2007年8月22日 星期三

隔行上色使資料更清楚

當我們在看銷售報表的時候,內容密密麻麻,看到眼睛都花了,因為銷售記錄有點長,眼睛從A欄看到H欄,常常看不準。如果是閱讀書面報告,大部分的人都是拿一隻直尺對準資料,這樣才不會看錯位置。Excel工作表的記錄如果太多欄位,也可以用分隔視窗將欄位縮短以便對準資料。但是如果能每隔幾行上色也可以達到效果。這是一種顏色管理,必須使用「設定格式化的條件」精靈並在條件裡面設定公式,將工作表儲存格上色就容易清楚辨識。

首先,點選要上色的資料範圍,然後點選「格式」-「設定格式化的條件」。

顯示「設定格式化的條件」對話方塊,選擇「公式為」然後輸入公式:

=MOD(ROW(),2)=1

ROW()是取得參照位址的列號,MOD()是求第一引數除以第二引數的餘數。所以公式是求將列號除以2所得的餘數。所以,A2B2C2…列號都是22÷201就是FALSE,不會執行格式的變化。如果是A3B3C3…的儲存格,列號都是33÷211就是TRUE,會執行格式的變化。所以單列就不會上色,雙列就會。如果要隔三列上色的話,就要改成除以3,隔四列就要除以4

再按「格式」來設定顏色。當公式的條件為真時就會執行格式設定內容。

隔行上色雖然可以對準記錄資料,但是在篩選後,隔行上色就會失效,最主要的是ROW()只能判斷目前所處的列號,篩選後有些欄位會隱藏,ROW()就沒辦法隔行上色,所以使用SUBTOTAL()可以忽略篩選達到隔行上色的效果。

公式應改為:

=MOD(SUBTOTAL(3,A$2:A2),2)=0

SUBTOTAL(3)COUNTA()的意思,所以在A2儲存格就會先判斷A$2:A2(資料範圍)是幾個?答案是1然後1÷2的餘數是1不等於0,所以A2FALSE就不用上色。

點選H欄的「因點」並檢視工作表是否沒有隔行上色,發現此公式確實有隔行上色的效果。


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