簡化檔案系統，堆積不利效率

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你的檔案系統是否包含堆積的文件，或者”即將執行檔案”的資料夾已經超載了?

假如你對整理你文件有困難的話，你可能需要搜尋簡化檔案系統的方法並保持組織性。

歸檔常常引起許多人困惱—你並非孤獨的。然而組織檔案不僅使你更有效率，也能簡化你的生活並且降低壓力。

組織化並非採取複雜的系統來歸檔。基本的需求是你要有一個場所，並能立刻知道一些東西是位於何處的習慣。如果你已經有一個複雜的檔案系統，你想要簡化，或者你根本就沒有一個檔案系統的話，讓我們看看以下如何簡化系統並且使檔案擁有更完美的組織。

1. 處理前即簡化：組織的第一項準則是必須在處理之前就要移除不必要的東西。如果你的檔案櫃已經滿溢出來了或者堆積了一些文件就必須要歸檔，它必須永久性的處理—維持原樣就難以找尋檔案，

以下是在處理之前如何簡化你的文件及檔案：

A. 將每件事堆在一起：如果沒辦法把所有文件堆成一堆的話，那就超過一堆吧，但是他們看起來需要是第一堆的延長部分。如果你的資料夾是混亂的，取出來並把他們堆積起來。最近我處理我家的檔案系統並減少2/3的檔案。一共需要花費1小時左右。

B. 細查文件、一次一件：拿起每個文件或資料夾並確定如何處理它們。如果你在幾個月之內還無法理解它對你有何幫助時，就丟了吧。預設要丟棄的地方(或者撕毀、或者資源回收筒)，移除你所能移除的文件。我從未後悔過丟棄的文件。

C. 發送出去：假如沒辦法丟棄這些文件，應設法按規定發送給其他人參考。從你的桌子開始動身吧!。

D. 歸檔：如果文件是相當的重要，你確定可能還需要它，就必須將它歸檔。讓我們看看如何設定一套簡易系統來處理那些文件。

2. 簡易歸檔：我同意David Allen在Getting Things Done所提的，推薦你使用一種簡易，照字母順序排列的檔案系統。就是使用有標籤的普通資料夾（如果你喜歡的話可以買個標籤機），為每個客戶、經銷商或者專案新建一個檔案。

我相信大部分的人只需要一個抽屜來歸檔，目前我承認有許多工作需要更多的抽屜，但是以平均的員工（或者自由業者）來講，一個抽屜就能滿足需求了。如果你能侷限你自己的資料到一個抽屜的話，你就會強迫你自己一旦抽屜滿的時候就丟掉不需要的檔案。

不要想太多！只是增加一個檔案而已，依字母順序歸檔，保持簡單即可。

3. 立刻歸檔：保持檔案系統能處於最新狀態的關鍵是立刻歸檔。一旦你在處理收件匣，並且這些任務不需要採取行動，但是需要稍後歸檔時，不要把它堆積起來等稍後再歸檔。也不要將它放入有”歸檔”或”雜事”標籤的資料夾。

只要打開檔案抽屜（他應該隨手關閉），拉開相關的資料夾，就將資料放進去，儲存起來。只要5秒鐘就可完成，然後你就處理完畢。如果你沒有馬上做的話，就會開始將它堆積起來，堆積文件是沒有效率的。

為何堆積無效率呢？：因為你認為這只是堆積而已，文件堆積是很嚇人的，然後在你想要了解之前，你就會堆積巨多的文件，因此你再也不想細看這些文件。當你想要它時，也不會搜尋了，所以你不再有你的檔案系統。我知道一些人認為這些堆積是系統中的一種組織，但是堆積是沒有效率的（如果你在此刻無法使用他們來作業），因為你必須重複性搜尋這些堆積文件是為了什麼事情還有這些堆積是什麼樣的文件，當你需要文件時，將會花費過多時間來搜尋它。另外，會弄亂你的桌面，使你不能專注在工作上。

4. 隨手文具：手邊隨時有大量的資料夾與標籤的供應。假如你需要歸檔文件以備未來參考，但是還沒有檔案存在時，假如你身邊沒有文具，你需要延遲歸檔時，每次你需要歸檔你卻沒有準備資料夾或標籤，所以你必須延遲歸檔時。這些都需要堆放起來。

所以抽屜裡需要一些文具，能夠容易取得。一旦你需要做成一個新檔案，就在上面貼上標籤，塞入文件並且按照字母順序歸檔。

5. 降低需求：就在去年的時候，我自覺地降低檔案的需求，以致於我現在很少使用我的檔案抽屜。當然，至少我一個月一次拉開抽屜檢視檔案狀況，但是我存放一些比我使用還少的文件。我建議你也是採取同樣的作法，慢慢地並且自覺地降低檔案的需求。以下有許多訣竅可達成那樣的效果：

• 線上儲存參考資訊：目前當我要查詢某些事情時，我會按下快捷鍵組合（我使用AutoHotkey來開啟網路及文件）並且開啟全部我所需要的相關文件。聯絡人、預算資訊、概念、日誌還有更多線上的資料，所以我不再影印他們，也不再儲存他們。
• 降低接踵而來的文件：要求他人email給你來取代傳真或寄信方式。在這個年代，每樣事情都建立在電腦裡與傳送複製文件都是落伍了。必須堅持數字化。也可採取一步一步地暫停紙類出版本、雜誌還有一些這樣定期的文件等。
• 暫停列印文件：大部分的人都會將收到的email或文件，或者甚至他們自己所建立的文件列印出來，但是你列印他們之後，就間接砍伐樹木，你必須儲存這些紙類品並將它數字化。當你需要時，將會比較容易找到這些數字化資訊。
  
• 分析其他未來的文件：每次你歸檔時，假如你真了需要影印就問問你自己，是否可以在線上？真了需要傳送給你嗎？掃描文件並且數字化儲存會比較好嗎？是否還有其他方法來移除文件上的需求？慢慢地，一步一步地，降低你對所有未來文件的需求。