Ahwii業務狂: 業務人員必須理解風險狀況

在我的著作中【業務寶典-風險決策篇】Part1曾經說明業務人員對風險需要特別注意，尤其常常為了業績壓力而忘了風險控制。以下為該部分的前言：

信用(Credit)交易與企業銷售業績產生平衡的力量，雖然信用交易不能使銷售業績無限擴充，但是卻能抑制營業額的成長。信用交易是建立在彼此的『信任』基礎上，所以在交易的過程中，採購者不用立即付款就可以獲取所需的貨品。但是此種交易對銷售者永遠存在著一定程度的風險，就是客戶的倒帳問題，它足以使企業倒閉，也是企業最頭痛的管理問題之一，更是最想解決的問題。##ReadMore##假如公司產生十萬元的呆帳，利潤率為10%的獲利之下，就必須再銷售一百萬元的產品才能彌補這筆倒帳的呆帳損失。也就是說，利潤率越低，想要回復到原來的業務營運狀況也就愈長，甚或可能造成公司財務週轉不靈的情形發生。所以企業營運存續與信用管理的良窳有相當大的關係。業務人員是接觸客戶的第一線，對於客戶信用狀況必須要確實掌握，所以必須常常到重要客戶的營業場所走動。如果在拜訪客戶的過程中，發現客戶在財務操作上有些警訊，而能及時將資訊傳達到公司的相關主管的手中，這無非可以降低公司產生呆帳的機率。但是如何得知客戶的財務狀況呢?除非客戶是公開上市公司才可以很輕易的在公開資訊觀測站取得財務報表，但是一般狀況下要取得非公開發行公司的財務報表是比較困難的任務，即使取得報表，可信度也值得懷疑。所以除了財務報表分析之外，還有一些信用管理方法需要業務人員了解與運用。

當人們要得到想要的東西時，除了犯罪行為之外(例如：偷竊或強奪他人的財物等)，是可以透過很多方式來取得，最早的方式是以物易物，將自己種植或製作的貨品與他人交換，目前有些未開發的國家因為缺少外資也是以此種方式交易，將自己國家的穀物與別國的機械工具進行貿易交換。另外，某些國家在政治不穩定的時候也會出現以物易物的交易行為，因為政府可能大量印製紙鈔，造成錢幣貶值、不值「錢」，進而引起通貨膨脹。所以百姓對貨幣產生不信任，唯有實際貨品才是真實的，透過以物易物的交易方式才不會使自己的貨品貶值。

但終究以物易物不是一種正常的交易方式，一方面是貨品不易攜帶，另一方面貨品價值難以認定，也沒辦法普遍性。所以後來進步到以貨幣來取代此種交易方式，以中立機構例如國家的中央銀行來發行紙鈔。因此，貨幣在攜帶與價值的認定方面就比較統一，也能普遍性，任何人都可透過貨幣來交換所需的貨品。但是貨幣也就是現金，以客戶而言，馬上付款可以馬上取得貨品之下，對交易所產生金錢方面的問題是比較少。但是如果取得貨品之後，產生品質的問題或貨品需要很長的時間取得，而供應商因為種種原因不出貨或不接受退貨，客戶想要取回現金就比較困難。另外在供應商方面，假如供應貨品之後，客戶因為種種原因拒不付款，也可能產生呆帳情形。所以兩造雙方在交易過程中充滿猜忌與懷疑，一端擔心無法取得貨款；另一端煩惱貨品有問題。所以為了使彼此交易更加有保障，信用工具就產生，雖然說信用工具的產生並不能完全阻止呆帳的發生，但總比沒有取得任何憑證還更加安心。

信用工具可能是有形的東西，例如：信用狀，抵押品，支票…等等。也有可能是無形的東西，例如：你到隔壁雜貨店忘了帶錢就賒了一瓶醬油，老闆也會願意讓你欠款，畢竟你住在這裡十幾二十年，你的這張臉就代表你的信用。進而推之，如果你與銀行交易幾年都很正常，貸款的成數就會比較高，利率就可能多降幾碼。如果與供應商交易幾年付款都沒問題，自然而然信用額度就會被放寬。信用交易源自於彼此的信任，但信任是無法無限擴張，也是要以憑證為基礎，當供應商交付貨品給客戶時，會產生貨品的所有權與債權問題。在還沒交易之前，所有權與債權都歸屬於供應商也就是賣方的。另外，交易之後，如果已經收到現金，所有權與債權就歸屬於客戶也就是買方所有。但是交易完成後，供應商如果未收取現金，就成為應收帳款(Acceptable Receivable)，收取支票就成為應收票據(Note Receivable)，所有權是屬於買方，因為買方是以正當手法取得貨品，但是債權應歸於賣方，畢竟賣方未收取任何現金或支票仍未兌現。

信用交易所形成所有權與債權歸屬問題

貨品	交易前	交易完成	現金結帳
所有權	賣方	買方	買方
債權	賣方	賣方	買方

所以需要注意的是在貨品交易前與現金結帳之後，比較不會產生問題，最怕的是交易後與現金結帳之前的這段時間，所有權屬於買方，但是債權屬於賣方，因此，如果是貨品或客戶經營上的問題常常是糾紛的開始。

通常當市場景氣上升時，企業就需要將信用擴張以因應市場變化，爭取市場佔有率；然而當市場景氣不佳時，就應該採取緊縮信用額度。對於客戶的信用管理方面，業務部門通常有自己的考量，例如：與客戶長遠往來關係，以及市場佔有率等等，所以往往延宕信用緊縮政策。所以企業在平時就應該對客戶信用狀況實施信用分級管理，讓業務人員隨時掌握客戶動態，有狀況立即向公司反應才能在狀況發生前採取應對的措施。信用管理的首要工作就是防範意外的發生，如果等意外發生之後再採取保障債權的行動時，不管如何處置都會造成遺憾的事件發生。

某些公司為了滲透市場，所以在信用管理方面，採取放任方式，沒有限制的信用政策也許可以促進營業額以及提供強而有力的市場行銷機制，但是執行此種措施將有可能使貨款形成呆帳，呆賬損失率就會一直擴大。如果採用嚴厲的信用政策，卻有可能讓競爭對手反滲透，增加他們的市場佔有率。所以當務之急是取得兩者的平衡，也是業務主管根據市場所需所必須考量的因素之一。

信用額度與營業額就像在天平的兩端，必須取得平衡。

銷售循環就是從銷售活動開始到收取現金結帳，然後到售後服務為止。所有銷售環節都必須考量如何收取貨款降低風險為目標。所以從尋找客戶、接近客戶、開發客戶的意願、產品的說明與展示到締結合約、信用額度的管理和收回帳款之間，需要有明確的辨別此客戶風險的程度。而且相關文件也必須能確保債權，例如：報價單、客戶的訂貨單、送貨單、發票、收款通知單等等。