簡化GTD複雜的方法

翻譯自Zen Habits

看一看這個方法的建置，recent CNNMoney article發佈有關David Allen及GTD的消息，概略David的GTD建置狀況。

太過複雜的方法

當然，這只是我的意見，但是GTD主體是處理生活上的案例，並擁有良好概念的強大系統，可是一旦完成之後，就覺得此方法需要使用過多的工具並且太過複雜。

並不需要如此作法

沒有任何緣由使GTD如此的複雜，在寫下此標題之前，我想我用圖畫式的方法描寫複雜的程度，並且如何使它更加簡易。

以下為David Allen vs. Leo Babauta的比較

David的工具

• 五層桌上型收件夾
• 專為有USB hub的iPod、數位相機、手機、標籤機、電子錄音機、外接式硬碟等所使用的筆記型電腦。
• Palm Treo 萬用手冊及手機
• 專為GTD雜事及email的Lotus Note軟體；Word、Excel、PowerPoint
• 雙抽屜式的檔案櫃
• 公事包
• 5個塑膠製移動式檔案夾
• 桌上型萬用手冊

Leo的工具

• 配備Moleskine的筆記本及筆
• 單層桌上型收件夾
• 桌上型電腦
• Firefox瀏覽器、Gmail、Google Docs、WordPress

這樣就足夠了!我不用攜帶公事包、手機、Palm的萬用手冊、移動式檔案夾，我只有單層抽屜的檔案系統，但是我不再使用它。我很快就會將檔案清理乾淨或者放入儲存室。我並不需要桌上型萬用手冊因為我沒有一大堆的雜事可以處理，當然我也不用使用PowerPoint。

現在，我首先必須承認David Allen的生活與我完全地不同—他比我有更多的事情需要執行，但是這是我的意見—如果你能簡化自己的生活，就不需要所有的工具。

我所說的會比David Allen還好，或者我的建置會比較好嗎？不！他人必須使用他所需要的部份來使用，我也是這樣子，但是一旦你看到這些建置時，你認為誰會花費最少的時間來維護他的系統，並且你認為誰會從此系統得到最小的壓力？當然這是有爭議點，但是我只是提供我的方法而已。

練習的重點是建議我們注意如何建置我們所使用的部份，看看是否值得簡化這個建置。提供構想，減輕最小。

如果想要簡化你的系統和工具，這裡有些建議：

• 減少收件夾:雜事到底有多少不同的管道進入你的生活呢？你有5個不同的處所，在家裡或工作場所，這些紙張是如何進來及存放呢？email、留言、RSS feed等等又如處理呢？減少這些雜事來簡化整個系統。
• 只要有一個清單工具:你是否有一個在手機裡，一個在電腦裡，一個在紙張式的企劃工具裡？太多地方需要檢視及追蹤，選擇一個即可並整理它。
• 考慮使用紙張:紙張是非常容易攜帶，並且非常簡便。容易使用並能適合你的需求。可以在電腦上、路上、工作上、家裡等等使用，對我來講，它可能是最簡便的建置工具。
• 使用線上工具：我需要在多個場所處理雜事，所以完全線上建置工具對我而言是非常重要。我並不需要儲存文章或工作文件到我的硬碟裡。我只使用Gmail和Google Docs(還有使用WordPress來發佈部落格)，好處是並不只從任何地方都很容易進入，而且也很容易搜尋資料，所以我不會擔心儲存及處理的問題。
• 處理之前就減少：如果有比較少的事情處理，在處理上就比較容易。我想David的問題是太多雜事需要處理，那就是為何他需要公事包與移動式檔案夾和桌上型萬用手冊，還有5層收件夾。首先，如果他有Palm Treo和筆電，為何還要攜帶所有文件呢？將雜事放入電腦而不是將它列印出來。告訴他人Email雜事給你而不是使用紙張。他是老闆！即使對他是不可能，但對我們其他人員是有可能。我們可以減少我們所擁有的雜事數量，因此，就不需要真正處理它們。
• 減少需求：這跟上面重點有所關聯，但是讓我提供另外一個案例取代只是降低你的雜事：為何人們需要複雜還且有豐富功能的程式就像MS Word？當然有許多不同原因，但是大部分是因為想要在某些方式，有不同理由來格式化文件，但是在文件中的資訊也只是該資訊而已—萬一你要簡化它所需要的格式呢？對某些人是不可能的事，但是我發現對我是可以的，對你可能也是可行。然後你就不再需要Word…你可以使用Google Docs或者一些簡單的程式。思考一下你的需求還有看看哪些可以簡化—然後你所使用的工具也是可以這樣做。

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