時間管理研習會的感想

前幾天永錫打電話給我，詢問我是否可以當今天研習會的小組長。當然可以，這麼好的機會怎麼能放棄呢!於是我懷著學習的心前往，看看能否從永錫的身上得到新知識。我很早就到了，還認識了Pedro ，我們聊起了限制理論TOC ，它可以運用在很多的管理流程方面，解決影響流程順暢的關鍵因素，例如:生產線的不順或產量過少，應該找出影響不順的重要因素並解決它;庫存過多或不足，也是找出重要原因。當然，其中有些重要的技術需要釐清，有興趣的人可以Google一下，找出這些文章。

課程開始了，永錫的經驗及口才真是無庸置疑，將複雜的GTD鋪陳地很簡單，又很順暢。在此也不敢掠其美，重複他的話語。只是有點小感想，課堂上我是沒想到，只是在坐車當中，將講義再次拿起來複習一下，就激起一些想法。

1. MITs減輕壓力否:MITs是zenhabits 這位作者所提倡，他也是GTDer(點選我的部落格左側的GTD標籤也有一些我的翻譯)。但是他在執行多年之後，發現GTD有些弊病，這個弊病是在於你需 要搜集閃過你腦筋的所有念頭，並處理這些蒐集來的雜事。zenhabits認為試圖解決這些雜事，反而會漏掉MITs，MITs才是你今天所要處理的最重 要任務，不要太多，可能三件，也可能是四件，太多你可能處理不完。問題來了，當我們依照GTD的方式，第一步驟就是搜集雜事，是因為GTD認為這些雜事是 造成我們過多壓力的原因，所以我們要趕快解決它們，降低壓力。但是你處理今天的MITs，表示還有很多小雜事沒有處理完畢，這些小雜事就一直累積，壓力是 否又產生的呢?我不知道，這是否心理因素的關係。像我事情不多，我每天只處理幾件的MITs，至於小雜事，留著就留著吧!並不會造成我的壓力。那你呢?如 果你認為你會為小雜事而發狂，就用GTD的方法;如果你的時間緊迫，也不會擔心一些小事，那就用MITs吧!在休息時間，我與Pedro討論MITs有點 像TOC，將關鍵因素解決了，整條流程就順暢多了。或許是吧!處理重要事情也解決了今天的壓力。

2. 象限圖形定義有誤:永錫參考學員報告的象限圖形，其中左右以技術難易來區分;上下以事情多寡來辨別。依照圖形的概念是第一象限事情多、技術難就是PDA與 NB;第二象限事情多、技術容易是萬用手冊;第三象限事情少、技術容易就是紙條與便利貼之類;第四象限事情少、技術難就是Outlook。問題出在:

• Outlook是軟體可以搭配PDA、PC與NB，所以Outlook是裝配在第一象限的設備中。如此分類會產生工具使用的混淆。
  
• Outlook與紙條絕對可以記載或處理多事情，所以垂直線以事情多寡來分類，確實有點不妥。倒不如使用任務雜與任務輕來分類，譬如需要多動作的任務就要用萬用手冊或PC、NB的軟體來規劃;一些任務比較輕或一個動作就可以用紙張。
• 至於第四象限去除Outlook，我也不知道哪個工具可以填補，大家可以集思廣益，想一想什麼工具是位於第四象限。進而我們可以思考，你是否在使用第四象限的工具?是否可以使用其他象限的工具來增強效率?

3. 時間管理工具的混搭(mashup):在管理自己的時間之前，必須先了解根據上面所提的象限來界定你的工作到底是哪個類型?像我的工作不是很多，處理起來 也不是很複雜，就使用紙張來處理已經足夠了。但是人們是不擅於記憶與提醒，所以我使用Outlook來提醒我的行程及進度。減輕壓力首先必須找出適合你的 工具，如果你覺得使用工具讓你疲於奔命，何不改用簡單一點的工具；如果你認為目前的工具無法解決工作或私人的任務，何不用一些比較精巧的工具，甚至混著使 用這些工具來滿足你的需求，降低處理任務的壓力。

謝謝台北女國際青年商會 任勞任怨的安排各項軟硬體的設備，也謝謝永錫精闢的演講，當然各位學員的參與是不可或缺的一份子。雖然這次研習會免費，但是認識你們無價。