時間管理是騙人的？

10/7受新竹教育大學教與學中心的邀請，前往講「時間管理」，這個議題對新鮮人非常有用，畢竟剛從高中的壓迫時間，到了大學的放鬆時間，一下子沒人管你，自己如果自制力不強也會放蕩四年。

講到時間管理總是有那麼一點點的弔詭，為什麼呢？ ##ReadMore##

• 因為管理xx時，你可以對xx增加、減少或消滅，而「時間」卻不行；有時可以對xx切割、整合、比較、儲存，甚至於排序，「時間」也不行。通通不行時，那麼「時間管理」是不是騙人阿？
• 有人反應：聽某某人演講時間管理，照他的方法做，卻沒甚麼效果；也看了幾本相關的書籍，結果也沒甚麼改善。結論是「時間管理」是騙人的。

其實第一點大家應該知道，時間管理不是管理時間，而是整理思考、執行任務、規劃未來。在你從頭看到這裡時，已經花了幾秒鐘的時間，這段時間不會再回來了，所以，也不能管理。任務來了，你就要去做，這個行動必須用到時間，而時間不會回復，因此，就要更加珍惜。

至於第二點是他一直想要找到更好的時間管理的辦法的關係，所以，尋尋覓覓之後，來到悽悽慘慘的地步，為什麼呢？因為時間管理要用簡單方法，人們不耐複雜的操作，所以找到一個簡單方法，持續做，重複執行，你會發現你做事的效率會改變很多。

一開始上課我總是要求他們分組，討論績效不佳與時間管理的辦法，他們答案是受到干擾與毅力的問題，這兩個確實是很嚴重的問題。毅力是沒有找到一個簡單的方法，持續做；而干擾是專注力不夠，還有不懂得迴避外力的關係。

在工作時間，我們8分鐘會受到一次干擾，每次干擾5分鐘，所以每天有50-60次干擾，有4小時的干擾時間，最煩惱的是，80%都是無意義的，也就是3小時浪費掉了。你可以用這種方法改善：

• 告知他人，我只在某時段有空。
• 在門前或桌子上或隔板上掛上”工作中"或"請勿打擾"。
• 使用肢體語言，如只轉頭不轉身，手拿筆寫字或打電腦…等。
• 利用結束用語，如我明天一早要交報告、我要打電話給顧客…等。

還有一個重要因素，是他們沒有提到的-膨脹，也就是自以為時間很多。我們可以稱為「帕金森定律」，有人一封信可以寫10分鐘，也有人可以寫1小時，所以，我們會將工作自動膨脹，直到佔滿可用的時間為止。很可怕吧！

記錄任務很重要，一旦你看到你的清單上的任務長長一串，你就會漸漸打消還有很多時間的念頭。但是記錄工具非常多，包含紙類的筆記本、便利貼、萬用手冊或者電子式的PDA、手機、電腦、網路等等。沒有一個是最好的，各有其優缺點，所以，你應該選擇一個「適合」你的簡單工具。

通常我會教他們利用小冊子來記錄，用使用過的A4紙即可。我的構想是來自於PocketMod，攜帶方便、用法簡單就可以將你的任務依照標籤列出來。

如果干擾與時間膨脹問題解決了，我相信你會多出一半的時間。接著就要思考我多出來的時間要做甚麼有價值性的工作。

感性、簡單、具體才能用簡報打動人心

10/2我早上來到「獵你個頭」兩岸營利選拔賽的會場，早上是練習而已，我看到Dennis這組是報告老人保護與寵物失蹤定位議題。我參加了幾次會議，但是整個簡報我是沒看過，所以是我第一次聽Dennis完整說完，我第一個念頭感覺太複雜，聽起來好像不簡單。其中我聽Dennis講到老人跌倒的問題時，我看到好多圖與文字在上面，當下我就建議:應該用一張滿框的老人跌倒的圖片，然後，再講如何解決這個問題。為甚麼要這麼講呢？情感，就是感性訴求。我曾寫一篇｢感性與理性的銷售人｣，可以參考我的BF網誌。

評審委員應該是評審當下第一次看到我們的簡報，所以表面上是理性分析，其實感性判斷。 ##ReadMore##

後來，Dennis講到他父親的中風的事情，我眼睛為之一亮，感同身受，因為我母親也中風，我跟Dennis講這個很重要，一定要講，這就是說服力，用說故事影響別人的情感，情感一促發就不可收拾，好感度直上昇。你看好萊塢的電影阿凡達...，最近國內的海角七號都是用這種方法。

龍哥後來提醒Dennis展示產品，我也認為很重要，這是具體的表現，具體才能取得可信度。其他組都沒有具體，其中一組3D有展示影像，可惜的是，影像似乎是國外的影片，他們提到如果收到賀卡有3D影像顯示會讓收件者驚喜。所以，如果這組能夠展現這種具體的效果會更好。

aidy建議與觀眾互動，提議Dennis講到寵物，就問觀眾誰家有寵物，講到老人家跌倒問題，就問誰家有65歲以上的老人家。這個互動是非常棒的建議，讓人聯想到以前或現在與動物相處的時刻，還有想到爺爺奶奶、父母親的狀況，這就是情感的連結，可用來促發感動的因子。

以消費行為來講，95%都是潛意識決定的，潛意識就是情感的發酵。

陸陸續續各組上台報告，坐在我旁邊的是Tony，他是Toastmaster總會秘書長，好像到了第8組他就問我哪一組講的最好，我就說當然是我們這一組阿~我們一定會得名。因為前面幾組都沒有感動我，除了我們這一組以外，以故事為前提，然後以具體的方法解決故事所提的難題。

頒獎的時刻到了，都沒聽到Dennis這組的名次，到了第二名也是沒聽到，我心理就在想Dennis是第一名。因為Dennis表現絕對不會被淘汰。

這種創業比賽，對評審委員而言，是第一次看到他們上台簡報，彼此都很陌生，所以，開場要用情感訴求會比較能打動評審的心。最好是：

感性：開頭訴說某個事件觸發創業的源由。
理性：創業營利架構。
感性：收尾以感性說明希望創業成功後，可以解決開頭所講的問題。

可惜的是，各組報告有很多缺點。

1.不夠簡單
2.感性不夠
3.具體不足
4.文字過多

我也要來講一下評審委員。
1.有一個評審批評沒有一組講到Risk，其實非也，就我看到的，應該有兩組提到SOWT，他們有說明內部的「弱勢」與外部「威脅」，難道這不是Risk嗎？他們講到SOWT可能不全面，但是不能說沒有提到。應該是沒有一組提到克服風險的方法，如SOWT可以用SO-WO-ST-WT的策略才對。
2.另外，委員們都只是講表現壞的一面，那好的一面呢？沒人講，這是很嚴重的「不協調」現象。各位可以參考我的FB網誌一篇「認知失調」的文章。Dennis得到第一我很高興，但是我更想聽聽為甚麼我們得第一，這樣才能提供各組參考。
3.還有委員講到簡報問題，認為簡報肉有了、骨架也建立起來了，上台報告應該是面朝觀眾。這是表徵的現象，很重要，也很基本，她講的沒錯，但是盡講這些意義不大，講了這些之後，她應該朝向更深層的分析才對。就如她所講的沒有面朝觀眾的例子，她應該解釋為什麼你們沒有面朝觀眾的原因，只講看到的表徵現象，而沒有探討發生的原因。其實是各組簡報文字太多，簡報者自然而然想要在簡報上找尋文字說明，如果簡報上只有一張圖，一行文字，簡報者就會面向觀眾，解說這張投影片的意義。

很多簡報者只注意簡報內容如何，並希望把所有知道的事全部放在簡報裡，所以形成複雜，內容過多的現象，多注意感性的訴求、圖片的布置、簡單的概念才能打動評審與觀眾的心。