上班族寫作力訓練

8/14在資策會有一堂「商業文件撰寫技巧精修班」的課程，講白一點這堂課是有關於上班族的寫作能力。在我們工作之中，能力是很重要的，但是大部分我們的認知，「能力」是指我們的本職學能。沒錯！上班工作就是要將任務順利完成，除了本職學能以外，就是要有溝通能力，畢竟任務常常要多人協同作業，也就是用溝通與說服同事來協助我們完成作業。溝通除了口語與肢體語言之外，就是寫文章。不管是報告、企劃書、摘要、備忘錄、手冊…等等都是上班族所要面對的。可惜的是，我們會訓練我們的口語表達能力，卻很少願意強化自己的文件撰寫能力，所以常看到詞不達意，零零落落，前後不一的商業文件出來。##ReadMore##

我們在分析時，習慣歸納與推論，所以讀者(主管、同事、外部人員)喜歡有邏輯的文件，他們希望閱讀容易理解、快速進入狀況的環境之中。因此，我們所撰寫的文件沒有符合這些條件的話，讀者會浪費許多時間在理解的層面。所以我們必須訓練自己的作文能力在30秒之內就要讓讀者明瞭我們所寫的文章。因此，我們在撰寫商業文件上面，必須朝向「思路清晰」、「文章短」、「條理性」等原則考量。

• 以架構讓我們的思路清晰：思路不清晰大部分是我們的思考習慣跳耀與連結，也就是說內外部的干擾讓我們從A點一下子跳到I點去。當然，需要創意性的工作時，這項能力確實很重要，如果將這些思考的順序直接撰寫，讀者就有可能跟不上腳步，這就會讓他以為你的思路不清晰。所以，架構很重要，可以讓你在紛雜的論述之中，收斂與整理成容易閱讀的文件。

• 善用文字用詞讓文章簡短：長文章不利閱讀與思考，而且上班族都很繁忙，所以又短又能表達意思的文章是最受歡迎的。因此，除了注重架構之外，還要考量文字用詞。我們上班族不是文學家，也不是小說家，所以一些形容詞與副詞或者一些修辭的技巧能免則免，盡量用動詞與名詞來取代。

• 注重邏輯推演讓表達條理性：文章有沒有道理在於邏輯的推演。我們的思考當中，常常會產生重複、遺漏、離題，甚至不連貫的現象。因此，我們依照我們的思考順序以文章來表達就會缺少條理性。為了避免這些現象的產生就要以MECE的邏輯思考來解決。

寫 撰寫商業文件的目的在於說明某些現象或解決某些問題，其實我們上班族應該著重於解決問題的方向思考。商業文件寫得好，甚至會影響我們的口語表達能力，畢竟口語也必須經過思考的過程。因此，撰寫商業文件能以邏輯推演的方式來解決我們的問題，間接也能訓練我們的口才，讓聽者知道我們的思路清晰與表達能力有條理性，進而說服對方採取行動。

這次上課的學員來自各行各業，有大學的副教授、建設公司的營業人員、圖書公司的企劃人員、資訊公司的業務人員、科技公司的管理師、生技公司的PM與流通業的訓練專員等等。我們利用案例來實際分析與演練，他們都表現非常優秀，從照片中可以看出來他們對案例的分析程度。