Ahwii業務狂: PKM實施步驟

個人知識管理的定義人云亦云，沒有一定的理論或程序，但是它是一種提升競爭力的方法，大部分的人都忽略這項管理知識。總而言之，習慣造成知識工作者在既定的框架認定自我應該如何面對生活與工作的任務，所以改變成為不可能改變的項目，因循苟且，得過且過，每天都是這樣過，何必再改變呢？但是大部分人都在抱怨薪水太少、工作太多、老闆太苛、同事不睦等等的問題。無法處理身邊不管是家事還是公事都將會持續抱怨下去，人生充滿怨氣，這樣的日子好嗎？是您所願意的嗎？如果答案是否定，何不收起狂狷的心，生活畢竟還是要過。

個人知識管理的步驟:

1. 剖析個人對知識的不足

首先需要了解知識對知識工作者的重要性，提升競爭力唯有依靠知識的擷取與利用，所以必須在此剖析個人到底需不需要進行知識管理，如果需要，將自我的競爭力向前進一大步；如果否定，必須考慮評量的準確性。因為學無止境，一旦認知已經擁有豐富的知識，將是衰敗的開始。

2. 建立檔案管理的方法
檔案管理需要瞭解檔案命名的重要性，畢竟任何的資料管理的目的是利用，需要時就能快屬找到有用的檔案，所以如何取得適當的檔案分類及命名是檔案管理的主要工作。並非要研究檔案管理學的科目，而是建立自我辨識系統的分類及命名法。例如：資料夾的命名是以ABC、ㄅㄆㄇ、123、1/1或者功能性（照片、會議…），當然也可混合命名，「照片」資料夾底下的子資料夾為「2007/1」、「2007/2」資料夾。資料夾命名之後，就可將相類似的檔案歸檔在此資料夾，分類就這樣產生了。至於檔案命名方法也可參考5W1H（What、When、Where、Who、Why、How）的命名法，但是切記檔名勿過長，才不會取檔的速度，適合自己辨識為主要命名方法。檔案如此命名方便搜尋時能找到該檔。

3. 實施個人知識管理的項目

PKM有許多概念需要理解其中的道理，進而提升自我處理事務的效率。

時間管理：備忘錄、代辦事項、提醒工具、行事曆等。
通訊管理：即時通訊、Email處理、實體書信及傳真等。
檔案管理：蒐集、儲存、整理、分享與利用等。
人脈管理：連絡人資料，關係人重要事項紀錄。
分享管理：網路架設、Blog建立等。

4. 利用免費的電腦工具

瞭解PKM所要進行的項目之後，就要考慮適當的工具來管理這些項目。實體的文件或檔案需要有實體收件匣來分類與儲存，另外需要有筆與紙寫下稍縱即逝的想法。至於電子方面就需要利用一些工具來管理這些項目。例如：Outlook可以做時間、通訊、人脈管理，也可利用Gmail配合GTD概念實施這些項目管理。另外，Google搜尋及桌面能搜尋網路浩瀚的資料及本基電腦的檔案，確實是不錯的選擇。至於分享管理方面可以利用免費的Google Page Creator建立專屬網站來分享知識或者Blogger來撰寫日誌等等。總而言之，電子PKM的工具少說已有幾百種，所以必須考量實用性與統合性，尤其Outlook統合能力很強，Google的網路搜尋與利用也不錯，也是主流，因此在實施PKM時，這兩項是不可缺少的工具。