ZTD習慣2: 處理

原文

最近我在卓越的GTD系統發佈我的新觀點，Zen To Done (ZTD): The Ultimate Simple Productivity System，這是我發佈10個習慣中的第二個。

2. 處理

習慣：快速制定決策處理收件匣的事務而非拖延。

讓雜事堆積會拖延決策的制定。如果你在處理收件匣的時候，快速下決策並將事務歸類到他們所處的地方，事務就不會堆積了。至少一天一次處理你的收件匣，如果需要的話，就要更多的次數。

第一步驟，縮小收件匣。你必須在任何地方檢視你的訊息或者讀取新來的資訊，你擁有越多就越難管理這些事務。縮減收件匣裡的數量，盡可能降到最小的數量來符合你所需的功用即可。

列出你所擷取的資訊，評估每一項來檢視是否它能帶給你價值，並且找出方法來合併或移除收件匣的項目。如果無法帶給你價值，考慮從你的生活中移除。不要想它看看過了一個禮拜的狀況如何。例如：家裡多少個地方可以處理已歸位的新進文件？家裡是否只有一個收件匣容納所有信件、工作文件、學校文件、電話通知、電腦列印、計畫表和更多東西？是否有4個email服務信箱呢？檢查是否你可以傳送全部到一個服務系統呢？你擁有越少的收件匣就越好。有可能的話目標是4-7個收件匣。

下一步，精進收件匣。此階段對我的長期讀者聽起來似乎很熟悉，但是這裡還有其他的東西：切勿讓你的收件匣滿載。這將建立一個巨大的積壓事務來讓你處理，而且確定的是讓你感到壓力。代替的方法是成為你的收件匣大師。

一天一次檢視並處理收件匣。某些收件匣你需要一天超過一次來檢視(我每隔一小時來檢視我的收件匣)，但是頻率不要過高。那會浪費你的時間並降低你的效率及真實生活狀況。但是不要少於一天一次，因為這會將事務堆積起來。堆積是你的敵人。

以下是如何處理的方法：

1. 從上而下處理，制定快速及立刻的決策:開始從收件匣的最上面項目著手，並立刻作決定。不要跳過它或者放到後面或者猶豫不決。

2. 移除:如果不需要就丟了，第一選擇就是做這件事。

3. 指派:你是處理這件事的必要的人嗎？假如不是，委託給其他人吧!並從清單裡取消。

4. 立刻動手做:假如此任務需要花費2分鐘或更少，就動手做而不要添加到你的任務清單。

5. 推延到以後:假如需要花費超過2分鐘，立刻加入到你的任務清單，以後再做吧!

6. 歸檔:如果這只是你所需要的參考資料，就立刻歸檔。切勿使用”雜事”或者”將來處理”檔案—那將會延遲決策。不要將你的事務堆積起來—就是立刻歸檔即可。

7. 切勿在收件匣遺留任何項目:移除或者歸檔。根據你的方法處理每一個項目，直到清空你的收件匣。注意:如果你有數以百計的項目在你的收件匣時，最好把他們移入資料夾等以後再處理(計畫幾個小時來做這些)，然後開始處理這些新項目。

8. 重複處理，清空收件匣:如果你要減少你所擁有的收件匣數目的話，這不會太困難。一旦你清空收件匣就要慶祝一下!這是多麼美妙的感覺。記住:不要整日來檢視他們—計畫你處理的時間—確定切勿不停的通知。