應該有此軟體的圖示。使用滑鼠右鍵點選這個圖示，然後選擇"Sync"，接下來就導入Outlook行事曆的排程。

Gmail也能搞定GTD-GTDInbox網路任務管理方法

前幾天我曾寫過一篇如何使用Outlook也能搞定GTD-簡便數位式任務管理方法。但是有些人喜歡以網頁的方式來管理email，因為在任何地方只要有連上網路的電腦都可以檢視網路信箱。Google的Gmail 目前非常多人使用，其實它也可以設定POP，也就是透過Outlook或其他郵件管理工具來管理Gmail。但是如果你不想要用Outlook卻想要使用GTD的話，GTDInbox 確實是不錯的選擇，如果將任務打包成email傳給原Gmail信箱，也可管理自己的任務。

GTDInbox只能安裝在Firefox瀏覽器，所以必需打開Firefox ，另外它是管理Gmail，因此必需擁有這兩個軟體才能操作。
下載網址：www.gtdgmail.com/

GTDInbox軟體安裝

實際操作

步驟：1. 瀏覽下載網站

步驟：2. 允許安裝

步驟：3. 安裝程式

步驟：4. 重新啟動

標籤設定

標籤設定是要讓項目群組化，透過群組化的設定使各email擁有許多標籤，這些標籤可能是下一步行動、參考、家裡、公司…，所以我們就根據這些標籤的特性以GTD系統方法管理這些email，在此email可能是一個行動項目或參考項目等等。所以透過Gmail除了完成email的管理之外，也可處理一般事務，只是一定要在線上操作。

實際操作

步驟：1. 開啟Gmail信箱

步驟：2. 設定標籤

這裡的標籤有4種類別，其意思是：

「C:」是Context場合，通常是公司、家裡、假日、通勤…等等，代表在什麼樣的場合可以執行的項目。

「S:」是Status情況，通常是下一步動作、等待、將來有一天、完成…等等，代表目前需不需要執行項目，執行時間的先後關係。

「P:」是Project任務，通常是中秋節送禮、夏季展銷會、年度計畫、促銷活動…等等，需要多個步驟完成的項目。

「R:」是Reference參考，一些無法執行行動的資料檔案，通常可輕易取得。

步驟3.制定篩選器

基本操作說明

GTD系統概念已經在前幾節說明過了，所以在此只說明GTDInbox的基本操作功能。經過安裝之後，會在Firefox瀏覽器的「工 具」產生新的項目。

實際操作

步驟：1. 基本說明

步驟：2. 建立行動項目

步驟：3. 將郵件項目標示標籤

步驟：4. 多郵件項目標示標籤

步驟：5. 檢視標籤

步驟：6. 列印標籤項目

在頁面底下大都有Print Hipster PDA Cards [GTD]，點選之後，顯示列印項目，它可產生3×5英吋印有待辦事項的紙張， 這個稱為Hipster PDA，方便攜帶執行行動。

Outlook也能搞定GTD-簡便數位式任務管理方法

嘗試使用GTD的電子應用工具，發現不是太複雜就是功能不完整。GTD的水平管理5個階段，分別是蒐集、處理、組織、整理及行動。在蒐集階段可以使用紙張式或電子式，關於紙張式你可以用一張摺疊的小白紙 或一本小手冊，甚至這個小遊戲 或者DiyPlanner 的工具;而電子式的方法你可以使用PDA、錄音筆、數位相機都可。但是紀錄的工具以方便為主，什麼對你比較方便就用那個工具。
蒐集來的資料就是要處理及組織，然而使用紙張式就會產生一些問題，任務與任務之間聯繫性不足，提醒力又不夠。所以能使用電子式工具是最好不過，目前根據 GTD的概念所開發的軟體，多多少少有點不足，很多都沒辦法處理email，只能整理輸進去的任務，可是email這麼流行，成本幾乎等於零，所以很多企 業或學校的任務、專案、訊息或者一些指派的工作大都以email為溝通的工具。沒辦法處理email就喪失實施GTD的意義。當然也有一些免費的軟體例 如:jello.Dashboard 是可以處理Outlook的mail以及GTDInbox 是與Gmail相配合。但是這些都需要學習另外一種操作方法而且大部分的軟體中文化不夠，如果能直接使用Outlook配合GTD的流程，將是一種簡易及 方便的方法，畢竟Outlook普遍性佳，讀者也比較熟悉。所以如果學習另外一種軟體的操作而增加自我的壓力時，就違背GTD的作者的良意。

輸入你的工作
Microsoft翻譯task為工作，也可把它當成你需要處理的所有項目，包含家裡與職場的事情。當然如果家裡與辦公室各有一台電腦也可將它們分開來處理。GTD的方法就不重複，在此只說明Outlook 2007應該如何處理。

Outlook有幾個主要的功能，打開Outlook之後，左下角顯示各功能的圖示，左邊第一個是郵件，再來是行事曆、連絡人、工作、記事、資料夾清單、捷徑。點選倒三角形能管理這些圖示，裡面還有一個日誌。我們將以工作為中心來控制其他功能。

點選工作圖示之後，再按紅框的區域就可輸入你的任務，我們已經輸入許多的任務，如果勾選就表示完成或在最後欄位的紅旗上點選右鍵，再選擇"標示完成"也是可行，這項工作項目就會標上刪除線。


調整欄位
如果你發現你的欄位與這裡的圖片不一樣時，不要緊張，可以增加或移除欄位數目。
首先在欄位上點選滑鼠右鍵就換顯示快捷選單，選擇移除這一欄此欄就會不見，如果選擇欄位選擇就會顯示清單讓你挑選適當的欄位名稱，然後點選這個名稱移到欄位列的位置即可。

類別標籤的歸類方法
GTD使用場合來分類任務的性質，它是標示@電話、@辦公室...的標籤來群組各任務。Outlook是用類別來做區分，而且2007增加了顏色管理。經過上面了欄位縮減之後，又輸入了一個工作任務，到期日欄位會顯示今日的日期，點選該項的到期日可以更改日期，至於類別則是空白，所以在空白處點選滑鼠右鍵，顯示快捷清單，裡面有我先前所制定的類別項目，一開始只會顯示顏色類別的名稱。所以我們必須更改名稱來符合我們所需，接下來點選所有類別，用來修訂類別的規範。

然後顯示色彩類別的窗格，點選左邊的名稱，再按右邊的重新命名就可改變該顏色的名稱。當然可以再新增一個色彩類別或快速鍵等等功能。
到目前為止，我們很簡單地就建立的各工作還有任務的標籤，達成分類的效果。你可以點選工作的欄位列的欄位名稱來排序各個項目。例如:點選到期日就會根據時間的遠近來排序。如果有些工作項目是參考用，可以將日期定為無，然後在左側的目前檢視點選今後7日間就不會顯示。當然也可點選最底下的自訂目前檢視來設定檢視的方法。

處理Email的工作程序
在我們輸入到工作之前，就已經把不要的雜事捨去，所以使用工作就能處理我們大部分的任務。透過紀錄、整理、標籤、排序等等功能都可將工作項目整理的非常有秩序。
接下來是如何將Email轉入成工作，首先點選左下角的第一個郵件圖示，就會轉到郵件操作畫面。找到一個想要處理的郵件，然後點選該郵件的最右邊空心標幟，就會轉入為工作或將該郵件移到左下角的工作圖示也可。你再點選左下角的工作圖示看看是否顯示該郵件。

也可以用滑鼠右鍵點選郵件然後移到工作圖示，就會顯示選單，選擇以工作連同附件一併複製到這裡，此郵件就會成為工作中的附件。此方法好處是移除工作的項目時，此郵件並不會被移除。

操作工作指派
點選左上角的新增就會顯示Outlook最主要的功能，有個約會及會議邀請。約會是我們約定在某時間所要履行某項任務的設定;會議邀請是要求他人與我或他人共同在某時間來協商任務。行事曆都有提醒功能，人們常常忘東忘西，所以這項功能對我們有很大的助益。將行事曆的項目轉為工作，就如上面郵件轉入工作的方法類似，就不再說明。
我們已經知道工作功能可以包含任務、郵件及行事曆的項目，所以以工作為中心就可以處理你職場上所要應付辦公事務。接下來是任務如何派遣(工作要求)。首先，點選新增的工作要求。

顯示工作的操作畫面，然後看看功能區的管理工作，有個取消指定就是如果點選工作的項目會顯示此畫面，但是會顯示指定工作，點選指定工作也可以將此任務指派給他人。接下來將收件者及主旨填入，也可設定其他的選項，再按傳送就可傳給受委託的人。

點選左下角的工作圖示，然後選擇一個工作項目，就可在功能區的管理工作看到指定工作，也可將該工作項目指派給他人。

顯示工作清單
顯示工作清單有三種方式可以顯示，一個是點選左邊的目前檢視窗格或索引標籤的檢視-目前檢視;另外一個是右上角的搜尋待辦事項清單;接下來是點選右側的代辦事項列也可看到清單。在欄位列點選類別就會按類別方式排序，我們就可看到不同的場合需要執行的行動項目。

如果想要找尋特定的項目時，也可以使用搜尋方法。例如:在空格裡輸入辦公室，就會搜尋是辦公室的的類別標籤。顯示的項目是根據左邊的目前檢視的點選項目為依據，也就是如果你是點選今後7日間，搜尋出來的工作項目就不會顯示7日以後或今天之前的資料。

以後就可以直接點選右上的倒三角形，直接選擇最近搜尋的選項，就不用再輸入文字。

列印工作任務
我們可以使用A4紙張以8等份來列印工作項目，與最佳檢視方法-口袋GTD一樣。
首先，在目前檢視選擇所需要的工作項目，然後點選索引標籤的檔案-預覽列印-版面設定-使用紙張-A4-1/8 sheet booklet-縱向。然後再按列印即可。

自訂檢視
列印是根據檢視的欄位來設定，因為我們是要在A4紙列印8個表格，所以需要減少欄位到三或四個，才不會擠在一起。日期有時過長，可以點選左側的目前檢視-自訂檢視-欄格式-到期日-格式來修訂日期的長度以便看清楚列印表格中的項目。當然任務不會很多的話，後面的表格沒辦法列印出來，只要再一支筆，就可成為蒐集雜事的利器。放在口袋裡，又不會占位置，攜帶非常方便。

還有一個重要功能為日誌，此項功能能追蹤與特定連絡人或事件的溝通歷程。所以，有些任務或專案可以啟動設定就可紀錄你們溝通的經過。

透過紙張與Outlook是不是很簡單又容易，不會多增加自己的困擾及負擔，降低自己學習的壓力。

資料完整的電子書蒐集途徑

常我們可以到書店、圖書館或網路書店借書或買書，也可以到光華商場蒐集舊書。書籍通常是一些擁有專業技能的作者所書寫，所以資料的正確性、完整性及結構性是比較好一點。非常適合二手資料的搜集。當然在這網路發達時代，使用紙張出版方式不是唯一的考量，有些出版社或者作者將書籍掃描或直接以電子型態出版，使得電子書越來越蓬勃發展。但是人們的閱讀習慣一時還是難以改變，書本容易攜帶，也適合閱讀，雖然電子書可以減輕書本的重量，而且除了PC以外也可使用閱讀器閱讀，但是閱讀器不便宜，也必須適應其閱讀方式。電子書大部分以PDF檔案類型為主，但是有些電子書網站或閱讀器製造商的檔案格式會不一樣，PDF的好處是跨平台，容易交流，透過一些工具也可將檔案分割、合併，甚至轉換成文字檔。##ReadMore##

Google推出「圖書搜尋」功能搜尋許多有用的書籍及文章，有些書籍只有試閱，也可閱覽全文，確實是很適當的電子書蒐集器。

實際操作

步驟：1. 輸入網址

在IE的網址輸入列輸入：http://books.google.com，即可進入Google的「圖書搜尋網」網頁。

步驟：2. 顯示搜尋結果

步驟：3. 點選書籍參考內容

然後點選其中一項符合需求的書籍列，就會顯示試閱的書籍內容。

除了Google Book之外，還有eREAD、超星等等的電子書，可以付費或免費下載。

輸入網址為http://www.stareread.com/tw/，然後下載其閱讀器即可讀取其公司發行的書籍，附加檔名為stk。接下來就可在搜尋網站搜尋此附加檔名的電子書籍。

超星號稱全球最大的中文電子圖書網站，輸入網址為http://www.ssreader.com/，這個網站必須下載超星閱覽器才能閱讀其所發行的書籍。其附加檔名為pdg，此網站是位於大陸，所以書籍也以簡體書為主。

除了搜尋也要追蹤目標-掌握Alert新聞快訊

記得前幾年資訊比較封閉時，通常透過剪下報紙有用的報導來獲取一些協助我們制定決策的資訊。雖然這不一件苦差事，但是必須將所有的報紙瀏覽一遍才能找出自己想要的訊息。後來也有一些營利單位專門幫人撿報，但是需要支出費用，增加成本的負擔。所以以前想要從報刊雜誌蒐集資訊不是費力就是要花錢，雖然得到了有用的資訊，但是這個不是一個很有效率的方法。##ReadMore##

效率就是專注於自己的領域，並且在適當的時間完成任務，所以首先從學習蒐集二手資料的方法-Google基本認知與打通Google任督二脈的進階搜尋方法瞭解如何操作Google開始，在最短的時間內得到更佳的資料品質。但是，如果想要持續性追蹤某一事件或搜集某些動向時，此時每隔一段時間就要操作Google的功能，似乎佔據了我們的一些寶貴的時間。若能定時得到自己需求的資訊就可省掉一些時間與麻煩。還好Google已經推出這種功能，稱為Google快訊（Alert）。Google 快訊提供5種類型的訊息：「新聞」、「網頁」、「新聞和網頁」和「群組」還有「部落格」（英文版已經可以使用，中文版很快就會上市）。Alert所使用的操作方法與Google搜尋是相類似的，所以當我們輸入字串時，Google 就會在設定的時間內(即時、每天、每周)給用戶發送Google最新搜尋的資料，剪報就成為過去式了，自訂與自動化將增進汲取資訊的效率。

Google快訊有幾個特點，例如：

1. 增進效率：專注於自己所需要的訊息，並且在固定時間將該訊息傳送到用戶的Gmail。
2. 監控情報：對某項的新聞或網站的情報可以加以監控與利用以便更進一步掌控狀況。
3. 了解動向：對於自己興趣的事件或研究報告可充分掌握其變化動向。
4. 追蹤訊息：對競爭對手或業界訊息可追蹤其狀況。
5. 維護名譽：了解他人對自己或企業的評價。

實際操作

步驟：1. 打開Google的網站。

步驟: 2. 點選「快訊」

步驟：3. 設定快訊主題

步驟 4. 修改及建立更多快訊

步驟 5. 顯示結果

在此透過Google的Gmail來接收快訊的訊息，可以點選Google快訊所傳送的資料，檢視裡面的內容，因此我們就不用每次都使用Google來搜尋目標資料。透過快訊能讓我們節省許多精力與時間，對忙碌的業務人員是一個好用的功能，協助我們追蹤競爭對手的資訊並且收集許多商業訊息，這些資訊全部集中在我們的電子信箱裡，方便我們擷取與利用。