GTD與Outlook相融合

個人工作績效管理就是一種任務及時間管理，坊間也有許多方法可以在繁雜的工作或生活事務中，找出適當的時間出來。GTD系統是一種非常優秀的任務及時間管理方法，也是最近幾年來常被討論的方法之一，有些軟體也根據它的精神及概念發展如何處理自己的時間和任務的程式，透過這些程式輔助我們安排時間，管理雜事。GTD是由美國人大衛、艾倫（David Allen）先生根據20幾年來的實際輔導經理人經驗所撰寫，台灣是由「商智文化公司」發行，翻譯題目為「搞定!2分鐘輕鬆管理工作與生活」。

讀者可以Google一下瞭解到底多少人、多少論壇在討論它、運用它，當然購買及閱讀此書是暸解GTD的最佳方式。以後將簡易說明它的概念及一些軟體如何實踐它的精神，必須強調任何的時間或任務管理術有一個先決的條件，就是要有毅力及恆心維持下去，也就是改變目前的習慣，如果讀者認為目前處理事務的狀況良好或不想改變習慣，則任何的方法與概念都無效。

不要將我們的頭腦當成倉庫，將一些雜七雜八的物品堆放在儲架上，雖然放的位置不會消失，但是你可能會遺忘，這些事項可以透過電腦、紙張來處理，尤其電子儲存 設備的低價化以及網路的發達，所花費的費用將非常低，又可以取得最大收穫，何不呢？將頭腦當成倉庫使用，只會讓自己更加忙碌，找尋適當的管理方法及提示功 能，讓頭腦可以使用在更高階的分析與決策的方案。思考才是腦筋要處理的正事，其他的低效率的應用就讓外在工具去管理吧！

Jello.Dashboard是結合Outlook與GTD系統，大部分與Outlook配合都需要費用，但是此軟體是免費，而且作者還開設論壇提供問題解答，另外，本人經過作者的同意將它翻譯成繁體中文，安裝之後，點選Settins-->Interface Language-->Chinese。Outlook本來就是非常適當的個人知識及效率管理器，如果再加上Jello.Dashboard的功能，確實是如虎添翼。這裡有些中文版的說明，如果需要的話可以下載來看看，本人能力恐有不足，如果發現錯誤的地方，請來函斧正。

Jello.Dashobard有許多的特點:

*新建和管理場合和任務。
*指派任何Outlook項目的類型到場合和任務。
*在到期日之前檢視約會及工作。
*從控制中心裡面檢視您喜愛的Outlook資料夾。
*在Email組織裡定義@檢討、@參考和場合資料夾。
*搜尋任何類型的Outlook項目。
*檢視所有主清單的項目並可郵寄及列印
*查看自己的所有物品,在理解掌握的名單中,你可以通過電子郵件和 列印
*透過使用者設定來控制控制中心的功能。
*收件匣管理包括指派相關資料夾道場合及任務。
*透過單獨的腳本檔案成為在地化。
*在TiddlyWiki格式裡有使用說明書。
*包括HTA獨立版本。
*由IE瀏覽器(或者有IETab的FireFox)能開啟整個htm檔案。

如果您沒有Outlook(非Outlook Express)，也可使用Tiddlyspot的MonkeyGTD，或者到本人翻譯的中文版本看看是否適合您使用。因為它是利用TagglyTagged的方法高度利用標籤的特殊功能將項目群組化。GTD系統強調利用5個步驟將項目分類，標籤、群組、分類…等等的名稱都是想將類似屬性的項目透過方法歸類一起，如此就能有效率及短時間內完成這些項目清單。所以如果能事先暸解TagglyTagged會比較好，不懂也沒關係，讀者也可以參考這裡的中文版本。

可惜的是MonkeyGTD沒辦法處裡email，在現今的職場中，電子郵件每日輕則幾十封，眾則百封以上，如果無法處理email，確實是一項缺陷。剛好有人利用Gmail來實踐GTD系統，軟體名稱為GTDInbox，但是需要FireFox瀏覽器才能使用。