理解個人知識管理之道

個人知識管理（Personal knowledge management, PKM）是知識管理的一環，最近幾年知識管理常常被探討如何應用在企業界，但是所謂的「知識」沒有一定的解釋，人云亦云。然而我們首先必須認知「知識」是企業的資產，能協助企業成長及傳承，所以對企業有益的資料才能被企業稱為「知識」。個人的技能與經驗都是「知識」的範疇，統合個人的知識，分享他人就是協助企業永續發展，個人的知識也不會因此而產生斷層。知識管理的過程是從資料、資訊、知識而到智慧的程序，而知識又可分成「外顯知識」與「內隱知識」，其意思是：

1. 外顯知識：可以用文字、聲音與影像表達客觀形式上的知識，所以那是一種過去的現象與經驗。外顯知識可以系統化與制度化訴諸於資料中，所以能透過實際資料來分享、溝通與教育
2. 內隱知識：難以文字、語言表現主觀現象的知識，內隱知識通常比較個人化，難以形成系統化與正式化。所以不容易傳授與溝通，例如：直覺判斷、預感與觀察力等等。

一般業務人員的教育大都是透過外顯知識來取得，因為比較容易理解其中業務知識的意義。另外，內隱知識是業務人員比較難以學習的部份，必須經過數年的經驗才能累積，所以有些企業認為新進業務人員需要跟隨資深人員一起執行任務，資深人員才能在潛移默化當中將業務技能傳授下去。但是就像前面所提的對企業有益才是知識，資深人員有可能不知不覺當中傳授一些不良習慣，新進人員所學到的技能反而對公司有害。

知識管理也就是管理知識的方法，勤業管理顧問公司(Arthur Andersen Business Consulting, 2000)提出一條知識管理的公式：

KM = (P + K)^s

KM：知識管理架構。

P：人(People)，知識的載運者。

K：知識(Knowledge)，資料、資訊、知識、智慧的過程。

+：資訊科技(Technology)，資訊科技協助知識管理的建構，代表乘數效應。

S：分享(Share)

這個公式主要說明是：知識的累積，必須透過科技充分配合人與資訊產生協作精神，並在分享的認知下，達到知識完全使用的乘數效果。所以，知識最終的目的是將知識完全利用並對企業產生有益的管理模式，當然分享知識才能促進個人或組織的進步，因此如何將擷取的資料，整理分析並轉換成知識以及分享他人將是個人與組織的責任與義務，個人成長組織也會隨著茁壯。

個人的知識管理也涉及到知識的獲取、儲存、分享與利用，整個過程與企業的知識管理是類似的，所以，從勤業公司的管理公式中可以體會如何透過科技完全利用知識，並而形成個人有利的競爭利器，應是業務人員所必須擁有的技能。如何管理自己個人的知識呢？業務人員每天工作非常忙碌，參加會議、書寫報告、分析資料、協調出貨流程，拜訪經銷商等等的任務，這些工作很多都是重複性及文書作業，每次做到精疲力盡，責怪時間總是不夠用、工作總是做不完、常常淹沒在文件堆裡、沒有正常休假成為一種夢靨。心理總是默默想著如何與主管報告自己的工作太過沉重，應該再申請一個人或將一些工作分配出去。人們習慣自己的工作模式，即使工作績效不佳，他還是習慣使用這些方式，難道不知道改變習慣的方法嗎？答案是否定的，畢竟書店的架子上成篇累牘的展示有關個人績效改善的書籍，但是習慣造成自己懶得改變現狀。因此一直忙碌的解決瑣碎的工作，只好日以繼夜重複這種生活。總而言之，個人處理事務績效不佳的原因，通常是：

• 沒有立刻處理
• 一次想要解決多樣工作
• 不信任移動工作
• 找尋拖延藉口
• 無法辨識輕重緩急
• 不懂利用電腦解決問題
• 無法取得資源協助