業務寶典-以Excel為分析工具 [資料分析篇]

銷售是一種非常有藝術性的行為，很少人與生俱來，也有很多人怎麼學也學不會，銷售技巧有一些固定的銷售話術和行為，但是，其中的所隱藏的道理絕對是高深莫測。所以，臺灣人有句諺語:「生 意子！歹生」。這表示人的個性會影響個人的行動與持續行動的意願；畢竟，從事業務必須要有很強的協調力與忍耐力。如果經不起他人的責難、也承受不了別人的 眼光，則從事業務這項工作就是非常痛苦的差事。坊間有很多寫給業務人員的書，大都是使業務人員如何成為一位銷售冠軍的方法。因為這些書籍大都是一些身經百 戰的成功人士所撰寫，書中充滿他們的寶貴經驗，非常值得想要成為或已成為業務人員參考。假如你曾經買過這些書的話，看完之後的感覺不知如何？有沒有照著書 上所指示的方法去做呢？三個月後的感覺又如何呢？相信各位讀者與筆者的感覺是差不多的。剛讀完之後，充滿驚奇與信心、躍躍欲試，可是照表操課一段日子之 後，隨著時間的消逝，漸漸的發現他的經驗並不等於您的經驗，接著又是以原來的方式從事自己的業務工作。台灣有句諺語是專門追女友的「撇步」：「一錢、二緣、三水、四少年、五好嘴、六敢跪、七皮、八棉爛、九強、十敢死」，說不定使用這些方法來從事業務工作還能得到更大的效果。

業務人員對數字是很敏感，但是大部分著重於業績達成率、銷售數量等等。其實，還有許多方式可以來研究您的客戶、業績狀況和市場分析等等，先了解這些並抓住問題點，把它解決掉之後，幫自己解決問題也就是幫客戶的忙，彼此的關係就有可能更進一步。

當業務人員要分析自己的資料時，發現公司的電腦軟體功能無法達成，甚至要MIS人員從新設計。也有可能有資料可供利用，但是你卻不知道如何使用電腦工具來計算。這本書使用的電腦軟體工具是Excel，因為這個套裝軟體是非常普遍，而且也容易上手。所以筆者利用Excel裡的函數、繪圖、樞紐分析表來進行業務分析，以最簡單的方式讓讀者容易了解及操作而不是用一些迷惘的銷售術來包裝。

這 本書是討論從事業務工作當中，業務人員所面對的分析、預測與計畫的問題，這些問題應該如何著手才好；另外，預測的問題是業務人員幾乎每週或每月都會遇到的 工作，不做又不行，做了又不準。所以，此書利用預測工具使數字更加接近目標值，然後利用這些數字來進行銷售計畫的數字化管理。

筆者才疏學淺，這些書籍的內容可能沒有解決讀者的疑惑，或者讀者想要更進一步了解其中的問題，請來函斧正。歡迎到我的部落格blog.ahwii.com提出您的高見，筆者將很樂意提供拙見，相互切磋。

感謝默默協助此書出版的人！

學習重點：

Part 1　業務人員必須具備什麼樣的管理知識才能經得起考驗。

Part 2　學習進階Excel函數功能，奠定業務分析、管理基礎。

◆ 條件式統計：計算某目標的數值，使統計更加精確化。

◆ 「小計」運用：項目分類計算並統合各分類數值。

◆ 引用其他記錄：取得其他儲存格的數值並計算。

◆ 動態選項：可選擇目標選項來統計儲存格的數值。

Part 3　將銷路記錄加以分析，取得目前銷售狀況，以應付未來策略制定。

◆ 資料庫的基本概念：資料庫準則的應用。

◆ 樞紐分析表及圖的應用：瞭解銷售記錄以不同觀點的表及圖產生多樣面向。

◆ 業績成長、衰退，並找出其中優劣原因：取得排序結果，比較各項目的銷售狀況。

◆ 資料庫計算應用：項目統計，得到比例和總和的數值。

Part 4　強化自我預測能力，以增加銷售數量，降低存貨過量與缺貨現象。

◆ 各種預測方式：取得預測方式總體概觀。

◆ 時間系列預測：銷售記錄以時間關係計算未來銷售量的方式。

◆ 探索 / 因果方法：項目間關係的探討，並計算彼此影響程度。

◆ 衡量預測準確性：衡量各預測值並選擇最小數值差距的方法。

Part 5　擬定銷售計劃步驟，計算銷售目標，產生未來執行業務行動準則。

◆ 銷售目標制定：以組織、時間、產品三軸為制定銷售目標的依據。

◆ 行程計畫表制定：行程計劃表以時間為軸，控制計畫遂行的目的。

◆ 認識產品生命週期：研究年度銷售以瞭解差異，並分析產品生命狀況。

◆ ABC重點管理：辨識重點產品及客戶，以執行重點管理。

◆ BCG成長-占有率矩陣：瞭解產品市場及成長佔有率，以提供決策制定。

◆ 郵件合併列印：將EXCEL的客戶名單透過WORD的合併列印功能連續列印郵件或Email。

Part 6　將銷售記錄進行運算、分類、排序、查詢，並擷取有用資訊。

◆ 清單功能：容易建立表格，包含統計及篩選功能。

◆ 篩選功能：將目標記錄透過篩選或進階篩選擷取出來。

◆ 隔行上色：將篩選記錄隔行上色以利閱讀。

◆ 合併不同表格：整合分散記錄並合併一份統計其數值的報表。

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