ZTD習慣8:執行絕對重要任務並降低所有雜事

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最近我在卓越的GTD系統發佈我的新觀點，Zen To Done (ZTD): The Ultimate Simple Productivity System(繁體版)，這是我發佈10個習慣中的第八個。

如果你喜歡我的文章的話，你會擁有一長串的任務清單，或許已經在不同的場合中（工作、家裡、出差、電話等）實施了。可能你的任務清單太多以致於無法負荷得了。因為每天都有新任務產生，所以無法完完全全解決掉。

簡化你的清單直到必須項目的最低限度，你可以從複雜的計畫系統中減少需求。

過多的代辦事項清單是實施GTD的問題之一，就如我以前所提的，他確實是優秀的系統。但是沒有任何的優先項目，每件事都要謄入到你的清單裡。到後來就難以承受了，然後你就過了極端忙碌並且想要趕緊完成所有的任務。

今天我們要看看ZTD習慣8:簡化-減少目標及任務並選擇必要項目。

首先讓我們來想像此理想的情境。最近我開始簡化我的時間管理系統，我仍然有一大堆事情要做，但是我不再看著他們，我開始執行削減的方法，專注於真正重要的項目。

現在我的代辦清單基本上是我今天想要做的三項最重要的項目。我也有一些小任務的清單，我想一次全部解決，通常是30分鐘左右，把今天剩餘的時間留下來處理更重要的任務。我仍然使用行事曆，提醒我重要的約會，但是它不是真正的時間管理工具。我不再需要時間管理工具，我每天簡化我的清單到3項就足夠了。

你如何理解這些重點呢？以下有些關鍵的步驟:

• 減少再減少:花許多時間來檢視你的任務及專案清單，看看你能將他們簡化多少。把它當成一項挑戰吧!試看看是否你能砍成一半!如果你有50個項目的話，砍了25個吧!然後在往後的日子裡砍掉比以前還多。你要如何減少你的任務呢?有時後此項任務已經過時了而且不再需要了。削除這些吧!有時任務可以委託他人。做了吧!關掉吧!持續下去有更多的秘訣。
• 了解什麼是必要的:你如何知道什麼是必要的呢?依據你所認知的主要目標而定，如果需要的話其他目標也行。你應該每次只專注一個目標，但是你想要做2或3個，也是可以。但是不要做10個目標或任何事項。那些目標應該是你的必要專案。假如較小的任務能協助你完成那些目標也是必要的項目，如果沒有關聯就不是。
  
• 降低你的承諾:你答應了多少個專案呢?你做了多少件本份以外的雜事呢?你不要再往身上攬了。你必須學習說”不”，並且評量你的時間足不足夠。如果你已經說”好”了，仍然有可能說”不”的機會。只要誠懇的面對他們並告知他們你有好多急迫的專案要完成，不能夠答應這個項目了。漸漸地，你會將承諾降低到非常少的數目，你只需要擁有那些真正提供你生活上愉悅及價值的承諾即可。
• 降低資訊流:最近我減少大部分的RSS feeds的程序。我也移除我要回覆的emails數量。現在已經超過一年了，我沒有讀報紙、看電視(除了DVD以外)還有雜誌。這些新聞不再提供我任何價值。降低進入你的生活的訊息，也就能簡化輸出。
  
• 每週回顧:你的代辦事項清單應設法建構一週的活動。每週花幾分鐘執行取消再取消的動作。你不需要龐大的清單，做重要的事就能增加產能。
  
• 大事:每週回顧期間，挑出你想要在下週完成的最關鍵的任務。那些就是你的大事。現在將它們規劃到你的排程裡，設定為下週的不同天的第一件事。每週執行那些最關鍵的任務，優先處理，不要將它們拖到很晚才做。
  
• 最高價值:思考一下兩位報社作者的案例。一位是超級忙碌而且每週撰寫出一大堆的文章。那些都是相當不錯的文章，但是事實上這些都是例行公事。第二位作者每週寫一篇，但是他得到了新聞獎並且在新聞業非常有名。從這個文章之中，他取得一個比較大的職業和書籍出版。這個案例有點極端，但是它闡述的重點是以長期而言，有些任務會得到代價，最後其他使你陷入繁忙之中，不再管重要的事了。第一位作者可能整週都留在家裡並且睡覺，他不再改變他的世界(除非那週沒有得到任何收入)。專注那些大任務，將會給你帶來名聲，產生長期的收入，提供你永不止盡的滿意及快樂。做你的大事，取消其他的。
  
• 三項MITs:每天寫下你的規劃系統:在白紙的表單上寫下三項最重要的任務(我在Moleskine口袋型筆記本寫下我的)。那就夠了!一旦你完成之後，劃掉這些任務。有可能的話提供一整天花費在這三項的任務上，或者最少也要挪出前半天在這三項上面。基本上你的MITs就是你每週計畫的大事，任何你必須在今天完成的MIT。
  
• 整批小任務:在一天的活動期間，你要提出一些你真了要完成的雜事或者哪些待會兒會讓你產生困擾。將它們寫在另一張小任務的小清單裡(我的是在口袋型筆記本的底頁)。大部分你不需要馬上處理。只是寫下來等一下再做即可。設定一段時間(可能30分鐘左右)，在當天比較晚一點的時間(或許下午4點以後吧!)整批處理這些小任務。這些有可能是回電、email、寫短信、做一些文書工作等等。試著快速處理這些並且解決掉你的清單。在一天結束之後你有可能剩下少許的任務。最好是留下小任務而不是大事。也要批次處理email，如果你整天都在處理這些電子信件，將會一直中斷你的工作。只要一天1或2次即可。