2007年10月14日 星期日

時間管理研習會的感想

前幾天永錫打電話給我,詢問我是否可以當今天研習會的小組長。當然可以,這麼好的機會怎麼能放棄呢!於是我懷著學習的心前往,看看能否從永錫的身上得到新知識。我很早就到了,還認識了Pedro ,我們聊起了限制理論TOC ,它可以運用在很多的管理流程方面,解決影響流程順暢的關鍵因素,例如:生產線的不順或產量過少,應該找出影響不順的重要因素並解決它;庫存過多或不足,也是找出重要原因。當然,其中有些重要的技術需要釐清,有興趣的人可以Google一下,找出這些文章。

課程開始了,永錫的經驗及口才真是無庸置疑,將複雜的GTD鋪陳地很簡單,又很順暢。在此也不敢掠其美,重複他的話語。只是有點小感想,課堂上我是沒想到,只是在坐車當中,將講義再次拿起來複習一下,就激起一些想法。

1. MITs減輕壓力否:MITs是zenhabits 這位作者所提倡,他也是GTDer(點選我的部落格左側的GTD標籤也有一些我的翻譯)。但是他在執行多年之後,發現GTD有些弊病,這個弊病是在於你需 要搜集閃過你腦筋的所有念頭,並處理這些蒐集來的雜事。zenhabits認為試圖解決這些雜事,反而會漏掉MITs,MITs才是你今天所要處理的最重 要任務,不要太多,可能三件,也可能是四件,太多你可能處理不完。問題來了,當我們依照GTD的方式,第一步驟就是搜集雜事,是因為GTD認為這些雜事是 造成我們過多壓力的原因,所以我們要趕快解決它們,降低壓力。但是你處理今天的MITs,表示還有很多小雜事沒有處理完畢,這些小雜事就一直累積,壓力是 否又產生的呢?我不知道,這是否心理因素的關係。像我事情不多,我每天只處理幾件的MITs,至於小雜事,留著就留著吧!並不會造成我的壓力。那你呢?如 果你認為你會為小雜事而發狂,就用GTD的方法;如果你的時間緊迫,也不會擔心一些小事,那就用MITs吧!在休息時間,我與Pedro討論MITs有點 像TOC,將關鍵因素解決了,整條流程就順暢多了。或許是吧!處理重要事情也解決了今天的壓力。

2. 象限圖形定義有誤:永錫參考學員報告的象限圖形,其中左右以技術難易來區分;上下以事情多寡來辨別。依照圖形的概念是第一象限事情多、技術難就是PDA與 NB;第二象限事情多、技術容易是萬用手冊;第三象限事情少、技術容易就是紙條與便利貼之類;第四象限事情少、技術難就是Outlook。問題出在:


  • Outlook是軟體可以搭配PDA、PC與NB,所以Outlook是裝配在第一象限的設備中。如此分類會產生工具使用的混淆。
  • Outlook與紙條絕對可以記載或處理多事情,所以垂直線以事情多寡來分類,確實有點不妥。倒不如使用任務雜與任務輕來分類,譬如需要多動作的任務就要用萬用手冊或PC、NB的軟體來規劃;一些任務比較輕或一個動作就可以用紙張。
  • 至於第四象限去除Outlook,我也不知道哪個工具可以填補,大家可以集思廣益,想一想什麼工具是位於第四象限。進而我們可以思考,你是否在使用第四象限的工具?是否可以使用其他象限的工具來增強效率?
3. 時間管理工具的混搭(mashup):在管理自己的時間之前,必須先了解根據上面所提的象限來界定你的工作到底是哪個類型?像我的工作不是很多,處理起來 也不是很複雜,就使用紙張來處理已經足夠了。但是人們是不擅於記憶與提醒,所以我使用Outlook來提醒我的行程及進度。減輕壓力首先必須找出適合你的 工具,如果你覺得使用工具讓你疲於奔命,何不改用簡單一點的工具;如果你認為目前的工具無法解決工作或私人的任務,何不用一些比較精巧的工具,甚至混著使 用這些工具來滿足你的需求,降低處理任務的壓力。

謝謝台北女國際青年商會 任勞任怨的安排各項軟硬體的設備,也謝謝永錫精闢的演講,當然各位學員的參與是不可或缺的一份子。雖然這次研習會免費,但是認識你們無價

2 則留言:

TWHSI 提到...

抱歉,今天才加入您這篇的連結
您的部落格越來越精彩了喔 :>
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cafe' 提到...
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