制定時間規劃的程序

古有名訓：「凡事豫則立，不豫則廢。」，制定規劃的目的在於使未來工作能夠更加清晰，從中認定每日的任務是什麼，或是執行某事的期限。如果不知道明天的工作動向，就會遇到干擾的情形發生，也可能浪費時間。要改變時間支配的績效必須非常清楚自己的規劃目標。首先，規劃是在腦海產生清晰的工作程序，形成行動的圖像，才能訴諸於文字或圖形，否則就是散彈打鳥毫無頭緒。時間規劃工具有很多種，用手寫的行事曆、桌曆、日曆，萬用手冊等等，使用這些的好處是容易攜帶，使用上也不會太困難，但是在搜尋、整合與協同作業上確實不容易達成。反觀電子時間規劃工具就簡單多了，目前工具的使用有Outlook、Google日曆、Mind Map與Gantt…。Outlook可以整合其他功能，例如：電子郵件、備忘錄、Word、Excel…。Google日曆是以網路形態顯示，所以組織比較能協同作業，而且免費使用，但整合微軟的軟體就比較不足（Outlook 2007新功能也可以將行事曆發佈在MS Office online上，提供其他關係人員使用及溝通）。Mind Map能導引全腦思考，更進一步刺激創新與概念的開發。甘特圖是專案及行程規劃工具，能顯示專案的執行及安排的狀況，是一種優良的排程控制軟體。

至於PDA是紙張與電腦軟體綜合體，既可方便攜帶也可執行程式，但是其額外的費用不輸於無螢幕的桌上型電腦價格。如果對電腦軟體操作不熟悉也不習慣小螢幕，確實是使用PDA的問題點之一。

在此將這些規劃工具作一比較：

			攜帶性	使用性	搜尋機能	整合功能	協同作業
紙張 式	行事曆		容易	簡單	不佳	不佳	不佳
	桌曆日曆		容易	簡單	不佳	不佳	不佳
	萬用手冊		容易	簡單	不佳	普通	不佳
電子式	PC	Outlook	不便	不易	良好	優良	佳
		Google	不便	不易	良好	佳	佳
		其它軟體	不便	不易	普通	不佳	不佳
	PDA	規劃軟體	容易	不易	良好	佳	不佳

時間規劃的程序有時必須考慮事件的輕重緩急，但是輕重緩急也有可能成為推延的藉口，所以在執行任務的時候，不管如何事一定要立刻動手處理。因此在規劃階段就必須強調輕重緩急的重要性，一般的事件通常以優先矩陣繪出其關係象限：

	緊急	不緊急
重要	此象限為重要及緊急的事件，必須立即完成的工作。這些工作都是非常急迫性的事件，所以應該優先處理，以免危機立即發生。例如： n 有時間壓力的案子 n 無貨可售 n 客戶抱怨 n 倒帳疑慮	這些工作的時間壓力比較輕鬆，也比較容易處理，一般的業務人員 比較喜歡執行這些工作。但是不要拖延及忽略，嘗試每天挪出一些時間來處理。如果拖得太久，最後可能會往左邊移動成為緊急的事件。例如： n 規劃製定 n 公關建立 n 提升技能 n 未來發展 n 開拓業務 n 預防工作
不重要	這些工作是緊急事件，所以必需立即處理。但是這些事件不是很重要，因此盡量縮短時間，趕快解決這些事件，緊接著做其他重要的工作。例如： n 不速之客 n 不重要雜事 n 電話或是 email n 不必要的會議 n 臨時邀約	此象限為不重要也不緊急的事件，應該放在最低的優先順序上。只有在空閒的時間再來處理這些事件。例如： n 處理垃圾郵件 n 不重要的活動 n 廣告信件 n 閑聊 n 自己想做的事

戴明博士在推廣TQM時，曾研究Benchmark（標竿企業）的員工工作時間狀況，認為一般企業員工在處理上面的事件時所花費的時間，有底下的的分布狀況：

	緊急	不緊急
重要	20% ~ 25% 25% ~ 30% I	65% ~ 80% 15% II
不重要	15% 50% ~ 60% III	Less than 1% 2% ~ 3% IV

象限裡的數字上面是戴明博士的期望，下面是一般企業的標準，一般企業將大部分的時間花費在第一與第三象限緊急的事件上，對不緊急事件的處理就花費比較少。但是工作中大部分時間在處理緊急的事件，反而不緊急而重要的事件被耽擱了，時間一久，不緊急的事件也成為緊急，第II象限移動到第I象限，第IV象限就移到第III象限。所以到頭來都是在應付緊急的事件，因而第二象限的時間分配就越少，則該象限事件越往第一象限移動，如此就產生惡性循環的怪現象。

	緊急	不緊急
重要	I	II <==
不重要	III	IV <==

所以，可以認定優良的時間管理在於處理第二象限的工作，此象限的工作大部分是未來的規劃與管理，將大部分的時間放在這個象限，則可解決燃眉之急。一般而言，不良的時間分配為：

	緊急	不緊急
重要	I 45%	II 5%
		IV 15%
不重要	III 35%

在時間的分配上總是將45%的時間放在緊急及重要的事件上，雖然在第一象限的工作能處理的很好，但是第二象限的工作沒有安排好時間，才會一直移到第一象限的框架中。理想的時間分配應該是：

	緊急	不緊急
重要	I 15%	II 85%

將大部分的時間放在第二象限的事件上，然後依照自己的實際經驗停止一些「做與不做都沒有差別」或反效果的工作。整個過程就是詳細了解要處理事件的性質及後果，然後決定事件的優先順序，再來分配時間。

在本人的著作中（資料分析篇）曾經提過80/20法則，也稱為柏拉圖法則，它可以解釋大部份的社會現象，記得這些案例是以客戶的銷售資料來計算產品及營業額的ABC的排列，透過此計算方法得出產品對公司的影響程度，也可以計算客戶的交易營業額等等。此現象可以歸類大部分的辦公時間都是在處理瑣碎的問題，真正重要的事件只花費20%的時間。所以，如果能改進這80%的時間的利用，將會得到更多的時間來處理其他重要的任務。

投入時間	結果產出
80%的時間解決大部份瑣碎的問題	得到20%的效果。
	得到80%的效果。
20%的時間解決重要少數的問題

凱利、葛里森（Kerry Glesson）在他的著作個人效率聖經（The Personal Efficiency Program），曾經提過：

何謂完善的計畫？我們以電影為例。製作一部電影分為三大步驟：前置作業、製作、後製作。三者之中最耗時費事的事前置作業。…你不妨自己扮導演，繪製一張場景圖。先在紙上畫出一個螢幕似的框框，勾勒出一個大概的畫面。…然後，一個一個鏡頭相銜接，構成一景，終於完成一步電影。

沒錯！企劃任何任務必須了解在腦海裡的圖像，清楚的表達每一個步驟，就像拍電影一樣，電影殺青需要投入多少資源，多少預算，時間多長，都需要詳細規劃並列表研究，協調相關人員。時間規劃就在每個任務的步驟之中，成為重要的元素。

看過上面的說明可以暸解時間規劃對分秒必爭的業務人員是非常寶貴的。當然每個業務人員對事件的重要性及緊急性的判斷會隨著環境及自我認知而不同，上面的例子是一般的通則。