2008年5月5日 星期一

Google與Outlook互通有無-行事曆大融合

在時間管理的工具中,行事曆占有很大的份量,我們可以透過它來安排時間,規劃行程。如果是使用Exchange更可以與同組織的人員互通,我們彼此都知道哪個時間可以利用,因此達到互補的功能及任務協同作業的規模。可惜的是你如果要擁有Exchange,除了此軟體之外,你必須另外買2003 or 2008 Server 軟體,還有硬體的Server,少說也要15萬以上。你如果是一個虛擬組織,或者小公司,或者SOHO,或者學生,或者只是朋友之間將自己的行事曆與他人相通,是不可能花費這麼高的代價。 Outlook 2007有點進步,你可以將行事曆公布在網頁上,但是不能更改,也不能與他人互換。Google Calendar卻有這個優點,你可以加入相關人員的日曆,我們彼此互通,互相規劃,在排行程時可以考量我們的時間。可惜的是,很多人習慣用 Outlook行事曆,兩大重要的軟體卻是缺少互動。Outlook 2007在這方面也有改善,你可以加入Google Calendar,但是Google Calendar卻無法導入Outlook,所以第三方軟體就出現了。在我與偉龍所寫的<<數位時間管理達人>>曾介紹有一個軟 體gSyncit可以達成這個目標,讓兩大軟體互通有無,我在Outlook規劃行事曆,上傳到Google Calendar,成為網路版就可以讓特定人員來看我的行程,也可進一步修改。
最近有一個好消息,Google Calendar的美國版已經開發出來,可以導入Outlook,但是中文版目前還沒開放。不要緊,以下的步驟我將介紹如何安裝這個軟體,雖然是英文介 面,但是在中文環境使用完全沒問題。

Step 1. 設定美國版
進入Google 日曆之後,點選右上角的"設定",然後轉入設定頁面。在"一般"的"語言"選擇"English(US)",再按"儲存"


Step 2.複製同步化文字
回到主畫面,就變成英文頁面,你就會發現一紅色的字體,將這些字體複製起來。如果你點選這些字體會跑到中文說明,並不會找到我們要的檔案。


Step 3.搜尋檔案
因為中文版還沒有發行,所以必須使用英文版。將剛剛複製的文字以Google搜尋,就如下圖所示,找到Google Calendar Sync: Getting Started,並點選。


Step 4.下載檔案
來到英文版的說明,找到下載檔案,就如下圖說明,點選該文字就可以下載了。

Step 5.設定說明
下載完檔案之後,點選該檔案就可以安裝,注意!必須先把Outlook關掉。
安裝完畢之後,就要開始設定,請輸入你的Gmail與密碼,然後有三個同步方式供你選擇。第一個是雙向兩個互通,第二個是單向只有Google到Outlook,第三個是單向Outlook到Google。接下來輸入每隔幾分鐘同步一次,然後按Save就完成了。


Step 6.恢復原狀
一樣按Setting,然後點選"中文(繁體)",就可回到原來的中文畫面。


Step 7.雙向同步
程式安裝完畢之後,右下角應該有此軟體的圖示。使用滑鼠右鍵點選這個圖示,然後選擇"Sync",接下來就導入Outlook行事曆的排程。


4 則留言:

若水 提到...

Google Calendar Sync 不支持win2003

Ahwii的一畝田 提到...

您所寫的win2003是指Office2003的Outlook嗎?
如果是的話,謝謝提供資訊
因為我是用Outlook 2007
所以沒有測試2003到底可不可用
如果其他網友有2003的話
可以試看看
可不可以?

若水 提到...

我说的是Windows server 2003,不过我找到解决方法了,右击安装程序属性,在“兼容性”那里选择以WindowsXP兼容模式来运行程序,就可以在server2003上安装GoogleCalendarSync了。

This is Gavty 提到...

outlook 2003 可以使用!!