2007年5月19日 星期六

理解個人知識管理之道

個人知識管理(Personal knowledge management, PKM)是知識管理的一環,最近幾年知識管理常常被探討如何應用在企業界,但是所謂的「知識」沒有一定的解釋,人云亦云。然而我們首先必須認知「知識」是企業的資產,能協助企業成長及傳承,所以對企業有益的資料才能被企業稱為「知識」。個人的技能與經驗都是「知識」的範疇,統合個人的知識,分享他人就是協助企業永續發展,個人的知識也不會因此而產生斷層。知識管理的過程是從資料、資訊、知識而到智慧的程序,而知識又可分成「外顯知識」與「內隱知識」,其意思是:

  1. 外顯知識:可以用文字、聲音與影像表達客觀形式上的知識,所以那是一種過去的現象與經驗。外顯知識可以系統化與制度化訴諸於資料中,所以能透過實際資料來分享、溝通與教育
  2. 內隱知識:難以文字、語言表現主觀現象的知識,內隱知識通常比較個人化,難以形成系統化與正式化。所以不容易傳授與溝通,例如:直覺判斷、預感與觀察力等等。

一般業務人員的教育大都是透過外顯知識來取得,因為比較容易理解其中業務知識的意義。另外,內隱知識是業務人員比較難以學習的部份,必須經過數年的經驗才能累積,所以有些企業認為新進業務人員需要跟隨資深人員一起執行任務,資深人員才能在潛移默化當中將業務技能傳授下去。但是就像前面所提的對企業有益才是知識,資深人員有可能不知不覺當中傳授一些不良習慣,新進人員所學到的技能反而對公司有害。

知識管理也就是管理知識的方法,勤業管理顧問公司(Arthur Andersen Business Consulting, 2000)提出一條知識管理的公式:

KM = (P + K)s

KM:知識管理架構。

P:人(People),知識的載運者。

K:知識(Knowledge),資料、資訊、知識、智慧的過程。

+:資訊科技(Technology),資訊科技協助知識管理的建構,代表乘數效應。

S:分享(Share)

這個公式主要說明是:知識的累積,必須透過科技充分配合人與資訊產生協作精神,並在分享的認知下,達到知識完全使用的乘數效果。所以,知識最終的目的是將知識完全利用並對企業產生有益的管理模式,當然分享知識才能促進個人或組織的進步,因此如何將擷取的資料,整理分析並轉換成知識以及分享他人將是個人與組織的責任與義務,個人成長組織也會隨著茁壯。

個人的知識管理也涉及到知識的獲取、儲存、分享與利用,整個過程與企業的知識管理是類似的,所以,從勤業公司的管理公式中可以體會如何透過科技完全利用知識,並而形成個人有利的競爭利器,應是業務人員所必須擁有的技能。如何管理自己個人的知識呢?業務人員每天工作非常忙碌,參加會議、書寫報告、分析資料、協調出貨流程,拜訪經銷商等等的任務,這些工作很多都是重複性及文書作業,每次做到精疲力盡,責怪時間總是不夠用、工作總是做不完、常常淹沒在文件堆裡、沒有正常休假成為一種夢靨。心理總是默默想著如何與主管報告自己的工作太過沉重,應該再申請一個人或將一些工作分配出去。人們習慣自己的工作模式,即使工作績效不佳,他還是習慣使用這些方式,難道不知道改變習慣的方法嗎?答案是否定的,畢竟書店的架子上成篇累牘的展示有關個人績效改善的書籍,但是習慣造成自己懶得改變現狀。因此一直忙碌的解決瑣碎的工作,只好日以繼夜重複這種生活。總而言之,個人處理事務績效不佳的原因,通常是:

  • 沒有立刻處理
  • 一次想要解決多樣工作
  • 不信任移動工作
  • 找尋拖延藉口
  • 無法辨識輕重緩急
  • 不懂利用電腦解決問題
  • 無法取得資源協助

沒有留言: