業務簡報規劃的6大原則
業務人常常用簡報來說服顧客採取行動，不管你是上台報告，或者只用筆電，更簡單的是拿一張DM或資料夾都是對顧客說服。一般的簡報跟我們的業務簡報是有點不一樣，顧客最想知道的是，可以取得甚麼利益。以利益為訴求，會轉到顧客的左腦，接下來就是斤斤計較；如果以感性為訴求較能使顧客以右腦來感同身受。所以，兩者的交互使用是非常重要。畢竟，你也想從顧客的口袋裡帶走利益，因此對方會產生抗拒，這時需要感性來協助你打破僵局。
辨別觀眾的需求
我們必須了解符合觀眾的需求才是重點，每個人都關心自己，都以自我為中心，所以，對自己以外的事情，會將關注力排在後面。所以，我們必須以觀眾的需求為需求而不是自己的需求。否則，他們會興趣缺缺。我們業務人的觀眾包括顧客、主管與同事，最主要還是顧客為主。所以，你要自問我想要表達甚麼觀點？顧客才會接受；我可以為他們做甚麼？才能感動他們；用甚麼步驟？才能讓他們採取行動。其實顧客都會想，你的方法是否是：
- 讓我達成目標：顧客的目標是業績上升或利潤增加或降低成本，你至少要選擇一樣做為你的簡報目標。
- 讓我高升：你的簡報方案如果能讓他公司裡贏得競爭的話，他會記得你，以後也會以你的產品為主要考量。
- 讓我降低風險：顧客都有恐懼的心態，怕買到不良品、價錢過高、服務不佳等，所以你要提出證據確認你的方案可以讓他安心與安全。
所以，我們業務人朝這三方面思考就能擄獲顧客的心。
以簡單方式表達
不管如何，我們業務人充滿太多產品知識，所以想要一股腦表現出來，說明過多反而是一種反效果，顧客沒辦法吸收太多，所以，重點式表達即可。不要太過花俏，在同一頁放太多資訊，這樣會擾亂顧客的思考。最好以畫面傳達你所要表達的重點，圖片、影片、圖表或邏輯圖都可以。圖像式的投影片能加深顧客的印象，影響他們的情感。
提出具體的證據
空乏的言論是無法取得顧客的信任，所以，你要提出具體的證據，就像我們所提過的從眾現像一樣，人、事、物都可以做為有利與有力的證據。當我們拿出重要的產品就會讓顧客信服我們確實有這樣東西，而不是空談。調查報告的數字、報章雜誌或名人的引述也是很有力的證據。抽象化的觀念不易理解與記憶，會讓我們與顧客之間的認知難以一致，也就是解讀的方法各有不同，所以提出具體的說法或證據可以避免這個現象發生。
以感性訴求先發
感性訴求能拉近我們與顧客的關係，顧客想要知道你如何協助他克服困難點，他們不是來看幾十張的投影片，而是想從你的觀點中有所啟發。先用感性的故事為起點，讓他們感同身受並降低抗拒，你的觀點將會感動他們。講講你自己的故事，講講你打敗甚麼樣的敵人。我們曾經提過制高點的位置，外在的慈悲、道義、環保與內在的健康、錢、家人，以這些為範本提出你的故事，感動他們。
降低文字的內容
投影片的文字過多對我們業務人殺傷力很大，你會想要在投影片上搜尋資訊，於是就會念簡報文字，不能說不能念，只是文字過多，就會念很久，顧客會疲倦的。但是我們改不了這個習慣，畢竟上台簡報已經夠恐懼的，還要記住很多訊息，所以希望能有提醒的工具，簡報文字就是很重要的提醒，因此，我們習慣將觀點全部放入單頁的投影片上，形成我們只會照投影片的文字敘述。我們人的記憶超過7項就難以理解，所以過多的文字會阻礙我們的表達，也會讓顧客無法記住你的訴求，所以我們必須將這些項目縮減成7項以內，3項是最適當，蘋果電腦的執行長賈伯斯大部分是以3項的觀點來表達意見。所以，可用圖片加上少許的文字、表格來表達，讓顧客立刻記住你的觀點。
就是練習再練習
簡報是你跟觀眾之間重要的溝通工具，我們新新業務人就要像演員一樣地表演，我們很少看到演員是背著我們講話吧！所以，練習再練習來熟練簡報的過程，人一熟練就會降低恐懼，降低恐懼我們就越有自信。找同事或朋友協助我們，自己先練個幾遍，再請他們協助你提出建議。《異數》作者葛拉威爾觀察許多頂尖人士發現在該行業獨佔鰲頭是經過1萬個小時的練習，才能達到專業的程度。當然我們業務人並不是想要成為簡報專家，但是練習再練習才是熟練的本錢，也是亙古不變的道理。所以，製作完簡報之後，一定要規劃時間來練習，熟悉簡報內容、模擬會場環境、提出顧客疑問解答等。
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