Zen To Do(ZTD)最佳簡易生產力的方法

以下文章翻譯自Zen Habits

“這是關於習慣與執行力，而非系統或者工具”

到目前為止就你所能認知的，我是GTD的超級粉絲。曾經創造的方法中，它是最佳的生產力系統之一。但是，它並非完美無瑕，就是這個原因，我有新生產力的系統給你：禪定(Zen To Done,ZTD）。

為何要”Zen To Done”呢？好吧!首先，此部落格稱為禪習慣（Zen Habits），還有”習慣執行” 對我來講聽起來並非很棒。有時我也考慮”簡易執行”(Simple To Done)，但是縮寫似乎不是很好。第二，ZTD擷取新系統所需要的精隨：就是簡單化，注重執行，在此時此地，而非放在計畫和系統上。

如果你在執行GTD有產生問題，ZTD可能適合你，就像和它一樣棒。它著重於為了GTD的需要來改變習慣，在更多的實務方法上，比較注重執行力，簡單化，並且增添一個簡單的架構。閱讀底下內容能得到更多的資訊。

概觀
ZTD試圖說明許多人在執行GTD所產生的5種問題點。我應該注意GTD並非真了無瑕疵，真了不需要修改，但是各人有各人的不同狀況，ZTD是需要客製化以至於更好地符合不同個性型態的方法

ZTD說明人們執行GTD所遇到的5種問題點：

1) GTD一系列的習慣改變方法:最主要的原因是為何人們會降低使用GTD系統—有一大堆習慣需要改變並且馬上嘗試全部功能。假如你閱讀足夠的”禪習慣”，你會認知一次注重一種習慣是最好的方法，還能保證最大的成功機率。另外，GTD執行者(GTDers)不會實施習慣改變的方法(我在網站上談論過這個現象)來改變他們的習慣。

解決：ZTD一次只注重一種習慣。你並不需要馬上就採用整個完整系統—會使你不知所措，如果你一次做太多，的確太過困難以至於無法注重習慣的改變。代替方法是一次只注重一樣，階段性採取系統方法。使用習慣改變方法(30-day challenge、承諾、報償、motivation hacks等等)就能成功地採用每一樣新習慣。

2) GTD不夠注重執行力。當他被稱為Getting Things Done，大部分時間是在我們所信賴的系統之下搞定，我們就經常結束執行。在這本書裡，一旦實現此優良系統時，就會將更多的焦點放在擷取和處理的階段而不是實際上執行的階段。

解決:ZTD更注重在執行力—在簡易及無壓力的態度之下，如何實際完成你的任務。

3) GTD對許多人來講是太過鬆散。這是GTD出色的原因之一—它缺乏結構性，在短暫之間就可制定下一步的決策，但是也有可能讓許多人產生巨大的困擾的原因。在他們的日子裡某些人需要更多的結構，GTD就有可能使人迷惘。不同人擁有不同的型態。

解決:ZTD提供一些習慣來滿足。一旦你簡單地計畫你的three MITs for the day 和 Big Rocks for the week與例行性的習慣，你就會為你設定每日和每週的例行性計畫。這些習慣就像所有ZTD的習慣，是可選擇性。如果這些對你並沒有用，就不用採用他們。但是對許多人來講，他們將完美地讚揚其他GTD成功的部份。

4) GTD試圖解決太多事情。最後使你壓力過大，GTD無法辨別生活中所有即將到來的雜事，又一次成為美好事物的一部份。但是問題是我們將每樣事情列在我們的清單裡，最後將可能負載更多。我們設法執行清單裡的每樣任務。這並非執行GTD的真正問題，問題是我們如何完成他們。

解決:ZTD重視簡單化。盡可能移去盤子裡的雜物，這樣才能關注重要事件的執行，並且將他做的更好。

5) GTD不夠注重目標。GTD純粹是由下而上，跑道水準的系統，一旦談論更高階層的水準，涉入就不會太深。就結果論，GTD更注重執行任何到你身邊的事情，而不是執行你應該做的—就是重要的雜事。

解決:ZTD，就如上面所提，要求你去證實這星期和這天你想要做的重要事件。在ZTD的另外習慣是每星期檢視你的目標，成為整年持續注重他們的方法。GTD也包含這些元素，但是ZTD將它擴展。

再一次申明，GTD是很出色的系統，並且非常有效。但是ZTD提出一些問題點使人們必須實施它，並且在真實的生活中採用。

ZTD的十種習慣

假如可能的話，這裡的每一種習慣同時只能被學習及實作一次，或最多只能2-3次即可。30天內注重你的習慣的改變，然後移往下一步。下面清單的順序只是建議而已—採取任何對你最有效的順序，而且並不需要採取全部10種習慣。試看看並找到對你的工作型態最有效的方法。習慣1-8是最重要的要素，但是我建議習慣9-10也要嚴重的考慮。未來我將補充這10個習慣的內容。

1.蒐集習慣:隨時隨地擷取ubiquitous capture，攜帶一個小型筆記本(或任何對你有用的擷取工具)並且寫下任何任務，想法，專案，或者任何閃入你的腦袋的其他資訊。然後從你的頭腦拉出來並寫在紙上，因此你就不會忘了它。這一段跟GTD是一樣的。但是ZTD要求你去採取一種非常簡易，可攜性，容易使用的工具來擷取—一本小型筆記本或者小型可摺疊索引卡片就是最好的工具(但是這不是明定)，簡單化是因為他們比PDA或筆電更容易使用和攜帶。越簡單的工具就越好，當你回到家裡或辦公室，清空筆記並移到代辦事項清單(簡易代辦事項清單將會有用—場合清單會在比較後面的習慣說明)。更多資訊。Read more.

2.處理習慣:快速制定決策處理收件匣的事務而非拖延。堆積雜事將耽擱決策的制定。Process your inboxes (email、實體、語音、筆記)至少一天一次，如果需要頻率增加。一旦進入處理，從上而下執行，每一項目制定一個決策，就如GTD一樣:執行它(如果花費2分鐘或更少)，丟掉它，指派它，將它歸檔，或者謄入代辦事項清單或者行事曆稍後再做。檢視Getting Your Email to Empty與Keeping Your Desk Clear會取得更多的資訊。

3.計畫習慣:設定每週，每天的MITs。每週列出你想要完成的Big Rocks，優先計畫這些。每天新增1-3 MITs清單(原則上是今天的大事)並且確定可以完成他們。Do your MITs early in the day 到 get them out of the way並且確定他們都會被執行完畢。

4.執行(專注)習慣: do one task at a time, without distractions.。這是ZTD最重要的習慣之一。你必須只能選擇一項任務(最好是MITs的一項)並且注重它以及排除其他所有。首先消除所有分散的事務。關掉email、手機，如果可以的話網路也要(或者關掉不必要的視窗)，堆放在桌面(如果你了解習慣2，這應該是相當容易)。然後，如果喜歡的話，設定時間，或者盡可能拉長時間之下注重你的任務。不要分心，假如中斷任務時，寫下任何需求或將來的任務/資訊到你的筆記本上，然後以後才能處理後續任務。不要設法一次處理多項任務。檢視How NOT to Multi-Task可取得更多資訊。

5.簡易信任系統習慣:維持簡易清單，每日檢視。基本上跟GTD是一樣的—擁有場合清單，例如@工作、@電話、@家裡，@差事，@等待等等。ZTD建議你盡可能維持清單簡單化。不要增加更複雜的系統，不要持續嘗試新工具，將會浪費時間，或者可能的話使用簡單的清單程式。你並不需要計畫手冊或者PDA或者Outlook或者複雜的標籤系統。只要一種清單可用在每一個場合和專案上並且提供你每日或每週檢視即可。可聯接行動到專案和場合也是不錯的。保持簡易，注重你目前必須執行的任務，而不要只是玩弄你的系統或者工具而已。

6.處理習慣: 任何事情在一個地方處理。所有未來的雜事放入收件匣裡，在那裡將會有你的場合清單和行動資料夾，或者檔案儲存系統，假如要指派的話，將存放在寄件匣裡，或者丟進垃圾桶裡。立刻將事情放入它們所應該歸屬的地方，代替堆放起來稍後整理，這將會使你的桌面保持乾淨以致於你能專心注重你的工作，不要拖延—將事情推的遠遠的。

7.檢視習慣:每週檢視你的系統及目標。GTD’s weekly review是非常棒的，ZTD幾乎是完全包含在內，但是將更多的焦點放在每週的目標上，在GTD已經有了，可是並沒有強調此重點。在每週檢視期間，你應該重溫每個年度目標，查看最後一週你所做的進度是什麼，並且決定在下週你將要採取什麼步驟使他們更向前一步。一個月一次，挪出一點時間來看看月份及年度目標檢視，並且每年你應該執行年度目標和生活目標的年度檢視。

8.簡易習慣:減少成為必要的目標及任務。GTD的問題點之一是試圖應付所有未來的任務。但是這能讓我們超載，將不需要移除並注重在重要的任務上(MITs)。所以替代的是，ZTD要求你去檢視你的任務還有專案清單，看看是否能簡化他們，Remove everything but the essential projects and tasks，你應該將焦點放在他們身上。簡化你的承諾，還有未來的資訊流。確認你的專案和任務能排列在你的年度和生活目標。在每日的基礎上(短暫地，小規模)，週期檢視上，還有月份檢視上執行任務。

9.例行習慣:設定並保持例行工作。GTD是非常鬆散，它可以是優點也可以是缺點。缺點是因為有些人需要更好結構。嘗試新增例行性的習慣，看看是否對你會比較好。一個morning routine(例如)可能包含檢查你今天的行事曆，瀏覽場合清單，設定MITs，行使、處理email和收件匣，執行今天第一個的MITs。An evening routine包含再一次處裡email和收件匣，檢視今日狀況，寫下日誌，準備明天的事情。每週例行事項可能包含出差日、洗衣日、財務日、每週回顧、家庭日等等。隨你的方便為主—設定你的專屬例行事項，使他們更有用。

10.找到你的位置的習慣: seek work for which you’re passionate.搜尋你工作的熱情。這將是你最後的習慣，但是同時也是最重要的。GTD管理生活上的任務是非常好的工具，不要拖延他們。但是如果你對你的工作充滿熱情，就不要拖延—你將會喜愛這個工作，並且想要做更多的事情。在此塑造這個習慣正是要持續搜尋讓你保持熱情的引線，還有看看是否當你找到他們之後就會使你的生涯超脫原來。Make your life’s work something you’re passionate about，不要擔心你所做的事情，你的任務清單就像是獎賞的清單。

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