管理任務的成功法則-利用小筆記本

資訊充滿我們的工作環境，雖然我們有許多事情要做，但是，也有許許多多的訊息來到我們身邊。這些訊息包含簡報、會議記錄、電話留言、便利貼、電腦報表、筆記、信函、出版品、電腦資料、通知、簽呈、企業規範…等等。所以，常常看到我們的桌上堆滿這些資料，要用的時候就拼命搜尋，事情就會延宕下來。這些訊息只要透過整理與分類並找個空間大都能處理完畢。

除了外在的訊息之外，還有我們自己產生的概念或雜事之類，通常我們會利用筆記本、便利貼、白紙或者電子式工具記錄下來，以便將來能執行這些條列式的清單。
當然，記錄下來的事情最好能整理，將類似的事情歸類一起，長時間與短時間的任務要有區別，這樣才會有效率。

收集概念是很重要的事情，以前我在辦公室時，我都用廢棄的白紙背面，裁切成八等份來記錄，或者直接寫在桌曆上。外出就帶筆記本，但是有點大，所以攜帶有點不方便。有次我到朋友的辦公室，剛好聊到時間管理的議題，他說他們公司有一種筆記本很好用，我拿來試用一下，真的不錯，滿適合攜帶與記錄。##ReadMore##

筆記本的紙張有三種顏色，我將它定義為：
白色：我要做的事。
藍色：我交代給人的事。
紅色：主管交代的事。
當然，你可以根據你使用的需要，以時間分，重要程度分，任務分都可以。

紙張還有一項重要的功能，是每張分成四等份，每一等份都可以撕下來，這樣可以減少紙張的浪費，也方便整理歸納。非常適合任務管理，跟一般的筆記本不同。

我將它可以用的功能敘述如下：
1.整張概念表達
此筆記本為長方形，適合手握與書寫，所以我們可以左手握住筆記本，將概念寫在紙上。


2.一等份的概念填寫
紙張已裁好四等份，我們可以將雜事記錄下來，並可撕下來做分類或分派，在適當的時間與地點執行。已完成就可以將此任務丟棄。


3.使用曼陀羅方法
曼陀羅是一種九宮格思考法，中心格填入主題或問題點，其它八格填入跟中心主題相關的想法。


4.矩陣法分析
很多管理手段是用矩陣的四格表示法，清楚明瞭是它的特點，所以，我們可以容易表達，而讀者也能很快進入狀況。

5.金字塔法應用
此法是以一個主題標示在上，並向下延伸論點，論點必須符合邏輯思考與MECE的概念。


6.繪製邏輯樹
類似金字塔法，它是以橫向作為表達方式，透過議題的確定，向右發展論點。


7. 5W2H法
如同3一樣的思考方式。

我們每天的任務太多了，但是根據調查上班族50%的時間是浪費掉，當然有些是打混摸魚。但是，大部分是不懂的做事方法，也就是績效不彰。收集概念只是初步的動作，再來就是匯整與執行。我們可以將上面的概念或任務分成：

1. 馬上動手處理：簡單的任務，在短時間可以處理。例如：電話通知、協調出貨…。
2. 瑣碎問題：短時間無法解決，必須挪出一段時間專門處理。例如：整理文件…。
3. 規劃問題：需要長時間思考與作業的問題。例如：年度銷售計畫、拓展新店計畫。
4. 訊息通知：只是一種通告並不需要行動，這種通告產生存檔與丟入垃圾桶的選擇。

任務來了必須思考馬上動手做，拖越久越不利，後面的任務會一直來。首先，不管甚麼事情必須把這些事情通通記錄成清單。使用筆與紙是最方便，攜帶容易，也可快速記下事情。

當然記下所有事情是怕有所遺漏，而以後會一直想起此事。此項目就要考慮是否應該處理，如果並不需要就把它丟到垃圾桶；或者它只是一項參考資訊，就將它歸入檔案櫃，以後需要時再拿出來參考。

所以，我們可以利用上面的筆記本所述，將重要概念記錄下來，方便分類與執行，進而增加我們處理任務的效率。

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