2007年8月2日 星期四

簡化GTD複雜的方法

翻譯自Zen Habits


看一看這個方法的建置,recent CNNMoney article發佈有關David AllenGTD的消息,概略DavidGTD建置狀況。

太過複雜的方法

當然,這只是我的意見,但是GTD主體是處理生活上的案例,並擁有良好概念的強大系統,可是一旦完成之後,就覺得此方法需要使用過多的工具並且太過複雜。

並不需要如此作法

沒有任何緣由使GTD如此的複雜,在寫下此標題之前,我想我用圖畫式的方法描寫複雜的程度,並且如何使它更加簡易。

以下為David Allen vs. Leo Babauta的比較

David的工具

  • 五層桌上型收件夾
  • 專為有USB hubiPod、數位相機、手機、標籤機、電子錄音機、外接式硬碟等所使用的筆記型電腦。
  • Palm Treo 萬用手冊及手機
  • 專為GTD雜事及emailLotus Note軟體;WordExcelPowerPoint
  • 雙抽屜式的檔案櫃
  • 公事包
  • 5個塑膠製移動式檔案夾
  • 桌上型萬用手冊

Leo的工具

  • 配備Moleskine的筆記本及筆
  • 單層桌上型收件夾
  • 桌上型電腦
  • Firefox瀏覽器、GmailGoogle DocsWordPress

這樣就足夠了!我不用攜帶公事包、手機、Palm的萬用手冊、移動式檔案夾,我只有單層抽屜的檔案系統,但是我不再使用它。我很快就會將檔案清理乾淨或者放入儲存室。我並不需要桌上型萬用手冊因為我沒有一大堆的雜事可以處理,當然我也不用使用PowerPoint

現在,我首先必須承認David Allen的生活與我完全地不同他比我有更多的事情需要執行,但是這是我的意見如果你能簡化自己的生活,就不需要所有的工具。

我所說的會比David Allen還好,或者我的建置會比較好嗎?不!他人必須使用他所需要的部份來使用,我也是這樣子,但是一旦你看到這些建置時,你認為誰會花費最少的時間來維護他的系統,並且你認為誰會從此系統得到最小的壓力?當然這是有爭議點,但是我只是提供我的方法而已。

練習的重點是建議我們注意如何建置我們所使用的部份,看看是否值得簡化這個建置。提供構想,減輕最小。

如果想要簡化你的系統和工具,這裡有些建議:

  • 減少收件夾:雜事到底有多少不同的管道進入你的生活呢?你有5個不同的處所,在家裡或工作場所,這些紙張是如何進來及存放呢?email、留言、RSS feed等等又如處理呢?減少這些雜事來簡化整個系統。
  • 只要有一個清單工具:你是否有一個在手機裡,一個在電腦裡,一個在紙張式的企劃工具裡?太多地方需要檢視及追蹤,選擇一個即可並整理它。
  • 考慮使用紙張:紙張是非常容易攜帶,並且非常簡便。容易使用並能適合你的需求。可以在電腦上、路上、工作上、家裡等等使用,對我來講,它可能是最簡便的建置工具。
  • 使用線上工具:我需要在多個場所處理雜事,所以完全線上建置工具對我而言是非常重要。我並不需要儲存文章或工作文件到我的硬碟裡。我只使用GmailGoogle Docs(還有使用WordPress來發佈部落格),好處是並不只從任何地方都很容易進入,而且也很容易搜尋資料,所以我不會擔心儲存及處理的問題。
  • 處理之前就減少:如果有比較少的事情處理,在處理上就比較容易。我想David的問題是太多雜事需要處理,那就是為何他需要公事包與移動式檔案夾和桌上型萬用手冊,還有5層收件夾。首先,如果他有Palm Treo和筆電,為何還要攜帶所有文件呢?將雜事放入電腦而不是將它列印出來。告訴他人Email雜事給你而不是使用紙張。他是老闆!即使對他是不可能,但對我們其他人員是有可能。我們可以減少我們所擁有的雜事數量,因此,就不需要真正處理它們。
  • 減少需求:這跟上面重點有所關聯,但是讓我提供另外一個案例取代只是降低你的雜事:為何人們需要複雜還且有豐富功能的程式就像MS Word?當然有許多不同原因,但是大部分是因為想要在某些方式,有不同理由來格式化文件,但是在文件中的資訊也只是該資訊而已萬一你要簡化它所需要的格式呢?對某些人是不可能的事,但是我發現對我是可以的,對你可能也是可行。然後你就不再需要Word…你可以使用Google Docs或者一些簡單的程式。思考一下你的需求還有看看哪些可以簡化然後你所使用的工具也是可以這樣做。

原文

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