最佳化每日與每週的最佳產能

原文

最近我在卓越的GTD系統發佈我的新觀點，Zen To Done (ZTD):Zen To Done (ZTD): The Ultimate Simple Productivity System(繁體版)，這是我發佈10個習慣中的第九個。

GTD喪失一項重要的觀點就是結構，我認為David Allen有目的的忽略是為了達成”心靜若水”的更高境界，此境界就是你已經準備好可以處理任何事情。你就如液體般的流動，而以你自己的方法應付一切事務。
這對某些人士就如David而言是非常美妙的事情，但是對其他人而言就會產生有點混亂的感覺。
因此ZTD習慣9是:新增每週與每日的例行公事。此習慣增加了從GTD喪失的結構，提供給你每日與每週更有條理與沉著的感覺。
也有可能大大的簡化你的工作及生活雜事，你的日程就不會太過混亂與複雜，你能群聚你的類似任務並且批次處理它們，你能確定你真了想要做這些事情才會去處理。
更重要的是促使你控制你的日程，而非使你救難於絕望中與逐流於未來要求。沒有例行公事，我們就沒有好對策來對即將到來的要求說”不”，每個人想要我們的時間與每個網站想要我們關注的召喚時，我們總是點頭以待。如果你無法將重要的事情做好了話，這就不是一個好辦法。
牢牢地控制你的生活。規劃一些例行公事與學習去了解它們。
以下有一些方法是執行那些的訣竅
• 工作的任務:列舉一些在你的工作期間想要或必須完成的事情的全部清單。這可能就如每週回顧的大事或文書工作或報告之類的小事，或者每日清除你的實體的收件匣、每日一早設定MITs、檢視你的目標、與你的老闆商討進度、將email清空、回電、書寫、設計之類等等。
• 個人的任務:處理與你個人生活方面同樣的事情。這些事情可能包含運動、瑜珈、冥想、日誌撰寫、閱讀、看看RSS還有家事與差事就如支付帳單、計算收支平衡、洗衣、例行清潔工作、採買日用品、寵物的事情，小孩生活上的雜事、去銀行一下、到郵局辦事、準備小孩的午餐等等。
• 批次處理:看看你的清單還有找一些方法將小事兜在一起。這會節省你的時間與切斷干擾事項。例如:如果你要採購日用品、去銀行一下、到郵局辦事還有到寵物店時，在清單上將這些列在一起並標示為”差事”，一天必須完成這些事情。每週有處理個人雜事的”書桌天”，關心一下你的郵件、支付帳單、計算收支平衡、儲存個人報告、準備郵寄物品、規劃每週晚餐菜單與增添日用品清單。工作上，你可以一小時之內批次處理所有的電話，一小時期間批次處理email，批次處理文書工作等等。
• 每日清單:現在看看你的清單並檢視哪個必須每日處理。有可能是email、回電、規劃MITs、寫日誌、運動、閱讀RSS、整理你的實體收件匣還有更多東西等等。規劃你的每日例行公事。不要安排到每分鐘，但是當你要執行每日的任務時就需要每日設定某些時段。我的提議是有個早上例行公事與一個一天結束的例行公事(一天工作的結束，上床之前)。留下一天的中間時段(一天中最大的部份)開始完成你的的MITs還有其他事務。
• 每週清單:每週處理一次或兩次(或更多)的雜事，但是並非每天，應該在你的每週例行公事中。這些事情就像你的每週回顧、洗衣、檢視目標(這個可能放在你的每週回顧)、整理房子、運動(例如:如果一星期運動三次的話)、差事、財務規劃、你的書桌日、庭園工作等等。整週都安排這些事情，每日不要堆積太多。最多一天2-3項事情就夠了。理想的組合是每日1-2項。如果你每週有太多任務以致於每日需要做3-4項或更多的事情時，你可能必須簡化，否則就很難維持這個排程。不是將一些事情批次放在一起就是取消最不重要的任務。
• 試看看:現在你規劃你的每日與每週的例行公事，讓它實施看看。就每日例行公事而言，設法至少堅持一週。當週結束就要檢視它處理狀況。如果這些事情無效，調整一下。就每週例行公事而言，看看是否你可以至少堅持兩週(除非真了無效，此案件應該根據你的實施狀況調整)。調整看看再試一遍，直到找到對你有效的方法為止。
• 堅持到底:這是個技巧，很容易規劃例行公事，但是比較難堅持下去。如果你能堅持30天的話，你就會找出一個對你有效及很棒的例行公事規劃，它就會成為你的習慣。你又會找到更加沉著和掌控生活的感覺。你如何堅持30天呢?來個30天堅持的挑戰吧!使你自己得到獎勵，在公共場合提出來吧!將你的例行公事貼在家裡的牆上並且靠近你的書桌，當你做這些的時候，不要有任何其他的目標或進行習慣的改變。如果你真了能將你的精神與專注持續30天的話，它就會自動自發並且只需小小的精神花費即可。