Ahwii業務狂: ZTD習慣6:絕不再遺失物品

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最近我在卓越的GTD系統發佈我的新觀點，Zen To Done (ZTD): The Ultimate Simple Productivity System(繁體版)，這是我發佈10個習慣中的第六個。

組織是老生常談的話題之一，但是可能是全部之中最重要的:一地容納每樣物品，與每樣物品都有它的歸屬。

為什麼它是如此受歡迎呢?因為有用。閱讀底下文章可以找到如何培養習慣與不再丟三落四的方法。

ZTD習慣6:組織--一地容納每樣物品

滿桌都是混亂的紙張嗎？你是否每天都在找車子鑰匙？就在此刻你生活中所需要的物品位於何處，你知道嗎？

你的生活事物可以在一條準則中完全組織起來：將每樣物品歸位。這是一種習慣，我設法教育我的小孩，所以我不用一直在他們的屁股後面收拾，因為這是我所培養的最有用的習慣之一。

以下說明如何達成：

擁抱系統：把所有的紙張都放入你的收件匣（工作中及家裡）。處理收件匣，整理任務，將它們謄入代辦事項清單（還有行動資料夾），歸檔，指派或者丟掉它們。有了這個系統，就不會有不知到怎麼做的問題存在，你就會擁有一組侷限範圍的選擇。
原處搜尋：如果將物品放在櫃檯上、飯桌或書桌上，或者丟在沙發與床上，思考一下：那個地方是它應該放置的地方嗎？它應該歸屬何處呢？如果它沒有專屬的地方，就替它找一個吧！挪出一個地點給那個物品或該物品的種類。車鑰匙？總是有歸屬的地方吧！髒衣服？總不能一直放在床上吧！束縛？就放入櫥櫃中的特殊的盒子並標上＂壓力＂。
簡易歸檔系統：一旦你從收件匣處理那些紙張時，如果未來需要參考就需要找一個場所來存放。不要整疊的堆積，建立一個簡易檔案系統（字母順序排列是最容易的，如果你是個電腦玩家也可使用十六進位方式來排列）。身邊都有空白的標籤和資料夾以便在需要時可以快速製成一個新的檔案，不要害怕做新檔案。不要有＂其他＂的檔案。你也可以稱它為＂等候歸檔＂檔案。
立刻收拾：是的，我知道等一下你會收拾好。它就是會在那裡直到你動手處理。一段時間之後，＂等一下＂就會新增一疊物品及混亂的局面。不要一直等一下。現在立刻動手做吧！
養成習慣：將物品放在它們所屬的地方而不要過夜才做。你會忘記，或者偷懶。做成教條，你需要專注那個習慣達30天之久。實施30天的挑戰，將精力集中在上面直到自動自發為止。
注意過渡時期：當你執行這件事與下一件事之間的時段就是過渡時期。這段時間你應該收拾雜事放在它所屬的地方並且清理雜亂，但是這段時間我們也可以不要思考雜事，只是考慮下一個的問題（或者Gilmore Girls＂奇異果女孩＂的下一集情節）即可。當你擁有＂一地容納每樣物品＂的時候，緊密的注意過渡時期。認知過渡時期將很容易的記住收拾物品。
清理表面：不要將物品丟到櫃檯、餐桌、書桌、床上、梳妝台、咖啡桌或者地上。如果你這樣做，找到另外的場所存放，你就會找到它們。事實上，一但你身在其境時，就應清理所有表面，丟掉一半的雜物還有將剩下的找到歸屬的地方。啊！這不是很棒嗎？誰知道在那底下還有一張書桌呢？
標籤：這是組織者最好的朋友。身邊應有標籤機存在，或者至少有空白的標籤，標籤櫃或盒子，所以你就可以知道物品位於何處。我試想將我的太太與小孩的東西貼上標籤，但是他們做的不好。
評估：偶而檢視每件物品的場所也是不錯的。當你在另外一個地方使用它時，有時無法理解在房間裡也有某件東西。如果你在三個房間經常使用它們，有時放三把剪刀也不錯。有時你需要整理好或者重新處理抽屜或櫥櫃。週期回顧這些物品把一些東西歸放在一起。