Just In Time 及不及時有很大的關係

下學期我開了一門課是—作業管理。作業管理的核心是生產，生產的核心是甚麼呢？當然要做出產品來阿！不管是半成品也好，或完成品也好，總是要有地方存放這些產品。當然在生產之前，總是要有原物料進來，不然生產線就無法啟動。這些原物料也需要採購人員叫貨進來倉庫或工廠存放，以便生產線需要的時候使用這些原物料。所以，作業流程倉庫必須備原物料，等要生產時，將原物料排入生產線，然後做成完成品或半成品，又儲存在倉庫，等送貨時間到時，再運到客戶的倉庫或賣場。##ReadMore##

其實以上的介紹是一般工廠的生產作業，所以必須有一個或一個以上的倉庫儲存定貨的物料與生產完畢的產品。但是自從Toyota公司以JIT(Just In Time)系統作業時，已經改變許多生產模式。JIT稱為及時系統，也就是工廠要生產的時候，零組件才進來工廠，這樣工廠就不用存貨。存貨是非常可怕，管理存貨也是一種很大的學問。存貨過多，資金積壓，公司就會虧損；相對地，存貨不足，就會有缺貨現象，客戶等太久或常常發生這種現象時，你想客戶不會跑掉嗎？可惜的是，沒有一種存貨管理的理論是萬無一失地。

JIT的最終目的是達成一種平衡系統，讓作業中的物料與流程能快速與平順。所以為了快速與平順，就要進行精實生產，不能有無馱，無馱是日文Muda，也就是浪費與無效率，這兩個現象必須消除；需要用看板(Kanban)來控制物料的移動，物料根據需求來反應，才能在有次序中前進；並且持續改善(Kaizen)問題點等等，當然還有許許多多的因素存在。

JIT有許多目標需要完成：

l 消除中斷

l 系統彈性化

l 消除浪費，尤其過量的存貨

以前我曾經待過一家上市的模具公司，專門做筆電的外殼來提供給大廠。這些筆電大廠不管OEM或者ODM直接賣給世界有名的品牌商，例如：Dell、HP、Apple…等等。大家都知道Dell是採用直銷的方式，也就是製造廠根本不知道訂單是多少？所以都是預估明天需要多少台。一旦Dell從網路上取得消費者的訂單之後，就統計某個機型需要多少量，然後傳給NB製造廠。製造廠採用JIT系統，當然不會備料，製造廠也知道如果當天才看到正確量時，再告知下游工廠製造半成品，一定來不及。於是就會給這些工廠大概的數量，當然這些工廠也不敢大意，就會備足這些數量(有時根據經驗會打個折扣)。假如Dell這次的訂單是200台，NB製造廠就下實際的訂單200台給下游廠商，這些工廠當然事先就準備好了，不然會來不及，而且訂單下來也不能馬上送，要準時依照約定時間送到他們的指定工廠。貨車必須在外面排，等線上需要這些物料時，才能卸貨，這就是JIT，NB製造廠沒有備料，所以就沒有浪費。等產品製造完成之後，隨即就安排快遞業者取貨上飛機，運到全世界的消費者手中。這就是TDS(Taiwan Direct Ship,台灣直送)，是我們台灣NB廠商競爭的利器。

資料來源：廣達電腦

當然在這裏我們不是要談論有關於生產作業或供應鏈的事情，而是從JIT來看看我們對時間處理態度。JIT方法是每個時間點都必須控制很完美，否則生產就會中斷，生產一中斷就會造成後面的作業會延遲。消費者就不可能準時收到產品，品牌商就會被罰款，反過來要NB廠商接受這些損失。可見JIT非常重視時間管理，如果生產與運輸過程中有甚麼問題發生時，就會產生重大的損失。

人的心思很奇怪，常常做這項任務時，腦筋就開始神遊。意識控制著我們，當你看到這段文字時，你就會下意識握著滑鼠準備控制文章往下。意識只有一個，所以我們必須要很專注於該任務才能了解或處理完美，可惜的是，太過專注會耗盡我們的精力，因此通常都持續不久。所以有研究者認為上課50分鐘必須休息10分鐘，這是最佳學習的方法。還好我們有潛意識，而且潛意識有好幾個，協助意識控制我們。我們意識在專注於這篇文章時，我們也會將控制權移交給潛意識，所以你會控制滑鼠將文章往下。不錯，透過眾多的潛意識你可以監督身旁的事務，你一心可以多用，我們的意識就可以從繁瑣的雜事中脫身來處理更重要的事情，考慮更關鍵的決策。到底是意識還是潛意識控制我們的行為呢？當然以我們的想法是意識才對，它發出命令，控制我們的行動，可惜的是，事與願違，潛意識才是控制我們的行動。

一些小事情我們常常交給潛意識來發落，想想看我們正在游泳，剛好池塘邊有人跟你講話，如果沒有潛意識來注意的話，我們就會不知所措，可能想要專注於對話，而忘了如何揮動手臂來游泳，就會沉入下去，發生危險。潛意識控制著我們，而且不只是一個潛意識，它隨時開著，注視你身旁的事務，讓你的意識可以充分休息。真是不可多得的管家，但是就是太多的潛意識，所以我們隨時都會分心，意識不夠強的話，我們隨時都會被干擾，沒有安排行程的話，任務隨時都會中斷。一中斷你就必須花費更大的精力與時間回到這些重要的任務上。就像JIT一樣，如果你的任務行程沒有安排好，整個作業系統就會停滯，後面的行程也會被迫延遲，這些損失是非常巨大，只是在這些作業系統中，發生送貨問題，客戶罰我們的款，我們就知道損失多少。但是一般事務中，發生延遲問題時，到底損失多少？我們無從計算，可能影響你一輩子，也有可能不痛不癢。

確實我們必須消除時間的浪費與作業無效率，時間的浪費是你沒有安排行程，也沒有空出一段長時間來處理任務。所以，你會產生這些問題：

文件：

1. 檔案太亂，搜尋不易

2. 桌面不整齊，影響辦公。

3. 電子郵件沒有整理，忘東忘西。

電話：

4. 電話干擾，無法專心做事。

5. 電話交代不清，找不到重點。

6. 通話過久，影響處理時間。

會議：

7. 會議太多

8. 議而不決

9. 主題不明確

10. 難以形成共識

規劃：

11. 沒有規劃行動

12. 目標混亂

13. 個人組織能力不佳

14. 缺乏完成期限

15. 深懼授權

16. 權力或責任界定不清

17. 出差太多

18. 不會使用時間規劃工具

執行：

19. 行事優先等級不良

20. 事必躬親

21. 溝通不良

22. 不好意思拒絕

23. 上司找麻煩

24. 不速之客

25. 猶豫不決

26. 拖延的習慣

因為這些因素使我們常常抱怨工作量過多，總是認為主管為何不加派人手來協助我，為何不把任務分發給其他同事呢？於是就產生工作時間缺乏的問題。安排或規劃自己的時間吧！檢視上面的些問題點，有則改之，無則鼓勵自己一下。JIT的持續改善觀念將是維持我們產品品質與交貨準時的觸發點，缺乏持續改善，我們只能墨守成規，認為目前的現象是最好的，你將永遠停留在現狀，客戶就不會滿足。時間管理也是一樣，不改善自己，你就持續抱怨為何工作量這麼多，永遠做不完…等等的問題。看板是作業中可以看到的訊號或紀錄，透過看板可以了解哪時候物料需要補貨或移動，它是一種目視法，非常簡易的方法，一看就知道，我們下一個動作需要做甚麼？考慮一下你的任務的下一步是甚麼？做個看板吧！跟自己討論你的任務數量，哪一個比較重要哪一個比較急迫，讓自己了解自己的狀況。